电子政务的发展与档案行政管理部门的对策

谈璞

（云南广电网络集团有限公司，云南 昆明 650118）

随着电子政务的发展，其也使得档案的管理能够更好的为社会大众提供更多开放性的服务。而通过对于信息资源的有效开发与规划，在很大程度上也使得信息资源的共享服务水平得到了提升。但是在社会飞速发展的背景下，档案行政管理部门的工作也正面临着巨大的机遇与严峻的挑战。因此，还需要了解电子政务发展背景下的档案行政管理部门的对策。

一、电子政务系统在档案行政管理工作中的问题

（一）技术障碍影响文件的归档

电子政务系统的应用优势就是低冗余与高效率，但对于档案管理工作来说，则要保证其长期的安全性，往往对于冗余有着较高的需求。业务部门对于数据管理的权限往往要比档案部门全面，并且在很多情况下档案部门无法及时的调出所需的档案，影响工作的正常开展。技术层面的障碍问题也对其造成了严重的影响。

（二）安全保障的缺陷问题

在当前电子档案管理的过程中还存在较多的安全隐患问题，首先，人为因素。例如部分人员在进行人工操作的过程中发生了失误情况，还有一些工作的分工缺乏明确性，或是员工不能根据规范要求进行操作等。其次，则存在一些外界不可控的因素，例如自然灾害等等。而最为常见的则是电子政务系统本身的技术性问题。由于其系统本身就缺乏安全性，导致其极易被黑客所攻击，对于档案行政管理部分工作的安全性也造成了一定的影响。

（三）移交的问题

不论怎样的工作在完成以后往往都需要对其进行传递和移交，但在此环节中也极易发生一定的产生问题。通常来说，在进行移交时普遍那都是部分档案的移交，基本不会出现整套档案移交的情况。其就使得档案间无法得到有效的关联。并且，若管理人员若不能反复核查仔细移交，还可能导致档案数据的丢失情况发展。同时，基本各类档案在进行移交时，需要同时将纸质和电子档案进行移交，因为其移交工作存在一定的时间差，还会对工作的效率造成影响。

（四）前端控制与全程监管之间的矛盾

前端控制与全程监管在实际的应用过程中是有较大矛盾存在的。前端控制与全程监管是在档案部门中存在的，其在最初出现以后，就开始对电子文件的全程进行有效的管理。但其两者的矛盾却愈演愈烈，若进行全程管理，那么档案部门是管理的主体。但若关注前端控制工作，则档案部门只需要对最后的环节进行管理，无法有效管理档案的前端环节。

二、电子政务发展背景下档案行政管理部门面临的挑战

（一）档案管理的对象发生了变化

随着电子政务的发展，档案行政管理部门需要管理的对象也产生了较大的变化。这是由于档案本身的管理出现了较大的扩张，其往往需要对有关档案的全部内容过程进行管理。而在网络技术及现代化技术快速发展的同时，档案的载体也发生了较大的转变，其记录存档方式也由传统的纸质材料发展到了电子系统中。因此，对于档案行政管理部门来说，其不仅需要最后的档案保存工作进行重视，还需要关注到档案的生成及归档等各种工作内容。

（二）档案的管理模式有着极大的变化

在电子政务背景下，档案行政管理部门所采用的管理方式也有着极大的变化。首先，其从原本的面对面管理和提升服务，发展到了利用网络信息技术给管理与服务的对象提供更多的间接性的管理及服务项目。其次，档案管理由本来的档案生成者及管理者的管理及服务，发展到了管理者通过对于各个部门进行协调，使得各部门实现了共同的管理及利用。再者，当前档案管理部门通过对于信息技术的利用，使用多种不同的信息服务软件系统可以实现及时的和档案用户的沟通工作，为其提供可更加高效良好的档案服务，从而使得政府各个部门能够更好的应用档案信息。

（三）档案管理的观念发生了较大的变化

随着电子政务的发展，信息技术在电子商务中得到了广泛的应用，使得档案管理工作的自动化水平不断提升，档案管理的科学性也得到了不断的提升。档案管理的数字化及信息化理念也对于管理工作造成了极大的影响，对于档案管理者也提出了更高的要求。因此其在实际的工作过程中，就要能够及时的转变自身的理念，建立良好的信息服务理念以及资源优势的理念，将档案资源管理及创新的潜能进行充分的发挥，提升档案管理工作的实际效率。

三、电子政务环境下的档案管理策略

（一）开展有效的前端控制工作

电子政务的发展背景下，档案管理工作的主要特点为连续性、整体性与现实性，想要使得电子政务的作用得到有效地发挥，就需要对前端控制的策略进行有效的应用，绝对不能只应用比较传统的“后端控制”的服务方式。前端控制策略的应用，往往需要档案行政管理部门能够自主的参与到信息资源的整理收集以及利用中，从而使得其档案管理的内容和电子政务系统得到更好的发展进步。总的来说，前端控制这一策略也是当前电子政务发展的背景下，档案管理工作的整体要求。

（二）构建完善的档案资源数据库

想要为行政部门的决策提供较为可靠地信息数据内容，就还要能够对完善的档案资源数据库进行建立，从而为其档案信息的查询提供便利条件。但需要注意的是，想要保证档案资源数据库建立的有效性，首先就要确保其入库的各项档案信息具有较强的完整性与真完性。从而满足档案资源数据系统应用的实际需求，并且通过对于信息数据的慎独挖掘，给行政部门的决策工作提供较好的信息支持。

（三）确保档案信息管理的安全性

在进行档案管理的过程中，大量的档案信息使其管理工作呈现出了较强的复杂性和多样性特点，也给电子政务发展背景下的档案管理工作带来了较多的问题。想要确保档案管理工作的有效开展，就需要确保档案信息是具有较强安全性与规范性。但因为当前电子政务系统还没有比较完善的安全管理体制，所以给档案信息的管理安全性也造成了一定的影响。因此，为了提升其信息的安全性，还要重视电子政务内部网的建设工作。也就是说，通过网络安全水平的提升，满足电子档案管理工作的实际需求。

（四）政务档案信息进行公开服务

简单来说，政务档案信息的公开服务实际上是对于国家机关有关信息采取公开制度，使得国家行政权力的运行更加的公开。在电子政务发展的背景下，档案资源资源作为政务信息的核心内容，进行政务公开具有重要的现实意义。另外，想要确保政务公开实施的有效性，对于政务机关来说还要与自身特点、人民群众的切身利益进行充分有效的结合，定时的对相关的政务档案信息采取公示、公开的方法，可以利用电子互联网技术，在一定的网络平台中进行公开，从而使得政务档案的信息质量水平得到有效提升。

总结：

综上所述，在开展档案行政管理工作的过程中应用电子政务系统，其也极大程度的转变了传统的电子档案管理模式。但同时在其应用的过程中，又出现了很多新的问题，使得其工作效率及水平不高。因此，想要充分的提升档案行政管理部门的工作效率，还需要根据当前工作中的实际问题，对对应的策略进行有效的制定，在提升电子档案管理水平的同时，进一步的促进我国电子政务的发展。