加强人才中心毕业生档案管理的措施

国强

（黑龙江省人才服务局，黑龙江 哈尔滨 150006）

随着高校的扩招，每年毕业生数量较多，而且毕业生就业时间被拉长，这也导致越来越多的毕业生档案会存放在人才中心。由于毕业生档案对于每一个毕业生都具有极为重要的意义，因此人才中心需要做好毕业生档案管理工作，全面提高毕业生档案管理水平，为毕业生档案的有效利用打下坚实的基础。

一、毕业生档案的重要性

学生档案是针对学生在校学习情况、思想水平、奖惩状况及家族基本情况等内容的真实记录，同时也是学生整体发展轨迹的完整记录。学生毕业后离开校园，但其个人档案则会伴随其一生，是毕业生在求职、考研、考公务员过程中不可或缺的重要文件。基于学生档案的重要性，国家还颁布了《高等学校档案管理办法》。但从实际情况来看，大部分毕业生对于人事档案的重要性缺乏足够的认知，并不了解自己毕业后人事档案的去向，对于人事档案的管理情况也不关注，这不仅增加了毕业生档案管理的难度，而且也极易出现弃档案情况。当前高校毕业生在毕业后档案档案通常会由学校统一寄至学生户口所在地的相应单位，学生报道后再将档案存放在人才中心。因此在较长的一段时间内毕业生档案都会在人才中心存放，由于毕业生档案对毕业生个人具有极为重要的意义，因此人才服务中心需要做好档案管理工作。

二、加强人才中心毕业生档案管理的措施

（一）增加毕业生档案管理投入，强化基础设施建设

当前有较多的人才服务中心在人力资源、财力和物力等方面都存在一定的不足之处，针对于这种情况，为了能够进一步提高毕业生档案管理水平，人才服务中心则需要合理配置现有资源。同时积极争取各方的支持。针对于档案管理工作中所需要的经费需要纳入到政府预算中来，做好档案管理设备配置工作，全面提高档案管理水平。另外，人才服务中心为了实现对毕业生档案的有效管理，还需要加快推进档案管理信息化建设，充分的运用大数据技术、信息技术和网络技术来提高档案管理的技术水平，针对档案管理环境进行不断优化，有效的保证毕业生档案的安全性，为毕业生档案的高效利用打下坚实的基础。

（二）重视档案管理工作，提升档案管理水平

人才服务中心在毕业生档案管理工作中，由于部分领导对于毕业生档案管理工作重视度不够，这就导致基层档案管理人员对自身工作也缺乏重视，没有认识到自身工作的重要性，在日常工作中只是针对档案进行接收和归档，这在一定程度上制约了人才服务中心档案管理的水平。因此在当前人才服务中心档案管理工作中，需要重视一线档案管理人员整体素养的提升，定期针对一线档案管理人员开展相应的培训，全面提高档案管理人员的专业知识和技能。另外，还要积极建立健全人才服务中心档案管理制度，并做好制度的执行和落实情况，进一步促进人才服务中心档案管理服务的优化。

（三）毕业生档案管理信息化

毕业生档案数量十分庞大，而且变更情况较多，为了能够进一步提高毕业生档案管理水平，人才服务中心需要加快推进毕业生档案管理信息化建设。在具体接受毕业生档案时就需要完成档案信息的录入，毕业生档案信息变动都需要做好电子信息记录，进一步规范毕业生档案管理工作的流程，促进毕业生档案管理内容的完善。另外，为了能够更好的推进毕业生档案管理信息化水平，地方财政还要加大投入力度，使人才服务中心能够配置完备的档案管理软件和硬件，更好的提高毕业生档案管理工作的效率。

（四）完善档案管理办法

对档案管理的办法进行进一步的完善是提高人才中心毕业生档案管理质量的重要途径，而且为了更好实现档案的规范管理管理人员应该将管理办法统一化，通过统一归类的办法实现档案的规范管理和办法的一致性，具体来讲可以以时间为依据进行归类管理，也可以采取分级分类的方式进行管理，这种方式对于数量很大的档案管理较为有效，具体就是档案管理人员对这些档案可按地区先进行一次归类，再根据寄存时间进行二次归类等。在档案管理办法得到完善并创新的情况下，能有效的提高毕业生档案管理工作的质量和效率。

（五）强化档案流转规范性、科学性

实现档案流转的科学性与规范性的前提和基础就是让档案管理以及责任追究的相关制度尽快建立起来，严格相关的流程和手续，对于流转过程中的违规和错误现象、行为必须严格追究责任，提高我们服务质量和工作效率。在实际工作中需要重视对毕业生档案管理工作的宣传工作，提高对毕业生档案重要性的认识，为档案的规范流转打下良好的基础。

（六）提高档案管理人员的素质

合理调整专业的档案人才团队，提高现有人才的管理素质，定期为档案管理者进行技术培养，对新入职的员工可以进行岗前培训，档案管理机构可以邀请专家进行专业讲座。要不断提高人才服务中心工作人员的技能，安排专业人员管理高校毕业生的档案信息，提高员工的服务管理水平，建立完善的服务体系，确立完善的管理体制。档案管理者在日常工作中要积极努力创新，充分的运用信息化技术来促进毕业生档案管理水平的提升。

三、结束语

对于毕业生就业而言，人才服务中心发挥着重要的作用。特别是在当前信息时代，人才服务中心在针对毕业生档案管理工作中，更应顺应时代发展需求，不仅要做好日常管理工作，还要加快推动档案信息化建设，努力提高档案管理人员的综合素质，进一步促进毕业生档案管理效率和质量的提升，从而为企业和社会提供高质量的档案信息服务。