浅议事业单位档案归档材料的整理

2019-01-12杨初

魅力中国 2019年33期

杨初

（宁波大学园区图书馆，浙江宁波 315100）

目前，事业单位的文件材料，都是由各部门收集起来后，移交给单位的档案部门，后续，档案管理员会对其进行科学整理，例卷归档，编号上架。文件材料整理之后才会成为档案。归纳文件材料的整理工作是需要按照科学的方法归类，将凌乱的东西整合到一起，使其变的系统化，科学化的。在文件材料归档整理过程中还要对他的真实性与价值的高低进行鉴定，当然，档案部门也应注重对档案现实价值与历史价值的估量。对于保存价值和已经满足期限的档案应该定期删除，经过审批后合法销毁，从而促进档案保存的高质量水平。

一、事业单位归案文件整理需要知道的主要原则

（一）保存档案工作基础原则

无论是本单位产生的，还是上级针对本单位下发的指示性或者指导性文件材料，或者与之相关的文件等，这些文件材料之间都已经构成了与来源方面不可割分的关系。在档案整理的过程中应当做到尽量不去拆卷整理，力求保持已经整理过的文件文档是原来面貌，不损坏原本的文档。

（二）遵循文件形成规律原则

事业单位档案是事业单位在日常工作中所产生的文件材料，经过整理形成的，它真实有效的记录和反映了该单位活动的历史情况。在文件材料进行整理的过程中，应该去维护事业单位工作内在的有机联系，顺应文件的自身规律和形成的特点。也就是说，在整理文件中，第一，要注重文件材料的整体性；二，是注重文件材料之间的内在联系，文件的正文与附件，请示与批复不可以分离；第三，是在对文件进行分类和排列的同时去保持文件材料之间固有的自然次序。

（三）坚持有利于保管以及利用的原则

当我们在对事业单位的档案进行有序化管理的过程时，应该满足事业单位对档案的有效提供与利用。可以借助计算机等高科技来实现信息管理的科学化和效率化。实现分类在不同类目中的各种档案信息可以快速方便的挑选出来。这样极大的节省了工作时间，同时也提高了工作效率。

二、事业单位档案归档文件整理的过程及注意事项

（一）事业单位文件的分类

根据文件的内容或性质不同，可以将事业单位的文件分为综合类文件、组织人事类文件以及业务类文件。每种类型的文件都有属于它的特点。综合类文件包括的内容既繁多又复杂。相较于其他两种类型的文件来说，综合类文件使用率最低，但是它的实效性最强。通常情况下，它涉及的工作内容比较少，为了保障文档的完整性，工作人员还是可按照文件的年份进行标注，并对关键字进行整理，以便后期的查找文件。组织人事类的文件使用率一般高于综合类文件，这类文件主要内容是事业单位人员五险一金的缴纳和退休员工等所办理的各项材料。这类文件既起到了证明员工身份的作用，同时还能证明员工与事业单位之间的关系，有利于员工保护自身的合法权益。可按照进入单位的时间、办理时间等进行整理。业务类文件，相比较于前两种归档文件来说，是使用率最高的文件。同时，它也是事业单位归档文件中数量中最多的一种。其中，使用最多的则是该类文件中使用规范相关的内容，管理人员可以在不泄密的情况下复印几份发到每位员工手中，但是管理人员要确保文件的完整性，并且要妥善保存好，切勿出现丢失等情况。

（二）事业单位文件的编码与存档

归档文件除了整理年份、编码、关键词之外，还应对文件的内容进行分类，越细致的分类越方便后期的查找。管理人员还应该注意的就是保护文档，以免出现文件因环境或者其他外来因素所出现的意外情况。文档主要为纸质材料，所以需要控制档案室的温度与湿度，文档中有许多是机密文件，为了避免，查阅时造成丢失的情况，要做好借阅文件的登记。最后，文档一般都存放在牛皮纸盒中，在盒中写上编号，既可以方便后期查找又可以起到美观整齐的效果。

（三）事业单位文件的利用

科学的技术可以有效的提高事业单位办事的效率，然而，电子技术也可以运用在事业单位文件的管理上。在文件材料进行归档整理的过程中，对文件进行电子扫描，就会形成电子文件。电子文件的好处就在于没有原件也可以对文档进行阅读，这样可以提高办事效率也可以方便使用，日后也是对破损文件进行修复的主要依据。但与此同时要加强网络安全的建设，避免网络黑客的入侵和盗取。

三、事业单位档案整理工作中的对策

（一）加强事业单位领导对档案整理工作的重视

如果想要档案的工作取得良好的效果，那么就要使单位的领导对档案整理工作重视起来。首先是要建立好档案的管理制度。从规章制度做起，建立完善可靠并且操作性强的制度。并且领导部门要严格贯彻落实，不能只停留在口头上。其次是要对于档案资金投入方面加强管理。对于一些硬件措施也要进行升级，并把档案的管理工作纳入年度的考核之中。最后还要明确主管领导以及相关负责人员的工作。