试论事业单位固定资产管理中的信息化应用

张征

摘 要：固定资产管理是事业单位财务管理工作的重要组成部分，其管理水平高低直接对事业单位公共服务职能的发挥产生影响，加上当前国家大力提倡“互联网+”战略，事业单位应用信息化技术来强化固定资产管理势在必行。基于此，本文从分析事业单位固定资产管理应用信息化技术的主要优势入手，提出了事业单位固定资产管理信息化系统的设计思路，并在此基础上结合当前的信息化新技术，提出事业单位固定资产管理的信息化创新应用新思考，以期能够为事业单位固定资产管理信息化水平的提升提供参考。

关键词：事业单位;固定资产管理;信息化

一、信息化和事业单位固定资产管理概述

信息化主要是指以互联网和电子计算机为依托，整合了信息传输技术、数据库技术、多媒体技术和数据压缩及时以及半导体技术等多种技术的综合产物。从总体上来看，信息化具有虚拟性、全球性、开放性和交互性四个主要特征。

事业单位固定资产管理主要是指事业单位对单位价值在规定标准以上，使用年限在一年以上，并且在使用过程中能够基本保持其原有实物形态的资产采用一定的管控制度和措施来保障其安全性和完整性的活动的统称。一般来说，事业单位的固定资产管理流程主要有：一是采购验收入账;二是资产出租、出借与转移;三是资产的对账盘点;四是资产的处置。

二、事业单位固定资产管理应用信息化技术的主要优势分析

将信息化技术应用于事业单位的固定资产管理活动，其优势有三：一是提升了固定资产管控的效率，即利用信息化技术可以大幅提升固定资产在管理过程中各个环节的速度，从而提升了管控效率;二是提升了固定资产在使用过程中的完整性和安全性，防止国有资产流失，即利用信息化技术来进行固定资产管理，可以全面掌握每一项资产的实际状况和使用部门等信息，从而能够防止违规处置等资产流失问题，从而确保了每项资产的安全性和完整性;三是能够为决策层做出正确决策提供有效依据，即事业单位固定资产信息化能够帮不同的应用角色采用多样化的数据查询和分析手段从不同维度、不同口径掌握固定资产信息，并建立起完善的决策支持体系，从而为决策层进行科学决策提供数据支持。

三、事业单位固定资产管理存在的问题及信息化系统的设计

1.事业单位固定资产管理存在问题分析

虽然实施固定资产管理的信息化对事业单位来说具有诸多优势，但是从目前的实践来看，多数事业单位在固定资产管理过程中尚未应用信息化的手段和技术，从而導致其在固定资产管理过程中存在较多问题。

一是管理方式比较落后，各部门的数据存在不同步现象。当前多数事业单位的固定资产管理仍然采用的是单机的信息管理系统，这种方式容易产生各部门固定资产数据与财务数据不一致的现象，数据缺乏必要的准确性。

二是手续流程较为缓慢，难以提供准确及时的数据用于决策支持。如上文所述，事业单位的固定资产管理是一个流程环节和管控制度较多的活动，因此每年在进行年度预算时，由于没有信息化的数据统计体系，难以快速统计出固定资产信息，只能根据个人经验进行编制和申报资产预算，最终将会导致管理层的预算决策与实际需求存在较大差异。

三是监督机制缺位，导致固定资产配置不够合理。只有实现了对固定资产的合理配置，才能充分发挥其使用效率，而固定资产配置是否合理在很大程度上取决于监督机制。当前事业单位在固定资产管理过程中难以建立起有效科学的管控机制，从而使得部分单位在固定资产配置方面存在不合理的问题，存在潜在的资产流失风险。

2.事业单位固定资产管理信息化的设计

针对事业单位在固定资产管理过程中存在的问题及其应用信息化进行管理的优势，笔者结合自身的实际工作经验，建议对其固定资产管理的信息化应用做如下设计。

（1）事业单位固定资产管理信息化系统架构的设计。从总体上来说，固定资产管理的信息化是以信息化平台为依托，从采购验收入账环节为基础，分别按照数据层、功能层和人机交互层进行各项功能的设计。其中数据层主要与数据库的建立和完善有关，关键在于数据的读写操作;功能层主要涉及基础操作，即固定资产信息的增加、删减和调整和折旧计提等;人机交互层则主要是根据管理需求设计不同的操作用户进行操作。整个系统还可以在采购验收入账环节与财务管理系统、采购管理系统等实现衔接，同时固定资产信息数据库可以进行输出，给其他管理系统提供数据支持。该架构可参考图1：

（2）结合信息化系统，固定资产管理各个环节信息化的具体内容。在明确了总体设计思路的基础上，事业单位可根据自身的管理需求对每个层次所涉及的具体内容加以细化。在此笔者以固定资产管理的四个基础环节进行具体说明，以便于为各个单位提供参考。

一是在采购验收入账环节。在采购验收入账环节，根据资产的类别设定相应的编码规则并将其固化到信息系统中，在采购验收完成之后，只要在系统内录入资产的名称和型号等基本信息之后，就能够由系统根据编码规则自动生成编号信息，从而优化了固定资产的台账登记流程，提升了信息录入的效率。

二是在固定资产出租、出借和转移环节。资产的出租、出借和转移是在实务中较容易产生流失风险的环节之一，因此强化审批是关键。在传统管理模式下，这些审批流程是通过纸质传递会签之后对台账进行调整的，但是在信息化模式下，可以将审批流程纳入信息化平台，这样在发生固定资产的出借和转移等业务时可以直接进行电子流程审批，提高了审批效率，同时可以在电子审批完成之后自动进行台账调账，并转入账务处理流程。

三是在固定资产的盘点环节。固定资产盘点是固定资产管理的主要环节，在实务中多数单位因为盘点任务重、盘点周期长等问题而没有严格执行盘点流程，最终使得固定资产出现账实不符等问题。而在采用信息化手段之后，可以根据信息化平台的编码规则给每一项固定资产设置一个对应的二维码，这样在盘点的时候可以利用电子枪扫描二维码来实现信息的采集，并准确记录资产的状态，然后通过汇总与账进行比对，提高盘点环节的精准度和效率。

四是资产处置环节。资产处置环节是固定资产管理的重中之重，若管控得当，则可以有效防止国有资产的流失以及其他潜在风险。在传统模式下，資产处置与核算容易产生脱节问题，从而使得财务难以对资产的处置变动进行监督和管控，而在信息化环境下，所有资产的处置在经过审批流程之后进入数据层，并形成数据库信息，同时与财务核算形成联动，以核算来实现对资产处置的合规性管控，防止国有资产的流失。

四、信息化新技术方面的创新应用思考

近年来随着我国计算机技术和互联网技术的快速发展，特别是大数据技术和财务共享技术的创新，“互联网+”得以快速发展和应用。在此背景下，对于一些固定资产管理业务量较大的事业单位来说，在实现信息化管理的同时也可以考虑一些新技术的应用来提升信息化水平，并向固定资产管理的智能化迈进。

一是无线射频技术在固定资产管理信息化中的应用。无线射频技术简称为RFID，它是利用无线电讯号来自动对目标进行识别，不经过接触即可实现对相关数据的读写，这对于固定资产信息录入是十分有益的，既能够防止人工录入出现错误的可能性，同时也提高了信息录入的效率，提高了工作效率。同时该技术还有一个优势就是能够利用定位系统技术实现对固定资产的定位查找，将这种具有高度自动化的技术应用于单位固定资产管理，优势十分明显。

二是物联网技术在固定资产管理信息化中的应用。物联网技术可以理解为基于互联网的延伸和拓展而实现了物体和物体之间的通信和信息交换。在事业单位的固定资产管理过程中融入物联网技术，可以将固定资产管理的各个环节有机联系起来，不仅能够降低人为的错误率，同时也可以实现对固定资产信息、使用状况进行十分精准的追踪，及时盘活闲置资产，大幅提升固定资产的使用效率。

固定资产作为事业单位拥有资源的重要组成部分，对事业单位公共职能的发挥具有基础作用，因此应当提升其管理水平。本文从信息化视角出发，通过总结事业单位在固定资产管理过程中存在的主要问题，提出设计固定资产管理信息化应用的总体思路及具体内容，并结合当前的无线射频技术和物联网技术等新型的信息化技术，提出了其在固定资产管理信息化管理中创新应用思路，以期能够为事业单位固定资产管理水平的提升有所启示。

参考文献

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5.徐明华.行政事业单位固定资产管理信息化刍议.当代会计，2019（5）.（责任编辑：兰卡）