高校档案管理与保密工作

李静 徐旭冉

[摘           要]  档案管理与保密工作是高校的基础任务之一，做好档案管理工作，不仅能体现出高校的综合水平，而且对高校的发展具有重要意义。高校档案的内容涉及个人信息、教学资料、相关文件等，既具有保密性，又有参考价值，所以，高校档案管理与保密工作应当予以重视。论述高校档案管理和保密工作的重要性，分析当前高校档案管理和保密工作面临的问题，提出高校档案管理和保密工作的对策。

[关    键   词]  高校档案;管理;保密;问题;对策

[中图分类号]  G647                 [文献标志码]  A              [文章编号]  2096-0603（2019）31-0180-02

一、高校档案管理和保密工作的重要性

高校档案管理与保密工作是高校管理中不可忽视的重要部分，高校档案记录了过去形成的各种类型的数据资料，包含大量的珍贵数据，涉及学校关于运营、招生、未来规划等资料信息以及学校在教学、管理、科研等方面的历史记载，这些资料关乎学校的机密，所以做好档案管理和保密工作非常重要。尤其是当前形势下，高校档案数量越来越多，有些档案，如学术论文、科研项目、重要文件等，具有非常宝贵的参考价值，还有一些档案资料关系国家的科研项目以及政治、军事、经济等方面的涉密信息。所以，高校必须做好档案管理和保密工作。

（一）做好高校档案管理和保密工作是防止涉密信息泄露的前提

高校档案管理工作是高校工作任务中基础性、关键性的工作，在高校的管理规划中占据重要地位。高校档案中涉及方方面面的信息和资料，不仅有相关个人的知识产权，学校的教学、科研等方面的重要内容，还有涉及国家的相关保密文件，这些档案内容一旦泄露，研究成果被盗取，文件被别有用心的人利用，不但个人的利益遭受损失，学校的规划发展受到严重影响，甚至会对国家安全造成严重损害。因此，高校档案管理和保密工作事关重大，容不得半点马虎，必须高度重视，做好档案管理和保密工作。

（二）做好档案管理和保密工作，才能发挥档案的价值

（1）高校档案中，最基本的信息就是关于教学方面的资料，比如一些教学案例，各种考试试卷，老师在教学过程中的一些心得体会、经验总结，教师在教学过程中的创新，教学模式尝试等，这些在教学方面都是非常重要的资料，具有指导作用和参考价值。档案管理和保密工作做到位才能发挥出这些资料的现实价值，作为学校的一笔财富，为老师提供宝贵的参考资料，提高教师的教学水平，进而增强学校的师资力量，提升学校的教育水平，为学校的发展提供强有力的保障。（2）通过档案记录，实行教学评估。教学质量评估，对提高教学水平，改变不合时宜的教学方式具有重要意义。尤其是当前教育新形势下，教育改革势在必行，而要解决怎么改的问题，就需要进行调研，科学分析，合理规划。在这个过程中，高校档案就可以为调研提供强有力的数据支撑。档案中，有关于教学过程的记录，如教学方式、教学效果、学生自身感受等，根据这些材料，结合当前教师的讲课方式进行全面分析，总结教学经验，找出短板与不足，有针对性地进行教学方式的改革。所以，档案是一种宝贵的资料，对学校发展具有很重要的价值，必须做好档案管理和保密工作。

二、当前高校档案管理和保密工作面临的问题

（一）高校对档案管理和保密工作思想上不够重视

高校档案关系多项保密资料，需严格管理，做好保密工作。但是，有些高校在档案管理上，没有引起足够的重视，认为档案只是过去的资料，一种历史记录而已，只是留存备查，没有太大的价值，疏于管理。同时，在档案保密工作上，意识薄弱，常常因此造成信息泄露。比如，现实中，学生信息泄露，很大一部分原因，就是档案管理不严，保密工作不到位，才造成了个人信息的泄露。由于思想上的松懈，高校档案管理，没有达到相关工作要求，档案没有发挥它应有的价值，造成资源的浪费。

（二）设备限制管理水平

高校档案管理需要配套设备，才能确保档案管理和保密工作做到位。但是，有些高校在设备上比较落后，再加上学校对档案管理没有引起重视，在硬件上，投入力度不大，尤其是在保密工作上，缺乏相应的安保设备，严重影响档案管理和保密工作的质量。例如，一些涉密文件应配以保险柜、监控设备等，做好保密工作。同时，互联网发展迅速，逐步普及，网络泄密也随之增多，有些高校在网络防护设备上，更新速度慢，存在诸多漏洞，给窃取信息的不法分子以可乘之机。设备落后严重限制了档案管理水平的提高。

（三）高校档案管理人员自身素质不高

当前，高校档案管理人员普遍存在专业性不高的问题，工作人员一般为临时人员，或是兼职人员。在管理上，缺乏专业人才，在进行档案管理工作时，保密意识不强，缺乏防范意识，在操作上，也不够规范，专业能力欠缺，对档案资料的分类、管理、保管、核对等工作，缺乏系统知识。再加上学校对档案管理人员没有加强管理，在平时的工作中，不够重视他们的工作效率，也没有针对他们在工作上的短板进行相关培训，工作能力不足。此外，有些年纪较大的档案管理人员，在计算机网络的使用上也缺乏相应的技能，在档案管理工作中，效率低下，易出错误。

（四）高校档案管理制度有待完善

制度在管理中具有指导作用，没有配套制度，或是制度不健全，在档案管理中就会存在缺乏条理、不规范的情况。若要高校档案发挥作用，就要让档案活起来，供需要的人使用。而在借阅过程中，如何有效管理，则需要相关的制度做保障。高校档案在管理过程中，借阅种类繁多，人员复杂，一套行之有效的借阅制度、监督管理制度是保障管理工作有序进行的前提。但是，在現实操作中，高校档案管理制度往往与高校的发展不同步，建设相对滞后，不能适应当前高校对档案管理的新要求。在档案借阅上，由于管理混乱，记录不规范，手续过于简单，对借阅人没有良好的制约机制，难以保障档案完好无损、及时归还。同时，在档案的保密管理上，也缺乏完善的制度，保密工作难以做到位，存在泄密风险。

（五）互联网的普及让档案管理难度增加

近些年来，网络发展迅速，普及越来越广，依靠互联网进行信息传递，已经逐步成为主流。高校档案存档也逐渐向电子档案转移，档案的管理模式呈现出新思路，但同时，也面临新的风险。由于网络技术发达，盗取信息技术也水涨船高，电子档案环境面临安全隐患，尤其是一些保密文件，如果网络环境不安全，缺乏防护措施，系统很有可能会被入侵，出现信息泄露的情况，给学校、个人甚至国家带来不良影响。所以，在高校档案管理上，计算机网络虽然带给我们便利的同时也带来新挑战，如何避免网路安全隐患，确保电子档案信息的安全，是当前面临的一大问题。

三、高校档案管理和保密工作的对策

（一）高校档案管理，思想上要重视

作为高校，对档案管理要有一个正确的认识，虽然档案资料，是历史性的材料，是对过去事项的一种记载，但是，这些资料对以后的工作具有指导意义。很多时候，档案信息是数据的重要来源，具有很高的参考价值。高校必须正确看待档案的重要性，从思想上重视档案管理和保密工作，采取有效措施，将档案管理逐渐规范化，提高档案管理水平，确保档案信息安全。

（二）完善设备配套，提高管理水平

档案管理在硬件上同样重要，如果硬件设施不到位，在档案管理和保密工作上，就会面临各种困难，极易引发泄密风险。所以，高校要根据实际情况完善配套设施，从硬件上打好基础。对涉密资料，要注意做好防护，加固防盗门，设置保险柜、密码锁等，并在关键位置安装摄像头，实施全方位监控。同时，考虑到档案大多是纸质资料，要注意火灾隐患，如可以采用防爆灯具、安装防火门等措施，防止火灾发生。

（三）加强管理培训，提高管理人员素质

在高校档案管理和保密工作中，管理人员素质也是影响管理水平的一项重要因素。在实际管理中，很多管理不规范，涉密文件丢失等问题，是由于管理人员自身素质不高，专业水平低造成的。所以，提高管理人员素质至关重要。高校要注重对档案管理人员素质的提升，加强培训，在管理人员上岗前要确保其基本的档案管理能力，工作中，也要进行阶段性培训，如相关保密法律法规、档案管理相关案例、工作要点和注意事项等内容。提高管理人员的理论知识水平，提升业务能力，从而促使管理人员更好地完成档案管理和保密工作。

（四）完善管理制度，规范档案管理

高校档案管理和保密工作，看似简单，但要做到位，并不容易，在档案管理过程中，会遇到各种各样的问题，很多细节处理不好，就有可能会造成管理上的困扰，所以，高校档案管理和保密工作需要完善的制度来保障。针对档案管理的特征制定科学合理的制度，无论是普通资料，还是涉密文件，都要从查阅、外借、复印等方面，建立相关制度，并分门别类，针对不同性质的文件资料制定合理的制度，以此来规范高效档案管理和保密工作。与此同时，制度建立后，要落到实处，才能发挥实效，管理人员要严格按照规章制度，对档案实施管理，这样才能让制度真正起到作用。如果制度不能切实有效地实行，那么，再好的制度，也是纸上谈兵，没有实际效果。总之，完善管理制度并让其贯彻落实到位，才能规范档案管理。

（五）重视网络安全，避免网络泄密

网络信息技术在档案管理中的运用越来越广泛，给档案管理工作带来了极大的便捷。但同时也使档案管理面临新的风险。近几年来，网络安全问题层出不穷，网络技术不仅容量大、传播速度快，而且具有一定的开放性，在保密问题上，系统一旦出现漏洞或是遭到不法分子破坏，很可能会造成信息的泄露，带来不同程度的损失。所以，在高校档案管理过程中，确保网络运行环境安全至关重要，一定要做好防护措施，设置用户权限，加密处理，规范操作，有效避免网络安全风险。

综上所述，高校档案管理与保密工作是高校管理中的重要组成部分，既涉及保密信息，又关乎学校长远发展，高校必须重视起来，采取积极措施，提升档案管理与保密工作的质量，满足新时代档案管理要求。

参考文献：

[1]侯瀛波.论档案管理中的保密工作[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2017（5）：99.

[2]俞林.档案管理保密工作探讨[J].扬州职业大学学报， 2018，17（4）：66-68.

[3]陈建群，吴世明，申细秀.论高校档案管理中的保密工作[J].文教資料，2018（29）：186-188.

[4]吴小园.论高校档案保密工作存在的问题与对策[J].湖北函授大学学报，2016（3）：27-28.

编辑 赵瑞峰