浅析街道办事处档案管理存在的问题及对策

马莉

摘 要：档案管理是街道办事处的工作重点。本文简要分析了街道办事处档案管理存在的问题：档案收集与管理不完善、基础设施不全与人员流动大，提出了细化档案收集工作、加强基础设施建设、完善档案管理制度、规划人员培训，来加强档案管理工作，促进街道办事处良好发展。

关键词：街道办事处;档案管理;基础设施

街道办事处是政府实现为民服务的窗口，档案管理在其工作中扮演者重要角色。随着城市经济发展，社区工作日益增加，街道办事处的档案存在数量庞大、类别多种的特点，导致档案工作人员无法应对，造成人员流动大、交接不明确的问题，使街道办事处的档案管理工作盤根错节，影响社区服务质量。

一、街道办事处档案管理存在的相关问题

1.档案收集与管理问题

街道办事处以为民服务为工作核心，档案资源的收集以百姓为主要元素。档案资源的真实性、完整性十分关键，由于街道办事处工作内容繁多，档案资源具有包罗万象、民生百态的特点，给街道办事处档案管理工作带来了挑战。档案收集与管理没有完善流程，档案管理工作职责划分不明确，工作人员专业技能不足，导致档案管理工作毫无章法、档案保密工作不到位等不利因素，严重降低档案管理工作价值，影响社区服务工作进展

2.基础设施不全与人员流动问题

街道办事处基础设施不全，限制档案管理工作开展。部分地区街道办事处没有独立完整的档案管理室，通常在通风较差、阴暗潮湿的角落临时搭建书柜，进行档案资料存放，不利于资料长期保存。在此基础上，档案管理工作人员专业性不强，对于档案工作缺少计划和正确认识，导致工作缺乏思路，造成档案工作落后，影响社区服务工作。档案工作效率出现问题，对社区工作造成了阻碍。调换档案工作者，而人员流动并不能从根本上解决档案管理工作问题，反而令档案管理工作日益繁重。

二、街道办事处档案管理对策

面对如此繁多的档案管理工作，通过提高档案工作效率、加强档案管理建设，来实现从根源上解决档案管理工作问题，促进社区服务工作发展。

1.细化档案收集工作

对于档案资源收集，是档案管理工作开始。想要从根源上解决档案管理工作后期繁杂，就要从档案收集工作为出发点。细化档案收集工作流程，保障档案资源的真实性与完整性。比如，通过纸质填写申请，对于表格中的填写信息，社区工作人员运用简洁准确的语言，复述居民填写内容，来确认申请内容真实性，再进行档案整理与信息归纳工作。对于网上申请资料，利用互联网信息交互功能，进行信息核实，保障信息的准确性;再通过电话回访，与居民确认申请内容，保证申请资料真实性。对于填错的信息及时修正，对于申请内容表述不完整的问题，给予正确补充。通过细化档案收集工作，来实现社区为民服务的宗旨。

2.加强基础设施建设

提升经费投入，将档案管理工作所需的硬件环境与软件设备纳入经费预算，来促进档案工作有序进展。

（1）硬件环境建设。建设档案室，选择材质防腐、防水的档案柜，加强档案资源保护;采取专业防火，保持通风、防潮，打药防虫的相关防护措施，来保证档案室的清洁环境;购入专业存放档案资源的资料夹，对资源进行科学编码、安全保存。通过物理设施的完善，来保证档案资源的真实性与完整性。

（2）软件设备建设。引入计算机技术，实现档案资源高效利用。通过计算机技术，对档案资源进行科学分类、统一编码，按编码保存、便于索引。建立多种终端服务系统，对资源进行有效利用，便于社区工作。比如：某年度城区社保缴费系统，可以完整查看到每个居民的缴费情况。如果居民自行来查询，能够及时打出缴费详单，为其提供高效率社区服务。

3.完善档案管理制度

档案管理工作流程分为：档案采集、资源分类、资源编码、信息整合、资源利用五个流程。建立完善的管理制度，对档案进行科学管理。对于每个环节的工作，配备专业人员;对于档案工作有详细的计划与管理，由上级定期检查其工作内容。

（1）资源编码。需要对资源进行按类别有序的编码，编码的准确性对后期资源利用有重要影响。资源编码分为两项工作：计算机编码与档案袋贴码。计算机编码，是为了防止档案编码冲突问题;档案袋贴码是实现编码工作的意义，核实信息进行准确贴码工作，是一项耗费人力的大量工程，为后期资源利用提供有利条件。

（2）信息整合。将档案编码、实际摆放的档案室编号、位置，进行统一信息整合，上传到计算档案资源管理系统中。将档案资源管理系统与资源利用系统进行端口衔接，令社区工作服务系统通过检索，来查阅档案资源的内容与位置，及时了解居民需求，有利于提高社区服务工作效率。

4.规划人员培训

配备专业工作人员进行街道办事处的档案管理工作，能够减少档案管理工作的时间，提高档案管理工作的质量，对于档案管理工作发展有深远影响。专业人员培养从两方面进行：原有工作人员培训、招聘档案相关专业人才。通过对档案管理人员定期培训，来巩固其工作能力;开展定期档案管理工作中常见问题的开放性考试，考察其工作状态与应变能力;对于在工作中出现失误的情况，根据失误程度与造成原因，进行责任制管理。比如，居民来办理社保续费，在调取居民资料时，呈现他人信息，导致工作无法继续进行。去档案室查找未果，查找保存信息的档案同样没有该居民档案，后期经过大量人员加班查找，在其他的档案室找到该居民档案，是由于工作人员操作失误导致，应予以经济处罚或调岗处理。

三、结语

综上所述，通过加强街道办事处的档案管理工作，来提高社区服务质量，是城市发展的必然需求。档案管理工作的每个流程，都需要不断完善。基础设施建设与人员相关培训对档案管理工作十分重要，还需不断加强计算机技术，来促进档案管理工作发展、提升社区服务质量。

参考文献：

[1]苏丽华.分析街道办事处档案管理存在的问题及对策[J].智库时代，2019（35）：156+159.

[2]马秀娟.街道办事处档案管理存在的问题及对策解析[J].办公室业务，2018（11）：102.