东北大学机构知识库服务推广研究*

刘 畅 刘 雯 汤亚南

（东北大学图书馆，辽宁 沈阳 110819）

1 引言

机构知识库（Institutional Repository，简称IR）的概念产生于20世纪90年代。2002年，Raym Crow首次提出IR的概念，即数字馆藏收集和保存单一或者多所大学社区的智力成果；同时指出IR是学术机构面临的重要战略问题[1]。2004年我国学者将IR的理念引入国内。吴建中[2]指出：IR对图书馆业务及其生存发展提出了严峻挑战。常唯[3]论述了IR的含义、IR在数字科研环境中的作用、IR的构建工具等。截至2018年7月，在Open Doar[2]上注册的IR数量已达3519个，这些IR分布在2977个机构中，我国在Open Doar上注册的IR数量为40个。

图1 IR数量按国家分布情况

图2 IR所属机构按国家分情况

针对机构知识库的价值宣传和服务推广已有学者进行了相关研究，杨梅[3]运用问卷调查的方法，面向院系、文献检索课学生、全校的培训讲座，搭建多渠道的营销推广平台，采用新媒体进行互动式营销，推广机构知识库服务，促进学者之间的交流。周沫[4]构建了一个以服务对象的需求为导向，以资源与服务为内容的服务宣传推广体系。邓君[5]介绍了宣传推广机构知识库利益的方法，分别是协调机构高层管理者自上而下宣传方法和协调激励机构成员自下而上推广方法。笔者以东北大学机构知识库为例，介绍了其建设历程和功能架构，在问卷调研的基础上，从加强宣传推广和探索多元化服务两个角度提出了东北大学机构知识库服务推广策略，以期进一步促进机构知识库的内容建设和价值宣传，使得机构知识库不仅是一个文献资源的存储库，更是一个各学科学者进行在线学术交流的平台。

2 东北大学机构知识库建设现状

2.1 机构知识库建设历程

东北大学机构知识库是一种基于开放存取理念的知识组织与传播平台，其系统地保存了本校历年的各类成果，提升了东北大学及学者的学术影响力。东北大学机构知识库项目自2014年立项以来，经过初期调研、一期和二期数据建设，以及数据库内部测试运行之后将正式上线，机构知识库建设历程时间轴如图3所示。东北大学机构知识库平台共包括19个学院、4个重点实验室、1550余名学者及其科研成果的信息。其中学院的信息统计包括二级单位和三级单位名称、部门类型以及负责人信息；人员统计的信息包括工作部门、职称职务、研究方向、荣誉称号、在职状态、联系方式等；成果统计的信息来源包括：北大核心期刊、中国科技核心期刊、CSCD、EI、SCI（E）、CPCI-S、CSSCI、CPCI-SSH、SSCI、A&HCI、ESCI、IC、CCR等，成果类型包括期刊论文、学位论文、会议论文、专利、科技成果、科研项目、报纸、图书、标准等。

图3 机构知识库建设历程时间轴

2.2 机构知识库功能架构

东北大学机构知识库项目建设实施采用CNKI提供的高校机构知识库建设平台（CIRP），该平台可以实现机构和个人的知识管理、知识展示及知识传播，同时提供数据持续更新服务，实现中文数据日更新，外文数据月更新，确保高校机构知识库的可持续发展。该平台可实现的功能包括成果管理、成果展示与利用、成果统计和学者服务等。

机构知识库功能框架如图4所示。

图4 机构知识库功能框架

东北大学机构知识库功能主要包括：（1）成果管理：全面管理本校所有公开发表、有限公开与内部使用的多种成果；（2）成果展示与利用：按照年度、院系、学者、成果类型、SCI/EI收录成果、中外文等维度展示东北大学成果；（3）成果统计：按照部门、作者、年度变化、发文期刊等维度统计成果，并支持导出报表和生成可视化图，按照期刊论文、会议论文、学位论文、图书、科技成果、专利成果、研究报告等成果类型生成成果明细表，并支持自定义选择成果字段导出数据；（4）学者服务：提供学者空间，支持学者认领、添加与管理个人成果；支持学者个人成果按照成果类型、发文年度、论文作者署名、成果利用情况等维度进行统计分析；支持个人简历信息修改与完善，提供学者主页，展示学者的个人简历、学术成果、合作关系、成果类型与发文期刊分布情况。

3 东北大学机构知识库上线推广调研分析

项目通过问卷调查的形式，采用科学的方法系统地搜集、记录、整理和分析获得的数据，全面了解高校师生们对机构知识库的认识和认可程度，以及对机构知识库的建议等信息，从而为今后机构知识库的宣传和推广打下一个良好的基础。

本次项目调研对象包括来自东北大学16个学院，37个专业的在校师生，其中包括专任教师、非专任教师、在读研究生以及本科生。问卷从客观情况和主观意愿两个角度对东北大学师生了解和使用机构知识库获取资源的现状和对东北大学机构知识库建设的建议进行了调研。

3.1 机构知识库用户利用情况分析

通过对线上和线下调研结果整理分析可知，使用机构知识库的频率分布如图5所示。有71.15%的调研对象偶尔会使用机构知识库获取文献资源，有18.27%的调研对象经常使用，从未使用过机构知识库的师生占了10.58%。使用频率分布与调研对象的人员身份存在正相关关系，调研结果在一定程度上说明了在校师生对机构知识库利用程度较低。使用的机构知识库所属国家/区域如图6所示，有92.13%的人选择了经常使用中国大陆的机构知识库，另外有44.23%的人选择了美国，中国香港、中国台湾以及日本的机构知识库的利用率较低。而实际上国际及港澳台地区的机构知识库建设及相关研究比较深入，说明调研对象对中国大陆以外的其他国家/地区的机构知识库的利用率较低。

图5 机构知识库使用频率

图6 使用的机构知识库所属国家/区域

使用机构知识库获取的资源类型情况如图7所示。调研对象利用机构知识库获取的资源类型主要集中在期刊论文、学位论文和研究报告，而对专利、成果以及演示报告等文献资源的获取率较低。机构知识库可以将机构各类学术成果进行系统化保存，使科研人员可以进行开放获取和利用。其中不仅包含期刊论文等发表的学术成果，还包括教学资源和科研数据等可以进行共享利用和学术交流的资源。因此在机构知识库建设过程中应进一步扩大宣传机构知识库的作用和价值，挖掘潜在用户，将教学资源和学术资源上传至机构知识库中进行共享和利用。使用机构知识库进行资源获取过程中遇到的问题分布情况如图8所示。图8显示，问题主要集中在下载全文受限以及更新不及时上，这也是在机构知识库建设和后期维护过程中应该注意的问题。

图7 使用机构知识库获取的资源类型

图8 使用机构知识库遇到的主要问题

3.2 机构知识库用户主观意愿分析

在主观意愿这部分调研分析中，对机构知识库建设的意义的理解情况如图9所示。有80%以上的调研对象认为，机构知识库的建设可以促进学术交流，并且能够使学术资源得到长期保存；有40%以上的调研对象认为机构知识库在提高机构的社会影响力的同时，还可以提高学者个人的学术影响力。对于是否愿意将自己的学术成果上传至机构知识库中，67.31%的调研对象表示愿意，25.96%的调研对象表示愿意上传部分已出版的学术成果，说明东北大学的师生普遍愿意将自己的学术成果上传到机构知识库中进行保存，同时进行学术交流，如图10所示。

图9 机构知识库建设的意义

图10 上传学术成果到机构知识库的意愿分布

本次调研中有超过一半的调研对象对东北大学机构知识库建设提出了自己的建议和看法，按照内容分类整理后的分布情况如图11所示。有34.48%的调研对象对机构知识库建设提出了资源整合方面的问题建议，其中包括希望机构知识库中存储的资源可以包括多学科、多类型多语种等；有10%以上的调研对象提出了关于及时更新、方便检索、可开放获取以及扩大宣传等方面的建议；另外还有少部分调研对象提出了在方便下载、访问速度以及可持续性等方面的建议；最后还有18.97%的调研对象对东北大学机构知识库建设提出了期望和鼓励。

图11 对东北大学机构知识库建设的建议

通过本次问卷调研，扩大了东北大学师生对机构知识库建设工作的了解，宣传了机构知识库建设的意义和作用，了解了东北大学师生对机构知识库建设的需求和建议，为后期机构知识库正式上线的宣传推广起到了积极的推进作用。

4 东北大学机构知识库服务推广策略

4.1 加强宣传推广

机构知识库的概念，被提出到运用于实践建设中以来，国内已有很多高校建立了机构知识库，然而学者通过调研发现，机构知识库的服务和价值并没有得到广泛的理解和认可。因此，可以从实体型的传统业务、线下活动和数字化的新媒体等传播媒介来加强机构知识库价值的宣传和服务的推广，提高用户的认知度，同时激励更多的潜在用户认识到机构知识库的价值。

4.1.1 实体推广

以问卷调研的形式，面向各学院学者、文献检索课学生以及图书馆组织的公开讲座参与者，介绍机构知识库的服务，宣传机构知识库对于机构、学者的学术价值和社会价值。印发宣传手册，由学科馆员和各院系办公室进行联系，将宣传手册向机构知识库成员传递。以机构知识库的服务与价值为主题，由机构知识库负责人组织面向各院系学者等机构知识库成员的宣讲会、座谈会或报告会。同时还可以将宣传工作渗透到图书馆以及各学院业务工作中，如参考咨询、新生入馆教育和各学院报刊等。

4.1.2 数字推广

通过数字媒体来对机构知识库的服务与价值进行推广，挖掘更多的潜在用户。以固定消息推送的形式在图书馆显示终端屏幕、大屏幕触摸屏、拼接大屏、数字标牌管理系统等媒体上进行推广。以消息发布和线上互动的形式在图书馆主页、官方微信平台、微博、微电影、微游戏、电子邮件等网络上进行推广。同时，还可以制作方便移动设备接收消息和浏览的网页链接或应用程序等。

4.2 探索多元化服务

机构知识库的可持续发展问题一直被受国内外学者的关注，国际研究证明[6-7]，如何激励作者将科研产出和学术成果及时主动存缴并进行开放共享，对于机构知识库的内容建设和服务推广始终是个严峻的挑战。机构知识库在传播和保存知识成果上有着重要作用，可以探索多元化服务方式，优化已有的服务内容，主动向机构和学者提供个性化的增值服务，激励机构管理者和科研学者真正参与和推动机构知识库的建设和发展[8]。

4.2.1 优化基础服务

目前建设比较完善的机构知识库能够提供给用户的基本服务包括：主页检索、高级检索、分类浏览、显示最新内容、成果上传以及成果认领等。服务功能的缺失是制约我国机构知识库发展的重要因素，目前还存在着服务功能有限，资源利用率较低等问题。通过问卷调研，对在校师生在访问机构知识库获取文献等使用中提出的意见和建议有了更客观的了解，较多的用户提出希望机构知识库能够集成多学科、多类型以及多语种的文献，进一步实现资源整合和开放获取。针对平台的维护和运营，希望平台能够易于访问、方便检索和下载，并及时更新。结合机构知识库发展现状与问卷调研所收集的用户需求可知，应进一步优化平台基础服务，提高机构知识库平台的访问量和资源的利用率，挖掘更多的潜在用户参与到机构知识库内容建设和服务推广工作中。

4.2.2 提供增值服务

在完善机构知识库基础服务的同时，还可以进一步开发增值服务。刘丹[9]提出在完善的内容建设基础上，可以提供更多的增值服务：包括学者主页、查收查引、学者科研产出报告、影响力分析报告（如浏览量、下载量、引用频次）等。周颖[10]提出扩展机构知识库服务功能，加强个性化服务，对于学者来说，将提交成果的浏览量与下载量信息及时通过Email或者其他途径以个性化信息推送服务方式传递给学者。结合已有经验和相关研究，东北大学机构知识库在建设中也应进一步开发增值服务。机构知识库将学者科研成果和学术产出以多种载体进行存储，方便其他学者访问和使用。目前开放获取的概念和实践已经受到了广泛的认可，机构知识库不仅可以成为一个知识的存储库，也可以成为各个学科领域的学者进行在线交流的平台，提供个性化的增值服务，吸引更多的潜在用户，既有利于机构知识库的内容建设，也可以进一步促进学术交流和科研合作，从而提高机构知识库的学术价值和社会影响力。