浅谈二级学院行政秘书队伍现状与素质提升策略

李 丹

（大连科技学院，辽宁大连 116052）

1 二级学院行政秘书队伍的现状

1.1 高校对行政秘书岗位的重视程度不够

高校对行政秘书岗位的重视程度不够，主要体现在：首先，在行政秘书人才招聘方面：二级学院行政秘书岗位主要是由一些应届毕业生留校之后组成的，很多学生本身并不具有行政秘书专业的知识，也对二级学院的专业课程不够了解，因此无法更好地提高二级学院的教学管理水平。其次，行政秘书岗位的福利待遇非常低，因此很多大学生毕业之后不会优先考虑该岗位，较低的福利待遇也无法为二级学院吸引更多优质的人才，导致行政秘书岗位的整体素质偏低，无法发挥该岗位应有的专业水平。

1.2 工作内容繁杂，业务素质提高不够

行政秘书主要是协助二级学院的领导进行学院事务的管理工作，但是管理工作的内容非常复杂，不仅包括各种会议、管理工作的实施，还需要组织学生参加各项活动，工作内容特别复杂，会占用行政秘书大量的精力，导致他们没有时间进行业务素质的提高。主要体现在以下几个方面：首先，行政秘书需要处理种类繁多的事务，当前二级学院在内部沟通和问题处理方面并没有进行全面的信息化，因此还需要行政秘书作为沟通和信息传递的桥梁，高效、及时地处理各类事件，促进学院各个部门之间的沟通和协助，这些耗费了行政秘书的绝大部分精力，使其没有额外的时间提高自身素质；其次，二级学院在进行工作安排和沟通的过程中，缺乏对应的规章制度，从而导致参与者在行动上无法保持一致性，要想妥善处理某些事情需要反复进行确认和沟通，浪费了行政秘书的时间和精力，很多时候事务的处理过度依赖人的经验，而不是通过规章制度进行约束，这种事务的处理方式，也是影响行政秘书工作效率的重要原因。

1.3 缺乏服务意识

行政秘书需要协助院校领导处理教学和管理中的各项事务，导致很多员工认为该岗位只需要服务学院领导，缺乏对学生工作的服务意识，主要体现在以下几点：首先，在开展工作时，由于行政秘书只需要向上级领导汇报，而领导的评价对行政秘书的绩效有重要的影响，所以导致行政秘书在工作过程中，只存在对上服务的意识，对于学生需求视而不见的情况非常普遍；其次，很多行政秘书由于自身的福利待遇不高，进而在工作中缺乏动力，导致出现了消极的工作态度，对待工作不认真，也缺乏自我激励的意识；在为学生和其他学院领导提供服务时，只做好眼前的事情，缺乏创新精神和服务意识，工作无法取得长足的发展。

2 二级学院行政秘书队伍的素质提升策略

2.1 建立完善的培训机制

很多行政秘书自身并不具备对应的专业知识，因此需要对其进行完善的培训，使其能够更好地胜任行政秘书的职责。建立完善的培训机制，可以参考以下几点：第一，提供多种素质提升的方式，高校可以为行政秘书提供再教育的机会，让他们可以利用业余时间系统地学习行政秘书专业的相关知识，储备更多的工作经验，掌握行政秘书的工作内容，充分认识到行政秘书职责的重要性，然后将学习到的知识在工作中运用起来，对他们的工作能力有显著的提升作用；其次，提供多种形式的培训，例如：邀请行政秘书中的优秀员工进行讲座，传授相关的经验；对行政秘书的各项技能进行培训，给予行政人员更多的交流机会，能够不断提高他们的专业素养和工作效率。

2.2 提高行政秘书的福利待遇

行政秘书岗位能够更好地协助二级学院的管理者开展学生工作，因此必须要提高行政秘书的福利待遇，增加他们的工作热情，为此可以参考以下几点：首先，提高行政秘书的基本福利待遇，让员工在进行工作时没有物质方面的后顾之忧，满足他们对物质生活的需求；同时，通过提高行政秘书的福利待遇，能够帮助高校吸引更多优秀的人员，加入到行政秘书的队伍中，进而提高队伍的整体素质；其次，建立完善的激励机制，让行政秘书在获取基本福利待遇之时，利用激励机制更好地提高他们的工作热情，对于工作中表现突出的员工进行额外奖励，可以提高行政秘书的工作积极性，更加全身心地投入到工作中，善于发现工作中的不足，并提出完善的改进策略，有助于提高行政秘书的整体素质。

2.3 增加对行政秘书岗位的认同感

行政秘书在开展工作中，不仅需要为其提供足够的物质奖励，而且还需要认同行政秘书工作岗位的贡献，体现以人为本的管理理念。增加对行政秘书的认同感，可以参考以下几点：首先，对行政秘书工作的重要性进行宣传，一方面：能够让高校中的其他教职员工认识到行政秘书工作的重要性，在进行沟通、交流、合作时给予足够的尊重，积极配合行政秘书开展二级学院的相关工作；另一方面：需要增强学生对行政秘书工作的认可程度，积极配合行政秘书的管理工作，认真遵守教学安排和学生管理安排，降低行政秘书的工作量；其次，与行政秘书进行积极交流，了解其未来的职业生涯规划，并为其进行更多的指导；部分行政秘书希望能够获得再教育的机会，高校可以为其提供考研、读博的机会，有助于提高他们的综合素质；部分行政秘书希望能够积极学习其他高校的管理知识，可以为其提供交流和学习的机会，鼓励其参观学习国外高校二级学院的管理流程，能够将更多优秀的经验应用到实际工作中。

2.4 提高行政秘书的服务意识

行政秘书是一种服务职位：需要辅助二级学院领导完成学院的管理工作，同时也需要为学生提供相关的服务，更好地推动高校教学和管理工作的开展。因此，必须要提高行政秘书的服务意识，为此可以参考以下几点：首先，在进行绩效考核时，不仅需要行政秘书的领导对其工作表现进行打分，也需要学生参与到考核工作中，对行政秘书的服务进行综合评价，帮助他们更好地认识到自身服务中的不足，在后续工作中进行改进和完善；其次，将服务意识和服务能力纳入到考核内容中，让行政秘书能够充分认识到服务能力与自身利益的相关性，可以在工作中有意识地提高自身的服务质量：一方面：行政秘书需要尊重上级领导的决定和工作安排，当存在异议时，需要积极地进行沟通和交流，协助领导制定更加完善的计划；另一方面：能够为学生提供良好的服务，对学生遇到的疑惑进行解答，帮助学生克服生活和学习中的困难，促进学生的身心健康成长。

3 结语

综上所述，在二级学院行政秘书队伍建设工作中，高校对行政秘书岗位的重视程度不够、行政秘书工作内容繁杂、业务素质提高不够、欠缺服务意识等问题，都制约着二级学院行政秘书队伍建设工作成效的提升，为此，二级学院有必要建立完善的培训机制、提高行政秘书的福利待遇、增加对行政秘书岗位的认同感并强化行政秘书服务意识，从而充分发挥出行政秘书岗位在推进二级学院育人工作发展中的作用。