水务公司档案管理工作思考

随着我国社会经济的不断发展，我国的水务事业也得到了长足发展，在企业的不断发展中，对企业各类档案管理工作也提出了更高的要求。档案是一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极发挥着重要作用，档案工作是企业科学管理的基础是企业生产经营不可缺少的条件和重要保证，特别在市场经济条件下，档案工作与企业的开拓发展紧密联系，息息相关。在企业档案工作的不断发展和完善中，也形成了大量的业内资料即工程档案。

水务工程档案管理是发展水务事业的基础性资料，只有不断提高水务档案管理水平，高效利用水务工程档案资源，才能确保更好的为人民服务。

一.水务公司工程档案管理的重要性

工程项目档案管理就是在工程建设、管理真实的记录，他具有相关的凭证以及依据的作用。工程项目档案的资料在工程的建设、维护、管理、改造等都具有极其重要不可替代作用，是公司工程技术管理人员劳动智慧结晶，是维护水务工程真实面貌重要的工作，它是贯穿整个工程项目建设全过程的。

任何一項工程项目从它的立项、项目的设计、项目的施工、竣工验收，以及到项目的运行、项目的养护、项目的维修、项目的改造等等环节要经过不同的阶段、跨越的时间段也是漫长的。在这全过程里会由专业技术人员收集编制形成工程项目的档案资料，但是每个工程项目资料的形成环节，或者是后期管理过程中出现任何纰漏都会产生隐患，甚者还会引发事故发生。因此对工程项目的档案必须加强。另外工程项目档案资料管理也是工程项目正常运行最基本保障。完善的工程档案资料能让以后的运行中，相关的管理人员能迅速熟悉整个工程的状况，作好工程的维护以及维修改造，提高管理效率有重要作用，如果管理不到位会影响整个工程的运安全与效益。

工程内部的资料是整个过程的真实记录，工程施工过程的每一步都会对内业资料产生重要的影响，因此，必须要收集起来才能全面的了解工程的进程。水务工程施工的过程中需要做的工作有很多，所以，必须要掌握更多的内业资料。只有根据这些材料并与工程现场进行比较，才可以更好的了解施工队伍的具体流程。在工程竣工之后，必须要进行验收工作，同时，真实有效的进行记录。除了对相关的数据进行记录之外，还可以通过照片和录像等影响资料来反应工程的进度。

工程档案资料为工程信息的查询提供了重要的参考依据，通过查找工程档案资料，项目负责人可以做到有据可依，而不仅仅是凭借记忆来控制整个工程。

水务工程档案资料可以对过去工程中采用的技术和采取的措施以及反馈信息等进行记录，这就为以后的工程施工提供了很多的借鉴和参考。比如，工程资料当中的“竣工报告”和“施工小结”等总结的部分，会提供有关的工程数据资料信息和其中的优点、缺陷等等，借鉴和学习这些档案资料可以为以后的工程管理工作提供很多的依据和信息，进而大大提高施工的效率和质量。

水务工程档案管理是水务公司工作的重要部分，通过计算机的检索系统对档案进行查找的速度大大提高，同时具有相当高的查准率与查全率，大大提高了企业的服务质量和工程档案资料的使用效率。

二.水务公司档案信息化建设的必要性

在这个信息化时代，档案也是信息时代的重要组成部分，数字化是档案信息化的重要手段。水务公司档案室是保管和提供利用档案信息的职能部门，是最有实用价值的信息资源库，这就要求档案工作在收集、保管、保护和利用手段等方面做出调整，能够更好地去适应社会发展的形式。

档案安全保障。工程图纸档案多为按要求折叠保存，且部分老档案为手绘图纸，多次翻折会对图纸档案本身带来磨损。传统载体档案在数字化后，将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，从而保障档案实体的安全。

社会需求强烈。人们的时间意识越来越强，当遇到重要工程或者管线损坏等情况，可以尽快找到资料，为排查提供重要图纸依据，不仅可以节省时间，也可以及时修复损坏管线，从而避免水资源浪费；水务公司各水站、水所分散在城市的各个地方，从各水站和水所到档案室查档案略有不便，费时又费力，通过公司办公软件将电子档案进行传输，可充分发挥了档案信息化作用，极大方便了各部门查档。

三.水务档案管理存在的问题

1.水务档案跨区域查找困难

传统的水务档案管理是在本企业资料收集的基础上建立起来的，这种管理能够满足本单位水务工作的发展需求，但是制约了与其他水务企业间的档案整体规划利用。如：同一工程中，分别由不同公司分段进行施工，而各公司只收集本企业施工部分的档案，在后期工程的相关资料查找时就带来了诸多不便。

2.水务工程档案管理的信息化、专业化有待提高

很多地区的水务公司都实现了办公自动化，但这并不意味着档案管理方法的革新。真正的信息化管理是对信息技术和网络的全面应用，不仅限于对资料的数据化和相应的检索。目前水务工程档案，尤其是图纸的信息化利用缺乏专门的系统以更便于查找和使用。

3.施工管理原件不全

目前，在工程施工的过程当中，有时候下发的施工管理文件为复印件，没有原件，这就不符合工程档案管理质量的需要

4.施工验收原始签证资料格式不符合要求

在工程开展工作之前，未对原始施工验收签证资料的内容和格式进行明确、统一的约定，而是在施工进行的过程当中不断的增添和更换相关的内容和种类，这就使得不同资料在格式上不够规范、统一，给装订组卷工作增加了一定的难度。

5.书写不规范

原始资料书存在问题在书写工程施工过程的原始资料的时候，有很多字迹潦草、不规范、错别字等问题，对于修改过的地方也未盖章和签字，还有部分资料缺少签字日期等问题，这就大大增加了工程档案管理工作的难度。

四.水务工程档案管理下一步的工作重点

1.进一步加强水务公司档案管理

提高各部门对档案的认识。档案管理员不仅仅是坐在办公室收集档案，更应该走出库房，深入到各部门，讲解档案管理的重要性以及相关档案管理的知识，提高各部门兼职档案管理员的业务水平，并协助主管部门领导，形成行之有效的档案管理的监管监督体制。

2.提高管理人员的专业素质。

水务档案管理员不仅要具备档案专业管理知识，还应具备一定的水利工程专业知识，只有这样，才能更细致、更合理、更符合工程特点地制定相应的水务工程档案管理体系，有的放矢地要求水务工程专业技术人员及时归档，更好地做好企业档案管理工作。

3.改变管理方式，丰富收集手段。

根据不同工程特点，拓宽档案收集渠道，变被动为主动收集档案资料，采取灵活多样的收集手段，适应水务工程档案管理的要求。对建设周期较长的大型工程档案收集，应与施工现场资料员及其他施工部门保持联系，及时沟通，随时掌握工程进展情况，分阶段催收档案资料，尽量避免原始档案资料遗失，从而保证工程档案的完整性和连续性。对建设周期较短的小型工程档案的收集，采取追踪收集的办法，主动到施工现场了解施工进度，及时掌握施工信息，指导和督促施工现场资料员，有针对性地收集档案资料，从而保证档案资料的完整性。

在新形势下水务工程档案管理工作是水务企业管理制度的重要组成环节，它对未来水务企业的发展具有十分深远的意义。因此水务企业要优化水务工程档案管理工作、重点提高水务工程档案管理工作的质量和效率、提升水务工作人员整体的专业知识水平和服务素质，使水务工程档案管理发挥积极作用！

作者简介：

潘琨，女，山东青岛人，职称：初级（档案馆助理馆员），研究生