文书档案年度整理归档质量的策略分析

杨文

摘要：基于对文书档案年度整理归档质量策略的研究，首先，阐述文书档案年度整理归档，需要遵循内在联系原则、区分价值原则。然后，分析文书档案年度整理归档存在重视程度有待提升、收集难度较高等问题。最后，为提升文书档案年度整理归档质量，给出加强重视程度、加强信息化管理等有效措施。

关键词：文书档案；年度；整理归档

文书档案管理归档工作包含的内容有许多，比如，档案管理以及文书处理等。因此，在文书档案管理归档工作中，需要保证相关工作人员可以端正工作态度，认真对待各环节工作。文书档案管理归档的工作，需要实行年度整理归档，年度整理规章主要是对本年度的文书档案等进行统一的处理工作，高校文书档案年度整理归档工作，对高校的发展具有重要影响。为保证文书档案年度整理归档质量，需要采取有效措施。所以，本文将针对文书档案年度整理归档质量提升策略等内容进行相应阐述。

1、文书档案年度整理归档原则

1.1内在联系原则

在展开文书档案年度整理归档工作时，相关工作人员需要严格按照文书档案的形成规律展开。文书档案年度整理归档工作最主要目的并不是对其进行保存，而是对其中的内容进行充分利用，这样才可以充分发挥出文书档案的价值[1]。所以，在展开文书档案年度整理归档工作时，需要始终遵循而内在联系原则，这样文书档案的优势可以得到发挥。

1.2区分价值原则

在展开文书档案年度整理归档工作时，工作人员需要严格按照文书档案的内容以及相关规定，将不同价值的文书档案进行区分。这样不仅可以保证文书档案年度整理归档顺利展开，而且可以在很大程度上为后续文书档案的使用提供便利条件。

2、文书档案年度整理归档存在的問题

2.1重视程度有待提升

从目前我国高校文书档案年度整理归档工作中不难看出，许多工作人员并没有意识到文书档案年度整理归档工作的重要性[2]。产生这一问题的主要原因是，高校的领导与管理者没有给予文书档案年度整理归档工作更多的重视与关注，导致工作人员认识文书档案年度整理归档可有可无，对高校的发展不会产生太大影响。同时由于对文书档案年度整理归档造成忽视，导致文书档案年度整理归档工作无法得到应有的资金支持，对文书档案年度整理归档更好展开与有序进行产生制约。

2.2收集难度较高

因为没有意识到文书档案年度整理归档工作的重要作用，所以，在许多工作人员的工作理念中，会存在重视经营忽视档案的意识。错误思想会不断蔓延，导致工作人员在工作过程中不认真，在档案归档与收集过程中缺乏全面性，倒是许多文书档案内容无法被及时收集与整理。

3、提升文书档案年度整理归档质量有效措施

3.1加强重视程度

文书档案年度整理归档质量的提升，需要拥有正确的引导理念。因此，需要加强对文书档案年度整理归档工作的重视程度，意识到文书档案中的内容对高校发展的重要意义。在加强对文书档案年度整理归档重视程度工作中，可以从以下几点展开：第一，高校领导者与管理者需要首先认识到文书档案年度整理归档的重要作用[3]。然后在高校的文书档案管理部门，加强宣传与教育工作，这样才能促使各个工作人员意识到自身工作重要性，端正工作态度。第二，针对档案工作人员需要加强教育培训工作，促使工作人员在文书档案年度整理归档工作中能够拥有先进的理念与意识，从而不断创新自身的文书档案归档方式以及管理方式等。第三，学校方面针对文书档案年度整理归档工作，需要加大投入力度，不仅需要加大人力资源的投入力度，更要加大资金的投入力度。因为文书档案年度整理归档工作的展开，需要经费提供保障。所以，高校需要结合文书档案年度整理归档工作实际情况，投入充足资金。

3.2加强信息化管理

在如今社会快速发展背景下，先进的信息技术以及互联网技术等已经融入在人们的生活当中，并且为人们的日常生活以及工作等带来很多便利。为提升文书档案年度整理归档质量，需要实现文书档案年度整理归档工作的信息化。比如，针对文书档案构建信息化平台，在信息化平台中需要加强文书档案内容录入其中。这样人们在查阅内容时，将会花费更少时间。与此同时，加强电子文化的整理归档。除此之外，还可以为后续的文书档案修改工作提供更多便利，在对电子文件进行编号处理时，可以结合规定的要求，实现电子文件编号自动生成。在这一过程中，还可以将其中的内容数据进行打包处理工作，将其刻录成光盘的方式保管。这样不仅可以提升文书档案年度整理归档质量，而且可以保证文书档案的保管期限。在展开文书档案年度整理归档工作时，需要严格遵守一文一件的处理方式，结合电子文件年度以及电子文件保管期限等，实现分别处理工作。不仅需要将正文与附件归为一件文件，还需要将转发文件与被转发文件归为一件文件。

结束语：

综上所述，文书档案年度整理归档工作在高校发展中占据重要组成部分。为实现高校的更好发展，需要意识到文书档案年度整理归档工作的重要作用。工作人员需要端正工作态度，意识到文书档案年度整理归档工作重要性，同时实现信息化管理工作。通过该种方式保证文书档案年度整理归档各项工作顺利进行，促使文书档案管理工作可以朝着更加信息化与规范化方向发展。

参考文献：

[1]刘萍.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].科技风，2018（35）：263.

[2]凌瑞英.“互联网+”背景下高校文书档案管理的问题及对策探讨[J].兰台内外，2018（06）：33-34.

[3]颜丙通.高校档案档号编制改革刍议——基于新版《归档文件整理规则》的启示[J].档案与建设，2018（07）：34-37.