高校两级管理体制改革与教学秘书职业能力提升

陈璐 詹忠根

摘    要： 为了适应市场经济和社会发展，实现内涵建设，高校应进行院校两级管理体制改革，而两级管理体制改革后二级学院的教学秘书将面临一系列新问题。本文从高校教学秘书的工作特性出发，结合工作实践，探讨提高教学秘书职业能力的方法和途径。

关键词： 两级管理    教学秘书    职业能力

随着高校办学规模的不断扩大，专业和学科增加，学生人数不断增加，原有一级管理体制已不能适应发展需要。高校为了适应市场经济和社会的发展，实现内涵建设，提高工作效率，发挥二级学院工作的主动性、积极性和创造性，纷纷构建了新型的高校管理模式——院校两级管理体制，即二级学院在学院的指导下以教學管理为中心独立开展各项管理工作。学院教务处的职能由过程监控转变为目标管理和宏观管理，由二级学院完成过程管理，高校在二级学院设立教学秘书一职，教学秘书在教学管理中起着沟通协调的作用，是高校的职能部门与二级学院领导、教研室和教师沟通的桥梁[1]。二级学院在两级管理体制改革后面临一系列新问题，随着管理权限的下放、工作重心的下移，对教学秘书工作提出一些新要求，教学秘书在工作中遇到一些新问题。

一、两级管理体制下教学秘书工作面临的问题

（一）岗位职责增加，工作难度加大。

在两级管理体制下，二级学院为了提高部门效益，在人员配置上会尽量精简，特别是行政人员，二级学院会尽量减少行政人员数量，增加岗位工作量。二级学院除学生管理工作由辅导员负责外，诸多管理事务都由教学秘书负责[1]，教学秘书除了教学管理工作外还会承担一些其他工作职责，如经费报销、部门资产管理、招生工作、工会工作、女职工计划生育、部门安全自查及办公用品的购买与领用等后勤服务工作，还会增加统计教师课时月报表、分院期中和期末的经费核算、教师周考勤和月考勤等工作。教学秘书身兼教学管理和行政管理等数职，岗位职责大大增加。

教学秘书是教学管理工作的执行者，是教学过程的管理者;是学院职能部门、二级学院、教研室、教师和学生的桥梁与纽带;是教学档案资料的管理者;是二级学院领导的参谋和助手。教学秘书承担的角色多样，两级管理体制改革后工作量加大、岗位职责增加，要圆满地完成各项工作，完美扮演好各种角色，对于教学秘书而言是一个大难题[2]。

（二）工作内容繁杂，管理任务繁重。

在两级管理体制下，二级学院面临的最大问题之一就是制度化、规范化建设。二级学院制度化、规范化建设包括各项相关管理制度的制订、修改和执行等。教学秘书是二级学院制度化、规范化建设的重要参与者，除了完成教学管理、沟通协调、服务教学等日常工作外，还需要做大量调研和信息收集工作，工作内容繁杂。

二级学院的教学管理工作包含教学运行、学籍管理、考务管理、课程管理、专业建设、专业竞赛、实践管理、信息管理、等级考试、质量监控、数据采集、管理教学档案等，教学秘书日常教学管理包含以上所有工作，工作内容多任务繁重[3]。

（三）工作压力大，职业认同感低。

随着高校的发展，教学模式和管理理念不断更新，对教学秘书的综合素质和管理水平提出更高要求[1]。不仅要求教学秘书在工作中事无巨细、面面俱到，还要统观全局、掌控四方;在工作中应统筹计划，在业务上是一把好手，还要善于总结经验、不断开拓创新;对上是领导的参谋助手，对下能沟通协调。同时很多高校对教学秘书的工作岗位不做专业要求，教学秘书的学历相对专任教师要低，也没有系统的岗前培训，职业认同感普遍较低。

二、教学秘书的工作职责

教学秘书是高校教学管理工作的基层管理者和执行者，工作职责主要包含教学管理、服务教学、沟通协调、管理档案等几个方面[4]。

（一）服务教学。

高校教学秘书是一个工作繁多、内容丰富、计划性强的服务性综合工作岗位，服务教学是教学秘书的基本职能。因此在工作中应树立服务意识，扮演好“服务领导、服务师生、服务教学”的角色。教学秘书也是“后勤部长”，应时时处处想师生所想、急师生所急，及时帮助师生解决在教学和学习过程中遇见的问题，为师生提供支持和帮助，为二级学院整体工作顺利开展提供有效保障。同时应具备甘为人梯的奉献精神，做好本职工作，将用心服务落实到各项教学管理工作中。

（二）教学管理。

教学秘书的主要职责是维护教学秩序正常运行，如编排课表、教师调停课管理、监考安排、教学场所的维护管理与借用、教师听课表汇总、突发教学事件的处理和上报等，同时还要参与检查、监督教学过程的执行情况，如开学初教学日历和教案的检查、上课情况（教学状态）检查、期中教学质量检查、期末考试巡查、试卷阅卷装订情况检查等。

（三）管理档案。

高校教学文件种类很多，有培养方案、教学大纲、教学计划、课表、教学日历、专业论文（报告）、实验报告、毕业论文、试卷、学生成绩单、教师听课表、教学台历等资料。如何科学地保存和管理这些文件资料，既方便查阅又能妥善地保管，教学秘书需要根据学院档案管理规定科学全面合理有效地统筹安排。

（四）沟通协调。

教学秘书在教学工作中起着上传下达、下情上报、协调左右、改善关系、合理统筹的作用。在日常工作中应及时准确地把学院教务处的通知文件和任务传达给二级学院的师生，也要把师生提出的意见和建议及时反馈给相关职能部门;不仅要处理好教与学的关系，还需要加强二级学院与职能部门、二级学院之间的联系。只有沟通信息、承上启下、化解矛盾才能协调好各部门之间的关系，更好地完成各项工作;只有具备一定沟通协调能力，才能得到师生的支持与理解。

三、教学秘书职业能力提高途径

两级管理体制下，教学秘书职业能力的高低对教学管理有着重要影响，教学秘书应努力提高自己的业务能力和管理水平[4]。

（一）加强学习，提高自身素质。

教学秘书的服务对象多半是知识渊博的学者，所以必须有广博的知识才能与之良好地沟通。同时，教学秘书是高校教学管理的工作者，应具备高等教育教学管理理论知识，熟悉教育管理方针政策，掌握高等教育教学管理规律。随着二级管理体制改革和现代化网络管理的创新，教学秘书还必须熟练掌握办公软件，熟悉财务报销核算等财务工作的基本流程。环境在变化、知识在变化，为了适应新形势和新情况，更好完成各项管理任务，教学秘书应通过继续深造改善自己的知识结构，提高知识水平，通过加强学习，不断提高管理水平。还可以参加各类秘书培训和会议，与其他高校同行多作交流，开阔视野、交流工作经验，不断提高自身的综合素质。

（二）提高管理水平，提高办事效率。

1.找寻教学规律，提高工作效率：教学秘书从事教学管理工作，内容繁杂工作量大，但是事务性工作是有规律可循的，教学秘书工作的规律性主要集中在期初、期中和期末三个阶段。可以在学期初制订工作计划时将各项工作按照时间段制定一个工作进度表，什么阶段做什么事一目了然，这样工作时可以合理安排，既避免工作中的手忙脚乱，增强工作的条理性，更有利于提高工作效率。

2.加强时间管理，提高办事效率：事情有轻重缓急，时间管理理论认为应先重后轻、先急后缓，教学秘书应以学院的正常教学运转为首要前提。日常工作中运用科学的管理方法，合理安排教学管理工作，分清事情的主次和轻重缓急，主重急的工作先做，次轻缓的工作后做，这样既可以稳定教学秩序又能有效地提高办事效率。

（三）规范管理，坚持按制度办事。

两级管理体制下，二级学院管理更趋规范化、程序化和制度化。教学秘书作为一线的教学管理人员直接面对师生，在教学管理中应按规章制度办事，既可以避免纠纷的产生，又是自我保护的有效手段。在教学管理中严格遵守学院的教学管理制度，如调停课制度、教学场所借用规定、教学档案保管规定、学院公章使用规范等。只有在管理工作中做到有章可循，按制度办事，才能杜绝管理失误，防止教学事故的发生。

（四）以人为本，提高服务水平。

高校管理更准确地说是“服务”，服务是教学秘书工作最核心的内容。为领导管理决策服务，为教师教学服务，为学生学习服务，教学秘书的工作能力、工作素质、工作质量和工作态度直接影响二级学院的教学工作能否圆满地完成[1][6]。因此，教学秘书要有奉献精神、敬业爱岗，树立全心全意为师生服务的意识，只有对待师生和蔼可亲、主动热情、细心周到，才能真正做好服务工作。工作中可以利用邮件、短信、QQ群、微信群等网络和通信手段，与教师建立紧密联系，将教学信息更快速准确地传达给教师。有机会多参加二级学院的活动，平时多与教师进行沟通交流，与每个教师协调好关系，在安排监考和编排课表时既符合学院的要求，又尽可能考虑和满足教师的需求。虚心接受他们提出的合理化建议，同时将教师反映的问题及时反馈给相关部门，帮助教师处理一些难以解决的问题[5]。

教学秘书的服务性除了表现在日常教学管理事务中，更体现在日常教学活动的点滴细节中[4]。如：定期检查多媒体教室的日常使用情况，有故障及时报修;及时更换和补充教学用具;主动申请购买U盘、翻页笔、扩音器等教学辅助设备等，以保证教师良好的课堂教学效果，保障教学正常运行。

（五）培养创新，推动科学管理。

教学秘书不仅简单地局限于当好领导的业务助手，还应该解放思想，树立全新的意识和观念，有创新的思维，运用各种创新方式为领导服务，充分发挥参谋助手的作用。在工作中培养和提高自己的创新能力和工作效率，如：利用正方或青果教务软件系统汇总教师任课情况、兼职兼课情况、汇总教师调停课情况、核算期末工作量，利用教务软件系统提高工作效率。在期末试卷检查中不仅检查考试课试卷，还要抽查考查课试卷，发现问题让教师及时整改，做到教学工作一丝不苟。只有适应发展需要，才能有效地推动教学管理工作。

“好记性不如烂笔头”。在两级管理体制下，教学秘书工作量增加，但工作质量不能打折扣。为了保质保量地完成各项工作，可以将近期要做的工作逐条记录在记事本上，完成一件事情后就打个钩，以保证按时完成各项工作。在日常工作中养成细心细致、用心用脑的习惯，平时勤查校历、勤看通知、勤于思考、善于总结，如：阅卷评分规范、课程成绩单等材料归档要做到完整和有据可查;编排课表好比作战指挥，如何将课表设置得科学性、規范化，课程安排合理，需要合理、科学地排兵布阵等。教学秘书只有在工作前做好计划安排、工作中多深思熟虑、工作后经常总结反思，才能科学规范地管理好各项教学工作，并在工作中不断提高自己的教学管理水平。

在新时代背景下，高校为了加强内涵建设、提高教学管理效率、优化教育资源配置纷纷进行两级管理体制改革。随着学院教学管理工作的调整，工作在教学管理第一线的教学秘书应加强学习，努力提高自己的职业能力;调整理念，适应新形势;强化敬业精神，主动服务教学;运用法治思维，依法依规办事;培养创新能力，科学管理教学，为学院实现一流教学管理奉献自己的力量。

参考文献：

[1]梁渝佳.高校二级管理体制下教学秘书工作初探[J].南方论刊，2009（3）：81-82.

[2]丁亚，向国春，罗晓玲.从本科教学评估谈加强临床教学秘书的工作[J].西北医学教育，2011，19（1）：33-35.

[3]易洁.高校教务管理人员应具备的综合素质探析[J].管理观察，2018（34）：128-130.

[4]徐新丽.浅谈如何提高教学秘书工作质量[J].教育教学论坛，2014（42）：32-34.

[5]胡雨青.二级学院行政秘书服务意识和能力素质的研究[J].长江丛刊，2017（11）：228-230.

[6]杨君.高校二级学院教学秘书应处理好四个关系[J].科教文汇（中旬刊），2013（20）：191-192.