信息技术在档案管理工作中的应用探索

李志杰

[摘 要]信息技术在多领域的应用优势和价值已经被得到充分肯定，如今信息技术开始应用在单位档案管理实践中。档案是单位各项事务发展以及制定科学化决策的重要根据，做好档案管理有助于单位实现可持续发展。因此，单位在档案管理实践中要改进思想认识，充分认识到档案管理的重要性，在此基础上对信息技术的应用方法进行改革，使其更适应单位的档案处理要求，促进档案管理实现现代化与智能化。

[关键词]信息技术;档案管理工作;应用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.080

[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2018）20-0-02

档案管理是单位管理系统中不可忽视的一部分，关系到单位的运营和发展，影响着单位的决策科学性和有效性，因而得到了单位的广泛重视。为了有效适应信息化时代的要求，促进信息技术全面应用在档案管理实践中，单位要从实际出发，将信息技术灵活地与档案管理进行整合，走办公无纸化的发展道路，提升档案管理的效率和质量，有效解决传统档案管理中的误差问题。基于此，本文重点分析了信息技术在档案管理中的应用价值与方法。

1     信息技术在档案管理中的应用优势

1.1   保证数据共享

信息技术最为明显的特征是能够在网络平台的支撑下保证信息的无障碍传输，实现信息资源的高度共享和有序流动，这样的技术优势对单位档案管理来说同样重要。单位可以在信息技术的支持下将档案信息进行电子化处理，为信息有效运用和共享流动提供便利。档案管理最为核心的任务是将多元化的信息资料进行整理、储存与运用，而信息技术在企业中发挥着不可替代的作用，可以为这些工作的推进实施提供可靠支撑，让信息共享成为可能。在现代化的档案管理实践中，档案数据信息在单位中的应用价值开始显现出来，只有充分发挥这些数据档案的价值，才能够进行读取共享，因而将信息技术应用在单位档案管理中至关重要，也是一种必然趋势。

1.2   提升管理效率

单位的档案管理实践工作量较大，工作任务十分繁重，要处理多种多样的数据信息，而处理这些信息时需要实施有效的分类与整理，同时需要高效率地完成信息查询读取，满足信息整理存储以及运用的要求。但是在传统档案管理模式中，档案管理操作都是由人工完成，在信息处理运用过程中的效率极低，同时也无法保障质量，出现了很多由人为因素造成的误差，在一定程度上影响了档案管理的效率和质量。应用信息技术能够明显提升档案管理的效率，同时还能提升准确度以及智能化水平。信息技术借助网络科技与计算机技术可以完成大量无法通过人工操作完成的档案处理任务，同时在效率方面明显优于人工处理，从而能够节省大量的时间。

1.3   延长档案保存时间

以往单位在存储档案资料时，运用的是纸质版本，会将大量的数据资料用纸质形式保存下来，存储难度大，同时也会造成时间和空间浪费。再加上纸质材料在保管方面难度较大，容易受自然存储环境和条件的影响，很容易造成档案破损，特别是当发生严重的自然与人为事故时，会严重破坏宝贵的档案资料，给单位发展带来不可逆转的损失。而在信息化技术的支持下，单位可以构建电子化的档案管理系统，用电子化的形式把档案资料存储起来，同时还能够将数据进行有效保存与备份，不仅延长了档案的保存时间，还避免了占用过多的空间，提高了适应不良环境的能力，让档案信息能够长久保存和应用。另外，除了实施电子存储之外，单位还可以运用电子扫描、光盘存储等方法，保存特殊数据，保证档案的持久使用。

2     信息技術在档案管理工作中的应用方法

2.1   有效开发档案管理信息系统

档案管理和单位常规意义上的信息管理有着非常显著的差异，以往的信息系统只能够用于信息存储等基础工作，对于专业性的档案信息分类、整理、运用、开发等则不能够满足实际要求，所以需要有强大的信息系统作为支撑。为了更好地发挥信息技术在档案管理中的应用价值，促进信息化处理手段在单位档案管理实践中的普及应用，从根本上保证档案处理的效率与质量，需要开发档案管理信息系统。单位在信息技术应用中要注意在现有档案管理信息技术基础上开发专业化的管理信息系统，满足档案管理的综合需求。第一，在硬件建设方面，单位要注重对档案管理信息化系统建设所需的网络、计算机设备等进行全面改造升级，落实需要安装监控设备的房间，奠定专业系统建设的根基。第二，在软件系统建设方面，要重视软件的购买、调试、维护等多个方面，配备专门的人员负责软件的管理和操作。第三，在专业化系统建设的过程中，一定要注意安全性，尤其是在系统建设后要采取完善的安全保障措施，有效运用信息技术的安全手段保护档案的完整性，同时做好系统故障的处理预案，避免档案丢失。

2.2   积极完善档案信息管理制度

单位以往的档案管理制度适应的是传统档案管理模式，各项工作流程、标准与任务等的制度安排都只适用于传统档案管理。如今要将信息技术应用在档案管理中，促进档案管理信息化建设，就不能沿用传统的档案管理制度，而是要结合当前工作的变化进行制度变革，充分满足信息技术应用条件下的制度实现对信息化档案处理的监管与规范，让各项档案处理工作有法可依、有据可循。在新制度的制定过程中，首先需要整理信息化档案管理的工作流程，在技术操作、计算机设备应用、信息上传等方面给出规范化的制度规定，确保工作人员在档案整理时严格依照制度进行操作，避免出现错误与问题。其次，要在档案室与调阅室等安装有关的监控设备，用于督促和鞭策档案管理者严格根据制度流程和制度规范进行档案管理的一系列操作，充分发挥制度价值。最后，合理设计调阅档案的信息化操作制度，及时修复调阅过程中的泄密漏洞，处理可能会出现的安全问题，制定严格的调阅制度，保证信息调取便利的同时要保障安全。

2.3   加强多元技术档案管理应用

信息技术是一种现代化的技术手段，将其应用在档案管理中应该与档案处理的要求相适应，而不是为了应用技术而应用。信息技术手段多种多样，档案管理者需要有效区分不同信息技术在档案处理中的应用范围，确保技术应用合理而规范。第一，合理运用多媒体技术。在档案管理信息化建设的实践中，多媒体技术可以应用在处理档案信息的图片、文字、声音等资料方面，为信息查询提供人性化服务，尤其是通过发挥多媒体技术的价值实现全文检索、音像档案资料检索等等。第二，恰当应用信息存储技术手段。信息存储技术在信息技术的推动下有了长足进步，大量的存储技术层出不穷，如缩微技术、光盘技术、磁储存技术等。这些技术手段可以有效维护信息存储安全，提高信息储存的效率，最大化地满足多媒体交互信息存储需要。第三，科学利用条码技术。条码技术是档案管理实践中可以广泛应用的一种信息技术方法，在读取数据方面具有重要的优势，只需借助采集器扫描档案条码，就能够在计算机当中显示出档案里的资料，比如简介、时间、保管期限等，能够有效减少缺档、摆放不合理等方面的问题。

2.4   提升档案管理人员的信息素养

将信息技术应用在档案管理工作中是必然趋势，更是现代化档案管理的内在要求，能够有效解放人力，提升档案处理的效率与质量。但是不论如何，档案管理最终还是落实在人身上。单位档案管理人员是否具备较高的信息素养，能否灵活恰当地进行计算机技术的操作与运用，将会直接关系档案信息化建设的进步。因此，提高档案管理者的信息素养至关重要，加强信息技术实践操作培训刻不容缓。单位要从实际出发，考虑人的因素，提升档案管理者的专业素养，特别是专业技能与职业道德，建立完善的培训机制，增强他们的终身学习意识。另外，单位要邀请信息技术操作运用方面的专家给单位的档案管理者提供示范指导，让他们明确如何将信息技术和档案管理结合起来，掌握怎样进行信息化系统的操作和科学规范的处理。

3     结 语

将信息技术应用在单位档案管理中是时代发展的要求，更是单位现代化管理的根本趋势。信息技术应用在档案管理实践中，能够实现数据共享，節约档案管理的时间，提升工作效率，延长档案的保存时间，保证档案信息的完整性。为了促进信息技术的有效运用，单位要积极创造信息化档案管理的条件，建立完善的档案管理信息系统，优化系统的运行功能，健全保障措施，有效满足单位现代化档案处理的要求，从根本上提高档案管理的实效性。

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