试析如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

胡志伟

摘要：档案管理工作对于一个机关事业单位来说具有非常重要的意义，因为机关工作的工作量比较大，同时工作具有比较繁杂的特点，所以机关事业单位的大部分工作都需要通过档案进行开展。在进行机关事业单位的工作中，工作人员要对档案管理的重视度进行一定的提高，使档案管理工作具有一定的规范化和标准化。现阶段，在我国机关事业单位档案管理工作中存在这一定的问题，我们要找到问题的所在处，对问题进行改善，提高档案管理工作的效率。

關键词：机关事业单位；档案管理；规范化和标准化

机关事业单位实我国比较重要的单位，所设计的工作也比较重要，在社会的发展中，具有不可代替的意义。随着社会的进步和发展，传统的档案管理模式不能满足工作的需要，在工作的过程中遇到的问题也就越来越多，进行档案管理的工作人员的工作效率也逐渐的降低。所以要结合实际的情况，寻找有效的科学的解决方法。

一、在以往机关事业单位档案管理工作中存在的问题

1.对档案管理的方式比较落后

机关事业单位在对档案进行管理的构成中，还使用传统的方式，以纸质的档案为主，将这些纸质的的档案统一放在一个规定的地方，当对某样档案使用时，在那个特定的地方进行查阅，在所有的档案中进行查找，有的时候需要查找好几个小时，甚至好几天。这种管理方式在以前的工作过程中能够发挥重要的作用，但是，随着社会的不断发展，工作内容的逐渐细化，档案的数量与日俱增，传统的档案管理有些落伍，因为它不仅不能提高管理的效率，还会增加管理部门的负担，影响整个单位的工作效率。因此事业单位档案管理方式不能一成不变、遵循守旧，不能停留在老路上。

2.对档案管理工作的认识不充分

机关事业单位一般把进行实际操作的现实中的工作作为主要的工作内容，把对档案管理的工作作为次要的工作内容，所以进行档案管理的工作人员对这个工作没有引起很大的重视度。出现这个现象的主要原因也在于事业单位的领导对档案工作不是非常重视。领导认为对档案进行管理，管理的效果即使再好，也不能带来实际性的意义。在对档案管理的工作人员的聘用中一般选择在机关事业单位即将退休的老工作人员进行工作，这些工作人员上了年纪工作效率比较低，不会把太多的精力放在对档案管理的工作当中，他们在进行档案管理工作只是把这个工作当做消磨时间的一种方法，并不能给这个工作带来一定的效率和改变。

二、对机关事业单位的档案管理工作进行规范化标准化的推进

1.对档案管理工作进行改革，优化管理方式

当前形势下的机关事业单位工作压力非常大，其在进行管理、治理、检查的过程中，会用到以前检查的数据，如果使用现代化的档案管理方法，就能及时的调取过往的数据，提高监管的效率，而且，档案材料的种类比较丰富，在管理的过程中，机关事业单位的相关人员要对档案资料进行维护，维护的方法主要是病毒检测与病毒查杀、进行数字化扫描，对重要的档案资料要进行备份，并妥善保管，相关部门要有勇于创新的勇气，实现档案管理的信息化，节省时间的同时又提升了工作效率。

2.对档案管理工作进行大力宣传，增强工作人员对档案认识

对档案管理工作的重要性进行大力的宣传，提高工作人员这个工作的认识度，使工作人员认识到，虽然这个工作不能在现实生活中带来直接的意义，但是它在进行其他工作的时候可带来一定的方便。如果对档案的查找中或者审阅中的速度和效率有了一定的提高，那么对其他工作的进行也带来一定的便利。同时，通过信息化的方式还能存储录像、照片等传统档案不能存储的数据，这种数据能为检查工作带来更大的便利，提高检查的直观性，因此，相关部门要加强这方面的宣传和引导，普及信息化档案的优势，让干部职工逐渐接受这种管理方式。

3.改善管理体制，将实际的任务进行落实

机关事业单位的领导要加强对档案管理工作的重视，充分认识到它的重要性，在选派员工的时候，要挑选责任心强、能力强、做事严谨的员工，因为，档案管理工作的难度并不大，它的主要要求就是工作严谨认真，不能出现纰漏。同时要制定严格的管理制度，将档案管理工作的责任落实到每个人的身上，这样就能加强员工的责任心，减少相互推卸责任情况的发生。上级部门在进行工作考核时，要进行档案管理工作的考核，提高下级部门的责任心和使命感。

4.全面普查案卷，取其精华，去其糟粕

在全部档案中，会存在许多无用的档案，或者制作非常粗糙的档案，这些档案的存在不仅增加了工作的数量，还占据了档案管理资源，为此，需要对这些档案进行清理，保留有价值档案，这是档案管理标准化的第一步工作。综合性的档案管理部门，要对管理的档案进行清查，分门别类，销毁些无用的档案资料，然后才能为计算机信息化管理提供帮助。

5.按照规范标准进行重新组合

对于厚度过厚、内容比较复杂的档案，要进行重新组卷，该工作的主要原则是将具有相互联系的文件组合到一起，对于那使用户方便快捷地通过移动终端获取所需信息，从而使移动设备得到宣传与利用；拓宽移动设备的宣传方式和平台。另外，图书馆还可以与各个基于移动设备的社交媒体网站、APP等运营商合作，向用户提供丰富的资源，不仅使图书馆的资源得到很好的利用，同时又将图书馆信息服务推广到移动设备中。

三、结语

档案管理作为机关事业单位的工作内容，具有一定的重要性，由于人们对这个工作的认识度不大，没有进行有效的管理和改善，是档案管理工作的效率不是很高。同时由于档案管理工作的任务量多，内容比较繁杂，以纸质档案为主，所以进行查阅的时候比较浪费时间，所以要推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化，对档案管理工作进行改革，优化管理方式；对档案管理工作进行大力宣传，增强工作人员对档案认识；全面普查案卷，取其精华，去其糟粕；改善管理体制，将实际的任务进行落实；按照规范标准进行重新组合。

参考文献：

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