检务公众号档案化保存的必要性与方法探析

摘 要 在大数据背景下，微信公众号已发展成为检察机关的“标配”，越来越多的检察院加入到使用微信公众号的队伍中去。用公众号这种方式向广大人民群众展现检察风采并及时传播案件信息和普法信息，一些对公众和办案人员有凭证价值和借鉴意义的公众号信息随之产生。由于这些信息具有载体形式不稳定性，随时面临丢失的风险，所以对这些信息进行保管并利用好这些信息，具有十分重要的意义。

关键词 检察 媒体 档案

作者简介：杨滨瑜，天津市武清区人民检察院。

中图分类号：D926.3 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.11.368

一、检务公众号档案化的含义

检务公众号档案化是随着电子文件的产生而出现的。微信公众号作为社交媒体的一种形式，具有信息量大、互动性强、及时性强等特点。检察机关使用微信公众号及时发布信息不仅方便快捷，而且大大降低了传播信息的成本，受众群体也更为广泛，取得良好效果。检务公众号与纸质文件虽然在载体形式和表现形式方面不同，但是同样具有原始记录性和社会历史性等档案特性，具备电子文件的三要素。因此，检务公众号发布的信息具有档案属性，应该作为档案进行保存。

二、检务公众号档案化保存的必要性与可行性

检务公众号有海量的、零散的、极富价值的信息，由于是电子形式构成，且目前没有对其进行统一管理，所以极容易丢失。如果档案部门能将其中有价值的信息进行价值选择并主动接收，既能豐富室藏，又能够方便查找利用。

（一）检务公众号档案化保存的必要性

1.检务公众号为档案收集工作开辟新道路。首先，检务公众号中发布的信息是检察人员在办理案件或者进行法制宣讲等活动中形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。在其被制作时并不是“档案”，其制作者也没有或少有档案意识，这种情况下制作的档案，其形成过程较为复杂，且需要必要的技术处理程序，才能成为档案并发挥作用。检务公众号信息作为档案保管，不仅可以检察机关档案室的室藏种类，而且可以促进档案管理水平的提高。

2.检务公众号在收集过程中提供了稳定的信息源。李克强总理曾指出微博的强大影响力促使政府要主动开辟公众识政问政的道路。随着我国微信用户的指数增长，检务公众号发挥的作用将越来越大，为丰富室藏提供了稳定的信息源。

3.检务公众号的内容新颖且方便保存。检务公众号发布的信息多采用图片或视频加文字的形式，排版布局经过发布者的精心设计，内容通俗易懂，面向所有网友，活动结束后仍可随时查看保存，为其作为档案保管提供了极大便利。

4.检务公众号信息可记录事件的完整过程。检务公众号将具有重大意义的信息及时发布，使广大网友第一时间就能够了解事件的发展情况。尤其是涉及广大人民群众利益的案例，网友不仅想要知道判决处理结果，更多的是想要案件的起因和审理程序。

（二）检务公众号档案化保存的可行性

1.电子文件作为档案保存的经验成熟，理论丰富。澳大利亚学者弗兰克·阿普沃德早在20世纪90年代就提出了文件连续体理论。文件连续体理论构建了多维坐标体系来描述文件的运动过程。此外档案前端控制原则，档案后保管模式，电子文件生命周期理论也为检务公众号保管提供了理论基础。目前，国外也已经有社交媒体档案化保管的经验可以参考学习。

2.网络信息技术的进步提供了强有力的保障。应用软件微信为检务公众号信息提供了平台，网络安全技术也取得了长足发展，为信息捕获、鉴定、保管、利用提供了强大的技术保障。同时数据的处理更加便捷低廉，使得海量信息档案化保管成为可能。

3.《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提供了政策支持。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出“到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”，并提出“要加快电子文件管理水平……研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法”。由此可见，社交媒体在当今社会的巨大作用正在凸显，检察机关作为政法机关更要利用好社交媒体，履行好为国家留存珍贵原始信息资源的职责。

三、检务公众号档案化保管

检察机关档案管理工作主要包括诉讼案卷、各类文件材料、基建材料、会计材料的收集，档案的立卷归档，档案的保管和开发利用等流程。因此检务公众号也应该按照收集、鉴定、分类、确定保管期限、保存的流程进行档案化保管。

（一）检务公众号收集方法

档案部门要坚持完整性、系统性、价值性、特色性原则，制定本院档案室收藏标准与收藏范围，及时收集并进行归档保管，才不会导致重要信息的遗失。

1.主动收集。一方面档案部门要重视检务公众号信息的管理，制定支撑保障机制，对各部门内兼职档案员进行系统培训，不仅要了解内容还要掌握网络传播和公众号使用的技巧。另一方面档案部门要制定检务公众号归档制度并严格执行，包括归档范围、归档时间，归档方式，归档质量等。

2.被动收集。检察机关内部工作人员自愿将有价值的、或者能作为经典案列供以后办案参考借鉴的公众号信息上交档案部门，由档案部门对其鉴定后妥善保管。这种收集方式收集的信息较为零散琐碎，管理上存在一定难度，稍有不慎，信息价值就将会难以发挥。

（二）检务公众号分类方法

和纸质档案一样，检务公众号信息的分类也需要遵循来源原则、文件生命周期理论，便于保管和利用。根据检务公众号信息的特点，适合使用年度-组织机构分类法。

年度-组织机构分类法是指按照不同年份对信息进行分类，然后再在每个年份下按照不同科室进行分类。由于检察机关内部机构分工明确，比较稳定，而且每年通过公众号发布的信息量较大，有逐年增多的趋势，采用这种方式进行归档简便易行，每年只要将新的档案按照固定的方式进行保存，不需要太大的变动。

（三）保管形式

1.截图保管。截图保管是指利用电脑、手机、或者QQ聊天工具的截图功能，将需要保存的信息进行截取。使用这种方式不仅快捷，而且可以直接将原貌留存，事后不会有再被修改的风险，但灵活性较差。

2.保存在专用微信账号中。保存在专用微信账号中指利用微信软件中的收藏功能，将有价值的信息进行收藏。采用这种方式更为便捷，而且销毁方便。缺点是会对微信软件产生依赖，一旦微信软件出现故障或者停用，会给利用带来诸多不便。

3.保管方法。由于信息量大，形式多样，档案员在对其进行保管时，应根据实际情况定期进行总结。根据“双套制”的原则，应将题目或者是关键字做出一份纸质版进行保存，将图片和小视频进行电子版保存，两者之间要相互注明参见号，以便查找利用。

四、检务公众号档案化保管的展望

1.国家出台法律政策支持。由于检务公众号载体形式的特殊性、受众的广泛性，如果不严加管理，不仅给日后利用带来诸多不便，而且一旦遭受网络破坏，对检察机关造成的影响难以估量。所以从国家层面应该出台相关的法律政策支持，对于恶意破坏社交媒体秩序的人依法处置。

2.检察机关做好带头者。各级检察机关应该充分认识检务公众号在信息传播、普法宣传、检务公开等方面的作用，做好“互联网+检务”的带头者，充分发挥“互联网+检务”在加强司法管理、提升司法效能方面的作用。

3.档案人员做好收集保管工作。档案人员要扮演好收集者、保管者的角色，保证原有信息的完整性及相关信息的关联性。随着信息技术的不断进步，检务公众号信息的采集与保管不仅需要责任心强、熟练掌握档案收集技巧的专业型人才，更需要具有熟练掌握计算机应用的技术型人才。国家、检察机关、档案员三者相互协作，做好档案收集、分类、保管的每一项环节，检务公众号的优势必能发挥到最大。

参考文献：

[1]冯惠玲、张哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社.2006.

[2]国家档案局.国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》.[2016-04-07].http：//www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.