关于公共管理档案数字化建设和服务的研究

郦俊成

摘要：随着社会发展，各类信息传递与变化，档案管理在其中起到了越来越重要的作用，并且，在公共管理改革及服务发展的大环境下，档案用户也对档案的查找、使用等各方面服务提出更高要求，如何加强公共管理数字化建设，提高其服务效率与水平，也成为档案领域工作人员需不断探索的课题。本文从公共管理和档案建设、服务之间的关系出发，分析其现状，并试图提出相应措施。

关键词：公共管理；档案数字化建设；服务

在单位中，人事档案是事关工作业绩、个人升迁的凭证，也是领导决策的依据，在公共管理领域，档案是一个地域历史面貌的还原，因此，不管对于公众还是个人，档案管理工作都至关重要。为公众提供档案服务，实现档案服务的社会化，提高服务水平，能让人们更了解城市文化底蕴，有利于城市发展与建设。

1公共管理和档案的关系

公共管理的服务对象是社会大众，通过优秀的服务质量，尽可能满足大众需求。档案管理，则是管理部门为满足档案用户的需要，将各类档案信息进行整理，方便查找，以便于档案用户的使用。随着档案管理意识的不断提高，城市公共管理档案的工具、社会、经济价值越来越引起人们的重视。人们在对以往公共档案的查询、利用中，逐渐认识城市文化、熟悉城市资源、找寻城市记忆，不断让自己的认知得以提高，需求得以满足。

档案服务的范围和效能，又随着互联网技术的发展而不断提高，可以说，网络技术为公共管理档案服务带来了巨大的革新，数字化建设也成为了各档案馆的必备建设。一方面，各种新技术、新设备的使用，能极大的打破时空限制，加大档案内容的容量，加快档案查询速度；另一方面，利用网络平台建设，也可以充分发挥技术优势，开拓新型服务，促进档案的多元化利用，为档案用户带来进一步的便利。

因此，公共管理与档案的管理建设有着密不可分的联系，加强档案数字化建设，能提高服务效能，拓展服务项目，进一步促进公共管理档案发挥自身价值，提高服务水平。

2公共管理档案服务现状

就目前来说，我国的公共管理档案服务由于其公益性与权威性，多为各省市、区政府相关部门建立，有其不可替代性，缺乏竞争，或者可以说基本处于垄断地位。多数档案服务缺乏一定的服务标准，导致许多管理人员责任心不强，服务态度不佳，工作效率低下，管理部门内部的资源浪费等。同时，人们获得的档案管理信息并不对等，也就导致无法对档案管理服务进行有效监督。档案服务在缺乏内部的激励机制，又缺乏外部的监督、竞争机制的情况下，便容易变得缺乏创新、服务质量受限，并最终限制了该项服务事业的发展。

虽然近年来的网络技术飞速发展，各行各业，包括公共管理档案服务，都看到了网络科技带来的效益，纷纷将网络引入服务建设中，但仍存在发展不平衡的情况，特别是一些偏远地区，信息化水平不高，档案管理资金投入有限，导致档案公共服务数字化建设不足，管理手段仍较为落后。也有不少机构，虽然用了较为先进的管理系统，却并不适用于档案管理，不能及时将各类信息归档，对档案的意义、作用认识不足，并且，相关软件开发不足，也限制了档案管理信息化的发展。

3加强数字化建设及提高服务水平的措施

3.1引入竞争机制

档案馆内部需引入竞争机制，设立有效的激励机制，对工作人员的工作进行分类并设置一定的服务标准，纳入绩效考核，与人员的晋升、待遇等挂钩，推动内部工作人员之间的竞争，促进个人通过不断学习，提高自身专业素质，掌握先进的管理理念与知识。在同等级别以及不同等级的档案部门，也需展开争先评优的竞争，促进不同档案部门之间相互学习，优势互补，并能不断发掘自身特色，借鉴其他部门的经验，让本部门不断获得发展。

3.2加强社会监督

档案部门需立足于为公民服务的角度，努力让自身服务能满足社会大众的需求，并需关注本部门人员成长，培养高素质员工队伍，以提高核心竞争力，提升工作效率。同时，需加强社会公众的外部监督，加强相关法规建设，发挥舆论监督的作用，让档案用户能参与到服务监管中，以最终改善服务质量。

3.3加强数据库建设和网站维护

不少档案部门在引进信息化系统后，纷纷展开了数据库建设，但对于平时不断产生的新的信息还不能做到及时有效的整理、收录。因此，仍需要加强数据库建设和开发，由专人负责接收、整理、鉴别各类信息，并及时录入数据库，在数据库中进行分门别类的收录，便于用户查询。并需对网站定期维护和其中重要资料的必要备份，以保证网站的顺畅运行，保证部分数据的私密性，以及网络运行的安全性，避免病毒攻擊，防止部分机密档案的流失、泄密，并能保护档案资源的永久、真实的存在。

4小结

总之，公共管理档案对城市建设、社会发展均起到重要作用，能通过让用户们有效的查找、利用而充分发挥档案本身的价值。各地档案管理部门均需要认真分析本部门服务现状，结合最新的信息化技术，在引进先进管理服务系统的同时，还需要配备相应的技术人员，提高信息化建设，加强外部监督，努力为公众提供优质的档案服务。

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