档案的意义

孙宏宇 宋玉红 刘颖

摘 要：档案，无论是个人档案、事业单位档案还是企业档案都会有凭证和参考的作用，整理、保全好档案具有重要的意义。

关键词：档案；意义

档案是社会的共同记忆，在所有的国家财產中，档案是最为珍贵的。它们是一代人留给另一代人的礼物，我们对它们的爱护程度标志着我们文明的程度。构成国家、民族真实历史的，并不是那些偶然的插曲、浮在表面的文件，而是国家结构、社会机体的本质面貌，对于这一点认识得越清楚，档案就越会得到重视和妥善的保管。没有任何一个国家的人民可以被认为已经完全掌握了自己的历史，除非是它们被收集起来，妥加管理并整理得便于研究者调阅和查考的公务案卷经过了系统的研究，它们内容的重要性经过了鉴定。

1 档案对于个人的意义

其实这档案还真是个挺重要的事，除了认定工龄，它还能涉及到诸如技术职称、入党、学历、职务和工资晋升等方面。从一类履历材料，四类学历材料，六类党团材料，到十类诸如体检表、自愿生育一个孩子登记表（独生子女表）等，正规的每个人都应该有一大本！比如工龄计算，还有党团时间，参加工作、退休时间等的认定，都是以档案中原始表为准的，说白了退休的时候你的生日和工龄不是以户口本、身份证或者自己、单位说了就算的，都是以档案里的最初记载为准！ 所以不论是否在给共产党打工，或者在外企、私企工作或者自由职业者，提请大家注意这个档案的问题！

2 档案对于事业单位的意义

事业单位是否具有业绩或者是否具有一定的管理水准的重要体现是档案管理工作是否科学规范。一个事业单位在发展过程中会有很多优秀的成果，而这些成果都会被记录到档案中，而要想了解单位的历史经营业绩就必须通过档案来查询，所以单位的科学发展离不开档案的管理工作。只有将档案管理和经营管理结合，这样就把单位的资源配置制定了，从而就体现出了单位在未来的发展情况，这对单位的经营和管理都具有非常重要的意义。

事业单位的档案是在长期社会实践活动中形成的，是对过去工作的真实记录和单位历史发展情况的客观反映，对单位的经营管理和领导决策具有重要的辅助作用。单位工作人员可以通过分析档案资料，对过去的工作进行总结，吸取前人的经验教训，并根据现阶段事业单位的发展现状制定科学合理的发展规划和管理决策。可以为相关部门和人员提供信息资料的查找等服务，一旦事业单位涉及到司法诉讼等情况，档案查询功能就能够很好的发挥作用，从而确保事业单位的合法权益不受侵害，实现持续发展。

3 档案对于企业单位的意义

档案工作在整个企业运营中，虽不在前“冲锋陷阵”，但以其殷实厚重的信息资源支撑企业日常经营运转，档案的情报价值、评审价值等固有特性使企业档案在企业发展中发挥了重要作用，档案是企业发展的有力支撑。

一个企业从创立到不断的发展壮大，在这过程中所形成的文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等等都是企业的档案，它可以提高企业的科学决策，优秀的企业通过分析企业档案中的各种资料，总结经验，查找不足，对企业的发展和管理做出更好的决策，获得发展优势，企业通过档案信息可以借鉴以往的教训，提高企业的管理效率，做出重大决策时，可以从以往的档案中分析总结不足，吸取有效的经验财富，促进企业发展，在进行维权时，档案也起到有效的凭证作用，维护企业的合法权益。

档案在科研中意义重大，科研档案对于科研人员具有无可替代的参考价值，有了科研档案，研发就不是凭空想象，档案为科学研究提供了一个上升的平台。

“人事档案、证书、基建档案司法档案”等不同的种类，不同的视点，体现出档案在个人就职、升迁、福利待遇、甚至司法凭证方面的重要作用，一旦丢失，将给我们的生活和工作带来不可估量的

损失。

众所周知，无论档案以电子媒介还是以纸质保存，都是记录人生的第一手材料，但是，这些年因为档案的无序和混乱，改变了一些人的命运，甚至是毁掉了他们的一生。有的学生落榜，通过买通学校、派出所，篡改档案、冒名顶替别人考上大学，有的低学历，通过人事部门，伪造档案，变成硕士、博士，走上重要的领导岗位；有的车辆档案被泄露，真正的车主饱受损失。

别以为档案就是那几张薄纸，你寒窗十载，奔波半生，如果没有那几张薄纸就白忙活了。没有档案，也许人生就会颠倒黑白，在我国现行体制下，档案与个人升迁、福利待遇等息息相关，维护公民权利，保障社会公平必须妥善保管好档案。

4 建立好档案管理体系

档案管理体系，是机构依法履行档案管理职责和活动的整体化工作平台。涉及档案管理体制架构、档案人员队伍培养、档案工作机构和工作岗位、档案工作制度和标准、档案信息管理系统、文件材料形成过程控制、文件材料归档管理、档案分类整理和编号标识、档案价值鉴定、档案保管、档案信息资源配置与开发利用、档案信息安全、档案工作数据统计分析等诸多要素的统筹、协调、完善和功能。最大化开展企事业文件运行过程的有效控制，主要是针对企业各类文件材料在产生和使用过程中两个关键性责任者进行的，一个是文件材料形成的责任部门，另一个是文件材料形成的责任人。在实际工作中，我们设计并试行了文件登记和文件积累两项管理制度（细则），效果明显。企业文件数据积累，是指企业各工作岗位任职人员针对自身形成和处理的各类文件数据所开展的规范化留存，此项工作既是各岗位日常工作内容，也是保证文件数据高质量归档的基础。档案积累做到：人人有责，时时有活儿，件件登记，年年整理。企事业档案清理，就是将企业在各项工作中、各个部门（岗位）中产生和处理的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的记录等），进行有计划的排查，并根据文件数据的有关特征将其系统化，从而使企业各类信息数据类有所依，运行线路清晰，相关责任明确，为企业文件数据的归档管理提供准确的数据基础。

档案是历史的真凭实据，是生产活动的参考依据，是科学研究的基础和前提条件，是文艺创作的基础，是大众进行历史和传统教育的生动教材，正因为档案有这么多的作用，所以档案工作既是一项基础性工作，又是一项服务性工作，充分认识档案的重要性和价值，使档案的意义更为重大。