高校教学档案管理及有效利用方式解读

摘 要：本文主要以高校教学档案管理及有效利用方式解读为重点进行阐述，结合当下各所高校规模及师资力量情况为主要依据，首先介绍高效教学档案的基本含义；其次分析高校教学档案管理和利用存在的缺陷；最后说明高校教学档案管理策略及有效利用方式，包括：实现档案一体化和实现档案的网络化、智能化两个方面。旨意在为相关研究提供参考资料。

关键词：高校；教学档案；管理；有效利用

随着社会经济的不断发展，教育体制不断更新，我国高等教育模式发生了相应的改变，教学方向也随之面向大众化。中国高校教育在教学模式、教学方式等方面取得进步，使教育发展机制和教育结构呈现了新变化，加强将教育理念渗透到学校创建的工作中，体现出高校教育教学多样性特点。如今，各所高校将教学作为重点，教学档案就会随之增加，其内容也会日渐复杂，以此，高校教学档案管理工作有待加强。

1 高校教学档案的认识

高校教学档案指在教学管理和应用中具有价值和意义的文字、图片及视频制成的教学文件和教学材料。其既是高校教育教学活动的原始材料，也是教师爱岗敬业、学生努力学习的表现。各高校在教育教学期间都要制作教学档案，为教育教学设定目标，教师依据教学档案内容设计教学的章节和课节，从而有计划的开展教育教学活动。教学档案记录了教学内容、教学活动、教学实践的的相关信息，是提升高校教学质量和整体水平的保障[1]，给高校教育改革、教育制度完善指明了前进方向。

2 高校教学档案管理和利用存在的缺陷

依据我国目前的高等教育事业的发展速度，高效教学档案的管理模式存在不足，其仍然用以往的管理模式进行工作，没有及时按照档案的内容，使用信息技术将其整理，这样不仅会阻碍教学档案管理质量下降，还会影响教学档案内容的有效利用，具体如下：

现有的教学档案管理模式不能跟紧新时代前进步伐，基本流程是先将纸质档案信息传递给有关部门，再由部门筛选提取有价值的内容备档，最后在年末时把相关文件放到学校档案处存档，学校档案处的工作人员对其整合、分类和立档，形成档案文件，只有规模较小的学校才可以顺利完成此项工作。但如今每所高校皆在扩大招生，使得学校的教学文件和档案大量增加，这样就增加了高校方案管理的工作难度。同时，由于学校包含的职能部门、教学单位、教师和学生数量较多，教学内容随之丰富多样，档案工作人员在筛选和提取相关档案文件时就会毫无头绪，没有方向，不能将档案材料具体化、实用化。此外，许多教学文件几乎是以电子文档方式做成的，在年末上交档案时转化为纸质文件，档案工作者在立档时只能手动寻找所需材料，会导致整理水平质量不佳的情况发生，进而影响高校档案的管理效率[2]。

档案管理模式阻碍了教学档案内容的有效利用主要有几个原因：首先管理方式比较传统，如今许多信息科技已经诞生，高校档案有关部门还在用传统的手动式整理档案资料，浪费大量时间；其次能够提取利用的档案资料不够充分，不能体现档案内容的新颖性和多样性；最后档案工作不够严谨，有些高校在查档时将工作交给学生完成，这样学生在没有经验的情况下只能盲目对待，不能有针对性的提取出有效的信息资源，影响教育教学的深化和改革。

3 高校教学档案管理策略及有效利用方式

高校教学档案管理的目标是教学档案信息的有效利用，要想实现这一目标，就要合理利用教学档案信息价值，把信息资源应用在教学和科研工作中。许多高校虽已经采取措施改善教学档案的管理和利用方式，却没有意识到档案管理及应用之间的内在关系，影响档案信息利用率[3]。基于此，各高校在完善档案信息管理和利用方法的同时，结合两者之间的联系引进先进技术，从而找出最佳解决方案。

3.1 实現档案一体化

档案一体化是指依据文件管理和档案管理的信息内容，在不改变文件内容和结构的基础上，将档案的立档过程完整化。文件管理是有效实现档案管理基础，档案管理是文件管理的关键，档案工作者需考虑到两者之间的关系，才会提高档案管理和利用的有效性。档案一体化可以利用管理系统自动对信息进行整理，节省文件的接收、整理和转发工作的时间，不但能够使管理和利用过程简单操作化，还能提高档案信息的准确性。

档案一体化管理模式为高校教学档案管理工作提供便利条件，但教学档案种类繁多，数量庞大，具有多样性和分散性，所以档案管理工作只能由经验丰富的工作者来完成。档案工作者对文件进行针对性筛选，能够有效减少档案的分析和整理工作负担，提升工作质量。第一，教师利用业余实践制作教学文件；第二，档案工作人员依据档案形成要求对其分析、审查、记录；第三，档案工作人员将档案文件发送给档案立档部门，进而完成档案管理工作。在此期间需注意的是，用信息技术制作的电子文件应将原件发送到档案管理的接收器中，在电子档案审查记录后不能进行更改，高校的管理人员在确定信息的有效性后即可立档。此外，档案一体化能够增强各档案工作部门工作人员的协调性、合作性，通过沟通交流，促使部门之间建立和谐融洽关系，进而提高档案管理的有效性[4]。

目前许多高校具有的办公设备及软件，不需置办有效工具就能够实现档案一体化，这对档案管理工作具有十分重要的作用。

3.2 实现档案的网络化、智能化

随着我国高等教育事业的不断发展和强大，使得高效教学档案的利用率日益提升，相关资料显示，我国高校教学档案已引起家长、社会甚至国家的高度重视。以往的手动核查、人工检索不能在短时间内实现高校档案的有效利用，要想改变这一现状，各所高校需实现高效教学档案资源利用的网络化、智能化。高效教学档案的智能化和网络化具有形式上的差异，现实生活中许多人没有分清两者的区别，对其盲目利用，减小了资源的有效利用率。一般来讲，网络化是实现在网络环境的资源共享，将原始资源直接共享到各个平台，其中资源的授权与应用方面受到制约，授权利用可以将数据进行合理分散传播，实现资源的广泛利用。从某程度来说，网络化较为简单和广泛；高校档案的智能化，是在网络化读取数据的基础上进行智能利用。高效教学档案数据的多样性和复杂性影响着档案的有效利用，各高校要想改变这种困难局面，要利用智能化对教学档案资源进行审查和应用，同时结合网络化的全面、新颖、高速等特点，及时对档案资源实施提取、分析、探究和记录，把散乱、复杂的档案信息重新进行整理、审查，档案工作人员要把这项工作视为重点操作的一项任务，切合实际实现高校档案的高效利用。基于此，不仅会提高档案工作人员的综合素质和能力，而且会有效实现档案资源的广泛应用。

4 结束语

综上所述，高校教学档案管理及有效利用对高校的前进发展具有重要意义。国家应采取相关措施对教学水平进行检测，借助先进技术合理对高效教学档案进行筛选、提取、记录和立档，同时做好档案部门相关工作，协调梳理各部门之间的友好合作关系，提高各所高校教学档案管理及应用，不断提升各所高校的教学水平和教学质量。

参考文献

[1]严瑛，杨永洁.加强高校教学档案建设和管理的意义及途径[J].青岛大学医学院学报，2012，48（2）：177-179.

[2]李淑艳.高校教学档案管理的创新模式思考[J].中国科技信息，2005（12）：47-47.

[3]刘俊.高校教学档案管理和利用策略[J].北京教育学院学报，2011，25（3）：53-57.

[4]张晓阳.高校教学档案管理和利用工作的几点设想[J].陕西档案，2009（3）：37-37.

作者简介

刘玲（1974-），女，汉，云南陆良，大学本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。