浅议办公室事务工作的精细化管理

张凡

摘 要：精细化管理是提升国有企业行政管理水平的有效途径，也是铁路施工企业提高施工质量安全运行水平的有效后勤保障。本文聚焦铁路工程公司办公室事务性工作的精细化管理，梳理办公室事务工作精细化管理的思路，分析提出高质量发展时代办公室事务工作精细化管理的路径。

关键词：企业；办公室；精细化管理；高质量发展

精细化管理是公司运行的重要保障。对于公司来说，办公室行政管理部门，精细化管理水平不仅是做好本部门工作的需要，也是保障公司高效运转、提供可靠后勤保障的需要。不论是管理者还是普通员工，都要强化精细化管理意识，确保每项工作有章可循，形成标准化工作流程，为公司的发展提供一流的后勤服务保障。

1 精细化管理的主要内涵和基本思路

“精细化”的思想在我国的传统文化中有不少名人阐述。 “治玉石者，既琢之而复磨之；治之已精，而益求其精也。”这是朱熹关于精细化的思想； “不积畦步无以至千里，不积小流无以成江海” 是荀子的名言；“千里之堤，溃于蚁穴”是韩非子关于精细化的思想，古代思想名家均從不同角度有关于精细化思想的阐述。近代精细化管理的思想，源于发达国家全新的管理理念。现代化管理要求社会分工精细化以及服务质量精细化，以便最大限度地降低管理成本，减少管理所占用的资源。汽车行业风行的“精益化生产模式”，是现代意义上精细化管理的起源，其内涵和要求，就是生产中的每道工序、每个环节，都要用精益求精的态度和认真细致的方法，以最小的投入创造最大的价值。

当今社会，精细化管理时代已经来临，并且从企业生产延伸到各个领域和方方面面。对于办公室工作而言，精细化管理，就是以公司规章制度为基础，围绕提高服务保障水平，运用现代化的管理模式，对各项工作实行精细、准确、快捷的规范与控制，建立标准化、制度化工作流程。新形势下，将企业精细化管理理念融入办公室日常工作和管理之中，是应对国有企业发展新任务、新要求的必然要求，也是全面提升办公室工作质量和服务效能的有益尝试。办公室事务工作的精细化管理，最基本的特征就是注重细节、过程、质量、效果各个方面，专注专业地做好每一件事、注重每一个细节，力求达到精益求精、效果最佳。

办公室事务工作的精细化管理，基本的原则和思路是，要摒弃传统的粗放式管理模式，以提高管理效能为基本目标，用明确具体的、可量化的标准，来取代过去笼统模糊的管理要求，打破经验式管理模式。精细化管理强调每一个人都对工作负责，必须工作到位、尽职尽责，将每一项工作做细、做精，将管理的责任具体化、明确化、制度化。只有把办公室事务工作精细化实施管理，才能达到一种滴水不漏的管理境界。

2 办公室事务工作精细化管理的方向和重点

1）要在增强精细化意识上下功夫，提升队伍专业素养。精细化管理首先要求每一位办公室成员都要形成精细化管理意识，都要把重视细节作为基本的工作修养和工作态度，形成精细做事、严谨细致、一丝不苟的工作作风。在具体工作中，一定要善于发现细节，做好“细”、“精”、“实”的文章，在关键点、衔接点上狠下功夫。一定要树立起精益求精的工作态度，通过办公室人员整体素质的提升，保障精细化管理得到顺利实施。办公室人员必须加强学习，积累经验，政治素质要过硬，工作责任感要强，办事效率要提高，形成专业的知识和丰富的工作经验。一定要有任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献的精神，把精细化管理要求落到实处。

2）要在规章制度建设上下功夫，建立科学的考核评议机制。推行办公室精细化管理的核心是流程化、标准化。要立足岗位职责抓制度建设，立足管理薄弱环节抓制度建设，优化工作流程，完善工作体系，要采取针对性措施，不断提高服务效能。通过完善规章制度建设，形成高效有序的工作氛围，避免人为因素，减少工作随意性。注重抓好管理制度的落实，坚持按制度办事，按制度管人，规范办公室的事务管理和服务行为。要进一步建立健全考核评议机制，科学设定目标体系，做到定量考核和定性考核相统一、综合考核和专项考核相统一，实现考核公平公正。抓好考核结果运用，奖优评先、职务晋升都要以考核结果为主要依据，考出工作动力、考出工作水平，考出服务效率，促进各项工作上水平。

3）要在打造精细管理文化上下功夫，提升办公室整体战斗力。推行精细化管理，精神和文化因素在办公室工作中具有独特的作用。要注重弘扬奉献精神，形成文化氛围，充分发挥发挥精神和文化在办公室管理工作中的作用。要通过加强办公室人员思想和素质教育，形成大家都自觉认同的价值理念。办公室工作人员要勤于服务，要乐于奉献，始终做到围绕中心、服务大局，始终做到雷厉风行、严谨细致，形成精神化管理的独特文化氛围。要把精细化管理当作办公室工作的基本工作要求，作为大家共同追求的精神境界，让每个人都把精细化管理融入办公室的工作和日常生活当中，在工作实践中陶冶情操，努力创造一流的工作业绩。

4）要在教育培训上下功夫，形成标准化工作流程。要采取和参加不同形式的培训，使办公室人员了解公司整体情况，熟悉公司各方面业务，不断提高业务能力和素质，这样才能更好地做好办公室事务管理工作，更好地为公司发展服务，推进精细化管理的深入开展。要定期对工作流程进行梳理、修改、完善。首先，结合工作实际查漏补缺，重点发现制度在执行中需要补充完善的内容，及时提出进行修改。其次，进一步规范办公室事务性工作业务流程，科学进行业务工作分类，形成事前预判、事中监控、事后反馈的闭环管理机制。第三，制作相应的业务流程图，在实际工作中对照落实执行，抓好业务流程的落实到位，实现精细化、规范化管理效果。

5）要在工作创新上下功夫，敢于打破固有模式。办公室工作一般认为很难创新，也不适合创新。但在新形势、新任务、新要求下，固守原有模式，即使效率再高，也达不到应有的效果。现在往往规章制度都有，大家也都能遵守，但整体工作往往始终达不到理想效果，甚至受到其他部门的批评。因此要及时查找工作中的问题，创新性地来开展工作，在工作实践中不断总结提升经验做法，这对于提高办公室工作精细化管理的实效至关重要。

总之，精细化管理是提升办公室服务水平的关键一招，，保障公司运转高效的重要措施。精细化管理的实质是制度化、标准化，核心是增强精细化管理理念，养成精细化工作习惯，让精细化管理措施落实到各项实际工作中去。

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