大数据时代文书档案管理工作高效性的探讨

摘 要：社会各个主体交流愈加频繁的现阶段，文书档案信息已经成为单位发展进程中尤为关键的因素。在现代化和科技化的社会，单位怎样才能对文书档案中的信息进行有效整合，确保这些信息资源更好地发挥信息基石作用，是社会各界尤其是档案管理学界广泛关注的重要课题。随着对文书档案研究的愈发深入，加之信息化技术融入各行各业步伐的加快，单位进行战略规划愈发的依赖于信息资源的挖掘与信息分析，而信息化技术则为这一块提供了技术基础。笔者详细阐述了文书档案管理与信息化技术的融合，以期为文书档案管理提供新的研究思路。

关键词：文书档案管理；信息化；硬件设施；人才建设

单位文书档案记录着单位的创立、发展、生产以及各项工作的开展状况，是对单位各项信息最完整、原始的载体，也反映了单位在发展过程中作出的决策情况，是单位发展史和管理史中非常重要的一环。不同单位工作领域以及工作性质的不同，决定了文书档案管理相对复杂，文书档案管理的形式和内容也十分多样。在大数据时代，单位如何利用信息化技术赋予文书档案更多的灵活性，减少文书档案的复杂性，进而使文书档案管理利用效率达到理想的效果，是档案人员亟待解决的难点。

1 文书档案管理信息化概述

所谓文书档案信息化，就是在法律和政策的框架下，运用现代化档案管理理念以及现代信息技术，对单位的产生的各种信息进行处置、归档、管理和利用的一种文书档案管理模式。换句话说，文书档案信息化与传统文书档案管理最大的不同在于是以档案信息为重心，还是以档案实体为中心[1]。文书档案信息化是一个繁琐的系统化工程，这一系统化工程需要不断的利用各种数据化技术和信息化技术对文书档案进行加工，使各种信息资源变得更为集成化，进而极大提高本单位的档案管理现代化水平。

1.1 文书档案管理信息化的实质

文书档案信息化中的“信息化”实质上指的是“信息化技术”。这是支撑文书档案信息化的物质基础和技术基础。从深层意义上来讲，文书档案信息化是对文书档案利用的进步，使档案管理人员能够利用信息化技术获得信息资源并传递信息资源，实现社会资源的再加工。在文书档案信息化建设过程中，档案管理人员通过对文书档案进行加工，能够使信息资源变得更为集成化和资源化，追求更为高效的价值目标。

1.2 文书档案管理信息化建设的战略目标

文书档案信息化建设的总目标是实现我国档案事业的现代化，达到“信息资源高效化”和“信息资源共享”的目的，这就决定了单位在开展文书档案信息化建设时要朝着这个目标努力。由于单位实际情形的不同以及对文书档案信息化认识上的偏颇，各个单位在具体开展文书档案信息化工作时也就出现了的不同的情况，面临着不同的挑战。其中较为典型的就是不分单位过于强调信息技术的运用，而忽略了档案管理知识；或者是部分单位过于强调利用信息化对文书档案进行管理，而忽略了利用信息化技术对文书档案进行利用。

2 文书档案管理信息化存在的不足

2.1 软硬件设施的双重缺乏

单位要实现文书档案信息化，需要依托于现代化的软硬件设施。由于缺乏对文书档案管理的正确认识，很多单位仅仅配备几部计算机，让档案管理人员将日常产生的信息资源录入到计算机当中[2]。这种做法使文书档案信息化管理流于形式，浪费财力物力的同时，也不能真正挖掘文书档案信息化管理所应有的作用。一方面，文书档案信息化不是单纯的将信息资源转化为数据资源后进行存储，而是要通过信息化技术开发信息资源，使文书档案能够更好地为单位服务。而文书档案的高效利用离不开软硬件设施的支撑，部分单位在软硬件投入上不足，导致软硬件设施不能跟上时代的步伐，在缺乏高速扫描仪、档案管理联网系统等软硬件设施时，单位很难实现文书档案管理的高效化。另一方面，很多單位不能及时组织人员对各种软硬件设施进行维护，硬件设备老化陈旧，软件设施无人管理，给文书档案管理信息化工作带来了很大的困难。总而言之，软硬件设施的落后会影响档案管理人员的工作体验，信息资源的作用不能完全发挥出来，信息化建设步伐面临着重重障碍。

2.2 专业人才队伍建设滞后

随着信息技术更新换代步伐的加快，部分地区档案管理人员综合素质与文书档案信息化工作的全面开展脱轨。这里既有知识结构不完善，知识结构与时代脱节的因素，也有自身思想意识转变较慢的因素。很多单位不能针对本单位的人才结构和现状有针对性的安排培训，制定合理的培训计划，这就导致档案管理人员的知识结构愈发的不能适应时代的发展需求。在单位工作时间较长的工作人员习惯了纸质档案的管理模式，文书档案管理经验也较为丰富，但在信息技术的掌握上却不足，难以熟练的使用各种软硬件设施。在单位工作时间较短的工作人员虽然能够娴熟的运用各种软硬件设施，但是在缺乏工作经验的情形下，也难以高效的处理各项文书档案管理工作。

3 提升文书档案管理信息化效率的路径

3.1 完善软硬件设施

一方面，单位要将信息化建设纳入到战略发展规划当中和议事日程当中，从宏观上为信息化建设保驾护航，增加资金投入比重。在硬件投入上，要保障硬件的先进性，购置高速复印打印一体机、高速扫描仪、光盘刻录仪以及高像素摄像机等硬件设施，夯实信息化建设的物质基础。同时，要加强对软件的开发，开发属于本单位的软件系统或者信息平台，建设文书档案数据库，为实现文书档案信息资源共享奠定基础，强化文书档案的社会服务功能。另一方面，单位要立足长远，在购置软硬件设施的时要确保该设施能够使用较长时间，避免因信息技术更新过快而导致设施过快淘汰，合理节约资金。

3.2 加强人才建设

专业人才队伍是决定文书档案信息化建设工程能否落实、能否成功的关键性因素[3]。文书档案信息化建设工程需要的是复合型人才，仅靠单一的管理知识或者单一的管理技术很难满足信息化建设的需要。一方面，单位在引进人才时要关注人才的知识机构、专业机构和年龄结构，使刚迈向工作岗位的工作人员能够尽快的适应文书档案信息化建设的需求。 同时，单位要建立健全竞争机制，科学合理的进行岗位安排，充分发挥档案管理人员的主观能动性，营造良好的竞争氛围，做到人尽其才，进而形成凝聚力和战斗力。另一方面，在岗位培训和人才培训层面，单位要通过一系列措施来进行完善，通过组织一系列的培训活动，有针对性的更新档案管理人员的知识结构。同时，单位也要鼓励科研和技术创新，鼓励档案管理人员运用新思想和新技术进行文书档案管理，营造良好的学术氛围，通过科研争取得到国家有关部门的科研经费支持，进而培养出具有创新意识的档案管理人才。

4 结语

在大数据时代，信息资源被数据化之后成为一项可持续发展的重要资产，单位对信息资源的利用效率越高，其进行决策时就有更多的参考依据，各项工作的开展和落实就会更加有成效。从单位长远发展的角度出发，利用信息化技术深度挖掘潜藏在单位文书档案中的价值，是未来文书档案管理工作的发展方向。同时，随着文书档案数量的增加以及结构类型的日趋多样化，传统的档案管理模式已经不能与现实的工作需求相匹配。正是基于这样的环境，档案管理人员探讨大数据技术以及信息化技术显得更为有意义。笔者相信经过政府、单位和社会各界的努力，我国文书档案管理工作会有一个质的飞跃。

参考文献

[1]侯卫元.转变思维，谋求创新——大数据视野下档案管理思维转变的“四核心”要素[J].科教文汇（下旬刊），2018（06）：191-192.

[2]刘雅伟.浅析大数据时代简约档案管理工作的重要性[J].价值工程，2018，37（21）：15-16.

[3]王林娜，孙智宏.大数据背景下的档案数据安全存储与管理[J].教育教学论坛，2018（29）：14-15.

作者简介

黄爱华（1983-），女，壮族，广西来宾，本科，毕业于桂林理工大学，助理馆员，研究方向：档案系列。