浅析信息时代下档案管理工作的创新

张孟

摘 要：随着社会的不断发展，信息资源管理体系也在逐步的健全完善。因此作为信息资源管理体系当中的重要内容，档案的管理工作对于推动企业创新改革以及国家社会经济发展具有重要的现实意义。为了顺应信息化建设的时代号召，档案管理工作也需要进一步的改革，依照社会发展趋势转变传统管理模式，实现档案管理工作的创新发展。因此，本文将针对信息化时代下档案管理工作的创新进行深度分析和探讨，对在创新过程中所面临的问题和对策进行剖析，期望能够加快档案管理工作的信息化建设进程。

关键词：信息时代；档案管理；创新；对策

当前信息化时代的快速到来让我国的档案管理工作面临着更大的挑战，这对我国的档案管理工作提出了更新、更高的要求。因此档案管理工作要想和时代同步发展就必须开拓创新，实现管理工作由人工化向智能化的转变，并且通过对各项资源的高效整合，建立起自动上传以及归档的工作程序，让工作人员可以及时获取档案信息，提升工作效率。同时也可以快速便捷的为人们提供信息，满足当下信息化社会人们的需求，从而突破了传统档案的限制。因此目前对于档案工作来说，信息化建设是它的重要的转变途径，是档案工作的创新需求，同时也是信息时代背景之下能够帮助档案管理工作与时俱进的一个必要手段。

1 信息化档案管理工作的概述

信息化档案管理工作，顾名思义就是通过现代的网络技术，基于信息科学技术，将档案管理工作和互联网有效结合在一起。通过将现代信息技术贯穿在档案管理的整个过程中，对所需要的数据资源进行有效的搜集和整合，能够更加方便的进行使用，为人民和国家进行服务。其实也就是转变了档案管理工作的工作模式，实现了从以实体保存为主要部分的传统管理向现代化、数字化的管理方式的转变。

信息时代下档案管理工作包含四个内容：首先是基础设施的建设，在建设的过程当中，档案管理工作需要充分利用信息化的资源平台，并且加强和当地企业，政府部门的联系沟通，加强联动，从而能够形成一个有序分级的信息化管理体系。其次档案管理工作还要注重建设档案信息化管理的准则规范，根据现有的通用规范，层层推进，逐步形成适合国家国庆的档案信息化管理的标准规制。此外针对资源管理建设，信息时代的档案管理需要对各个档案的管理资源进行有效的整合，同时还需要逐步建立起一个数据丰富的档案管理中心方便管理工作的有效开展。最后还有对系统软件的开发，在开发的过程当中要不断提高系统软件的高效性和综合性。

2 信息时代下档案管理工作创新面临的问题

2.1 服务理念落后，工作人员专业素质不足

随着信息化建设的不断推进，档案管理的服务对象范围也在不断扩大，但是相应的工作人员的服务理念却没有得到提升，涉及到一些社会经济，国家安全的档案服务工作还存在着一些缺陷，服务方式的滞后在一定程度上限制了档案管理工作的信息化推进，此外，工作人员的专业素质也会影响到管理工作的有效开展。工作人员的专业素质普遍不够，因为自身的专业能力没有得到考量和评测，所以在日常的工作当中，这些工作人员可能无法满足大众的需求，服务不够全面，一直依靠传统的管理理念和管理方式，自身技能不能进一步拓宽，工作效率也就会变得低下，在很大的程度上限制了档案管理工作的

发展。

2.2 普遍存在信息共享壁垒

目前，我国档案管理仍然没有一个统一的规范，在对软件的使用说明上仍然是一片混乱。同时应用硬件也没有能够发挥出应有的效果，档案信息无法做到资源的共享，各个部门之间普遍存在着信息共享壁垒，档案信息管理各自为营。由于整个流程未形成一个系统化的管理，所以信息资源之间的共享也就显得特别少，而且在档案的管理工作中，不同部门之间的层级关系也让信息壁垒逐渐加深，同一个管理对象需要经过多个部门的顺序审批才能应用，这也在一定程度上降低了工作的效率，影响的是档案管理信息化建设的进程。

2.3 管理制度落后，管理系统不科学

由于中国的档案管理工作信息化建设也才刚刚起步没多久，所以有一些地方还是沿用的传统的档案管理模式，这种模式重藏轻用，整个模式都是围绕着一成不变的“接收档案——保存档案——查阅档案——收回档案”这个流程来开展服务的。这种传统模式很难适应时代的要求，落后的管理制度在实际的工作当中会影响到工作展开。另外，传统的档案管理系统是静态文件保管基地，它是以案卷为单位来进行管理，这种管理系统不仅死板，而且工作量巨大，实在不符合如今信息化的发展背景。

3 信息时代档案管理工作创新问题解决策略

3.1 创新管理工作思维，提升管理人员素质

档案管理人员不仅要加强自己的专业能力培训，熟悉档案的业务流程，掌握相关的系统操作和使用维护步骤。还要对社会经济的趋势发展有着正确的判断，能够对档案的获取和管理进行综合整理以及分析，同时能够改进自身的服务理念，根据不同的服务对象合理安排工作，并加工出信息为社会服务。同时档案管理人员也要能够进行独立的思考，独立思考能够帮助管理人员突破传统模式的束缚，能够积极主动的投身到管理当中来，从而能够及时发现问题并且可以提出创新性的建议。同时，管理人员还需要有较高的政治素养，鉴于档案的特殊性，所以档案的管理人员必须具备高度的使命感和责任意识，要坚守职业道德，保持档案的真实性，恪守原则，将维护档案的安全作为自己工作的最高使命。

3.2 规范统一行业标准，实现信息共享资源

首先要将档案管理的内容和范围逐一明确下来，采用统一的档案管理系统，统一的数据格式以及檔案著录格式。通过建立中心枢纽来负责对所有文档的系统运作，档案的所有步骤都通过此处进行传递，全程进行跟踪管理，让每一个环节都能够跟着预定的流程进行，形成一个程序化的工作流程，这样就可以帮助建设一个规范化的系统工程，从而能够实现信息资源的共享。另外可以尝试将相关管理职能部门的工作模式由管理型向服务型进行转变，从而可以将之前需要进行层次审批的流程变成同时进行的协同服务，这样就能够大大加深各部门之间的交流与协同作用，进一步帮助打破信息共享的壁垒。

3.3 利用科学档案管理系统，完善管理制度

有效开发利用档案管理系统，可以尝试着将档案管理作为一个信息的传输中心，通过电子档案形成以数据为单元的随机存储。档案的编目整合也会是以1每份文件为单位来进行管理，充分利用计算机庞大的数据计算量和网络技术健全电子文件和资料管理制度。这样一方面可以减轻工作人员的负担，提升工作效率，另一方面也会避免档案数据的遗漏以及丢失。此外，还需要完善管理制度，对档案信息的集中统一管理是最主要的一个方式，由于信息化技术的发展，档案管理可以和信息技术高度结合在一起，保证各个部门都能够纳入统一的档案信息自动化的系统管理当中，这样就能够提升管理效率，加快各个部门之间的协作效率和资源的获取速度。

4 总结语

随着信息化时代的到来，作为人们社会信息资源的重要部分，档案的管理也显得格外重要。通过利用信息技术的发展来进行档案管理，从而能够为社会和大众提供所需的信息资源，与时俱进，更好的服务于经济建设和文化建设，这也是信息时代档案人所要追求的一个目标。

参考文献

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