试论电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理

屈若卿 贾欣 杜颖

摘 要：信息技术的发展，电子档案应运而生。电子档案的出现转变了原有的纸质档案管理制度与方法，对纸质档案管理工作带来了不小的冲击，使得档案管理工作出现了电子档案和纸质档案并存现象。本文将对电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理进行分析和探究，希望为档案管理人员的日常工作提供一些帮助。

关键词：电子档案；纸质档案；档案管理

档案管理的发展趋势是信息化与电子化，然而受到档案性质、保密要求以及技术条件等多种因素的限制，当前很多文件仍是纸质档案的形态。在电子档案和纸质档案的并存阶段里，如何做好档案管理工作是档案管理人员需要思考和探索的问题，而且应通过适当的方式对两者进行协调管理。

1 完善档案管理制度和标准

档案载体的更新与档案管理的智能化，对档案信息的标准与规范提出了更高要求。数据质量对档案信息系统质量起到决定性作用，因此，应对数据的格式标准进行设置，如相关著录规则、标引规则等。在新型档案载体普及后，亟需完善档案管理的标引标准、著录标准、统计标准等业务标准，而且多媒体设备标准、档案信息储存格式标准等都需要不断地完善和改进。一直以来，档案管理使用的都是纸质档案，管理人员在档案管理过程中已经形成系统的管理理论、经验、方式及制度。在出现新的档案载体后，这些理论与制度被完全打乱[1]。因此，应将建立新型档案管理制度提上日程，确保其涵盖电子档案的利用、保管、鉴定、整理以及归档等多个环节，还应完善电子档案相关法律法规，确保电子档案的法律地位与真实性。

2 建立健全电子档案管理体系

纸质档案将纸张作为档案的载体，这种管理模式和方法历经多年的实践，充分证明了其可行性，而将这些纸质档案的管理模式和方法应用于电子档案的过程中，可能只适用一部分，而另一部分却无法适用。因此，应建立电子档案管理标准，健全电子档案管理体系。由于电子档案具有一定的特殊性，在具体的管理方法与管理环节上需要进行适当调整。按照过去的档案管理流程，通过多个环节来完善整个系统，确保档案管理的过程一环套一环，层层相扣，并根据纸质档案进行管理。值得肯定的是，电子档案对档案管理工作产生了巨大影响，使档案管理的方法和内容都产生巨大变化。从管理方法来看，档案管理的许多环节通过计算机就可以完成。从管理内容来看，收集电子档案时应使其完整度得到保证。同时，应有侧重点地对电子档案进行鉴定。电子档案具有较强的易修改性，使得档案的伪造和篡改十分容易，而且不会留下痕迹，因此要把鉴定真伪作为鉴定工作的工作

重心。

3 提高档案管理人员综合素质

档案管理人员长期对纸质档案进行管理，使得这种管理模式与方法已经根植于档案管理人员的意识深处，对于新型的电子档案，档案管理人员应做好充足的准备，摒弃传统的档案管理思维，更新现代化的档案管理观念，将电子档案当做档案的重要组成部分，合理的进行管理。同时，对于电子档案给纸质档案带来的冲击，档案管理人员应努力增强自身素质，不断丰富专业知识。档案管理人员不但要有充足的基础知识，还要掌握一定的外语知识及计算机技术。在学习计算机知识时，不能仅学习其皮毛，还要深入了解计算机的开发利用与信息管理方面，应熟悉在管理电子档案各个环节的过程中计算机操作方法。因此，伴随档案管理工作中信息技术的发展与更新，管理人员的综合素质也应尽快提高，不断充实自己的档案管理知识，调整档案管理方法，从而使档案管理工作能够顺应时代的发展，增强档案管理的质量与水平。

4 加强档案保管基础设施建设

电子档案与纸质档案都有其具体的物质形态，应通过基础设施和条件的完善确保档案的安全。案卷是纸质档案的最小保管单位，需要库房、档案装具、卷盒、卷皮等保管条件与相应的保管设备。纸质档案能够存储的信息量相对较小，会产生很多案卷，时间越长，纸质档案就会越多，对库房的存储带来了很大的压力，档案库房紧张成为档案管理工作的巨大阻碍[2]。电子档案的出现有效解决了这一问题，电子档案主要使用光盘、磁带、磁盘等存储介质，在存储档案信息时以光盘为主。一个五寸的光盘大约能够存储三万至四五万页A4大小的文稿，加之信息压缩技术，光盘的存储能力能扩大十倍。使用光盘来存储电子文件，不仅存储的电子文件多，而且保管时只需要很小的空间，对于保管装具也没有过多的限制，在减少档案库房压力的同时，也大大节省了人力与财力。

5 更新档案管理工作理论

电子档案的广泛应用，不但影响着档案管理的实践，还影响着档案管理的理论。在研究档案管理理论时，要充分考虑科学技术对档案管理产生的影响，并构建新的档案管理理论，使其不断地完善与丰富，档案管理人员还应将发展和创新作为档案管理理论的研究方向。

6 结语

总而言之，电子档案與纸质档案并存阶段的档案管理工作是十分重要的。因此，为了更好地进行管理工作，应完善档案管理制度和标准，建立健全的电子档案管理体系，提高管理人员的综合素质，并加强档案保管基础设施建设，从而有效整合电子档案与纸质档案，发挥各自优势，推动档案管理工作的平稳发展。

参考文献

[1]王鹏，范智新.新形势下加强高校院系档案管理工作的思考——以华中科技大学生命科学与技术学院档案室为例[J].兰台世界，2018，（07）：58-60.

[2]侯卫元.转变思维，谋求创新——大数据视野下档案管理思维转变的“四核心”要素[J].科教文汇（下旬刊），2018，（06）：191-192.