地勘单位文书档案数字化的建设

莫艳

摘 要：地勘单位在工作开展中，文书档案是整个工作的重点其保密性关系着整个单位的工作实施，因此必须对文书档案管理的手段及技术进行优化发展。随着网络技术的大面积普及，文书档案数字化的建设已被部分地勘单位应用实施，为了更好的实现数字化建设的普及性对其进行分析研究，具体如下。

关键词：数字化建设；文书档案；地勘单位；分析研究

近几年，随着地勘项目的批量性增加，传统老套的文书管理方式及手段已经很难满足现在的发展局面。因此必须结合实际对现存的管理缺陷及技术应用进行完善整改，将更先进的更简便的文书档案数字化建设应用到实际工作中来，从而更好的提高管理效率及工作效率。

1 文书档案在地勘单位的现状及数字化建设的意义

1.1 文书档案在地勘单位的现状

虽然信息化技术已普遍应用，但部分地勘单位任使用传统的方式对纸质文书档案进行归类整理，导致在各地勘单位文书档案管理上出现各式各样的问题。最常见的有：1）在行资料整理或查找时比较费时；2）遇到潮湿地段资料会出现受潮现象；3）随着时间的不断推移档案资料越堆越多所占空间也会越来越多，而且地段分布不同，资料归类整理也不尽相同，这就导致管理所需成本要相对高额化；4）现如今还有很多地勘单位对于资料管理重视度不是很高，没有专门的档案管理部门，导致在文书整理上比较混乱，容易出现丢档或泄露内部档案资料的现状[1]。因此必须对文书档案的管理进行加强改善，将更多新科技新手段应用到现有管理技术之上。

1.2 应用数字化建设的意义

综上述得知，传统的文书管理方法存在很多显性及隐形的问题，因此有必要对传统管理方式进行变革完善，将数字化建设应用到地勘文书档案管理中来，不仅能解决现有的问题还能使现有的文书档案管理手段更加完美，因此应用数字化建设的意义就显得非常重要。该意义主要体现在：1）替代传统化缩短与现代信息科技之间的距离；2）文书档案管理的安全性及工作效率性得到了提升改善；3）积极响应了国家相关档案管理机构颁发的各项数字信息化建设的要求。总之，在科学技术的不断提升下，为了保证后期资料的真实可行性需对文书档案的管理进行创新完善。

2 数字化建设的措施及内容

2.1 建立完善的管理系统

想要将数字化建设在地勘单位文书档案管理中更好的应用实施，必须建立完善的档案管理体系及管理系统。这就需要上级管理层领导对其进行重视，制定相关的管理体系，并且引进先进的计算机数字化设备，建立数据库系统，从而提高整个数据管理的工作效率及数字的精准性。进行系统数据录入时需对管理人员进行心系统的培训，从综合角度出发不仅要对系统操作进行专业的指导培训，对于工作者的责任心与耐心也许进行培养完善，确保工作质量[2]。同时将资料数据录入系统时，为了保证资料数据的准确程度，可借助扫描系统对文书档案进行扫描录入，慢慢将其添加至计算机系统之中，该操作简单且节约时间而且在进行档案校对时容易对漏掉的文档进行及时的填补

完善。

2.2 建立独立的网站系统

管理系统逐渐添加完善后，为了实现全网资料鉴定查询就需要对网站系统进行初步建立及完善。主要是对文档资料进行共享模式的实施，这就需要技術人员将网络信息技术应用到其中，实现资料共享模式，从而提高地勘单位文书数字化建设的真正实施[2]。在建立网站系统时需要与相关政府人员进行干预沟通，在取得独立网络系统权限后开展实施网络共享，为了更方便后期工作者对档案资料的查询应用，须慢慢完善资料查询方式。如根据项目类型查询或根据区域范围进行查询，总之完善查询方式提高工作者系统操作水平可以更好实施网站系统的作用。

2.3 建立合理的监管体系

科学合理的管理体现可以提高工作效率，在建立好管理系统及网络系统之后需建立合理的监管体系，只有这样才能提高文书档管理的质量，提高地勘单位的整体工作效率。因此在进行科学合理的监管体系建立时须做到以下几点：1）确保原文档资料信息录入的真实性；2）在进行数字化文书档案系统建立时对电子文件进行监管完善，重视录入及收集方式；3）文书档案数字化系统在投入使用后，工作人员需对使用过程中出现的问题及不足之处进行记录反映，为系统技术维修人员提供系统优化依据，从而更好的提高整体工作效率[3]。

3 数字化建设在文书档案应用中的注意事项

3.1 保管原文件确保依据性

地勘单位文书档案形式多样化，实施电子档案录入时须对各个档案进行拆档录入会出现不同程度的混乱现象，尤其是在传统书面性文档管理之下。稍不留意就会出现错录、漏入的情况。因此，工作者在进行电子文档录入时必须建立完善的录入措施。如实施两人一组协作录入，或根据档案时间或类型分批录入等，在进行原文件录入时可对同一档案袋里的内容进行编码录入，这样在进行原文档电子扫描时可以减少混乱现象，提高扫描件质量。

3.2 加强文书档案检查保证质量

想要确保文书档案质量，加强初审、复审环节是最有效且最关键的途径之一，因此必须注重该环节的实施。在进行文书档案核对时必须对这几点进行严密的校验核对，扫描图像的清晰度包括数字、文字、图标等；整个文档是否完整，包括文档排序是否正确、有没有漏件等，从而更好的体现文书档案数字化建设实施。

3.3 做好保管工作实现保密性

文档资料是整个地勘单位的重要文件，因此必须对保密性进行严格的把控管理。如对高密性的文档进行加密管理或设立专门的管理人员进行管理，对于纸质文档直接采取保险柜管理或成立专门的档案室。只有这样才能更好做好文档保密性，确保资料信心不会外漏[4]。

4 结束语

总之，随着竞争局势的日益增加，地勘单位对于文书档案管理工作越来越重视。想要将数字化建设更好的应用与各个地勘单位文书档案管理中，需结合实际情况对文书档案管理措施及管理技术进行不断的完善改进，更好的适应信息化时代的发展，实现优质化工作效率。

参考文献

[1]李晓彤.地勘单位文书档案数字化的建设研究[J].现代企业文化，2017（14）：104-104.

[2]李亚琴.探析地勘单位档案数字化管理的路径[J].大陆桥视野，2016（14）：42-42.

[3]张帆.浅析建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].现代经济信息，2017（2）：444-444.

[4]樊艳霞.对新形势下地勘单位档案管理工作的几点体会[J].办公室业务，2016（20）：148-148.