信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新探讨

杨静

摘 要：在进行办公室文书档案管理工作的时候，对各类文书档案进行收集、整理和利用，能够为办公室人事管理提供有利依据，对办公室人事管理的顺利进行起着较好的促进作用。在信息社会背景下，想要发挥办公室文书档案管理工作的整体作用，使办公室文书档案管理工作更具有规范性，就必须要加强对办公室文书档案管理工作的改革及创新，采取有效措施对其进行改进，为办公室文书档案管理工作的进步和发展提供有效参考依据。

关键词：信息社会；办公室文书；档案管理；措施

随着我国科学技术的迅速发展，各种新技术被应用到人类生活和生产中，给我们的日常生活和工作带来较大改变，这也促进了信息技术在各行各业的普及化应用，使我们的信息交流效率得到有效提高。面对信息化社会背景，办公室文书档案管理工作亟待改进，需要对办公室文书档案管理工作的现状进行深入分析，根据实际情况对其进行合理改进，使其能够更加适应时代发展的要求，为办公室人事管理工作提供更好的信息支持，有效促进办公室文书档案管理工作的科学

发展。

1 信息社会背景下办公室文书档案管理的现状

1.1 对信息化技术的认识程度较低

虽然信息化技术逐渐被应用到各个行业领域中，但人们对新事物的出现需要一定的适应时间，对于一些年龄较大的档案管理人员存在较大的应用障碍，无法充分发挥信息化技术在办公室文书档案管理工作中的功能效用[1]。由于部分档案管理人员对信息化技术的认识程度较低，没有充分认识到信息化技术在办公室文书档案管理中的作用，不愿耗费过多的时间对信息化技术进行研究，这不仅影响到办公室文书档案管理工作的信息化建设，也阻碍了办公室文书档案管理中信息化技术的进步和创新。

1.2 数字化文书档案的安全性较低

就目前来看，我国办公室文书档案管理的信息化水平较低，在安全保障系统方面存在严重的缺失现象，导致信息化档案管理系统处于高风险的网络环境中，很难保证数字化文书档案的安全性[2]。面对这种情况，很容易受到多方面因素的不利影响造成档案丢失和泄漏等状况，比如遭到外界网络攻击或是网络病毒等等，既影响了档案管理系统的安全运行，也威胁着数字化文书档案的安全性，难以实现对数字化文书档案的安全传输和共享，不利于文书档案管理工作的顺利

进行。

1.3 档案管理人员的培训力度不足

档案管理人员作为文书档案管理工作的主要参与者，其素质水平直接影响着文书档案管理工作的整体效率，若是档案人员缺乏良好的信息技术应用能力，将直接影响到文书档案管理工作的顺利进行[3]。面对这种情况，就必须要做好对档案管理人员的培训工作，使其能够正确处理各种问题，有效保证文书档案管理工作的整体效果。然而就实际情况来看，我国对档案管理人员的培训力度较低，很难发挥培训工作的整体作用，导致档案管理人员在进行实际工作中，常常出现失误、违规等不良现象，严重影响了办公室文书档案管理工作的效率和质量。

2 信息社会背景下办公室文书档案管理的改进措施

2.1 提高对文书档案管理的认识

在信息化社会的持续发展背景下，信息化技术逐渐被各个行业所重视，不仅是提高我国社会生产力的重要途径，也是提高办公室文书档案管理水平的关键手段。想要促进办公室文书档案管理工作的进步和发展，使办公室文书档案管理工作更具有实效性，就必须要提高档案工作人员对信息化技术的认识程度，增强档案管理人员的文书档案管理意识，并根据办公室文书档案管理的内容和要求对信息化技术进行灵活运用[4]。同时，为发挥信息化技术在办公室文书档案管理中的作用，也要合理增加对文书档案管理工作的投入成本，以此确保办公室文书档案管理工作的信息化建设得以顺利进行，有效实现办公室文书档案管理工作的数字化和信息化，有效提高办公室文书档案管理工作的整体水平。

2.2 建立完整的信息化档案管理平台

为提高办公室文书档案管理工作的整体效果，使办公室文化档案管理更加严密花和科学化，使文书档案管理工作得以顺利进行，必须要及时建立完整的信息化档案管理平台，以此提高文书档案管理工作的效率和质量，使数字化文书档案的安全性得到有效提高。同时，也要重视档案信息处理系统的建设，以便能够对传统档案资料进行数字化转换，对其进行快速分类和整理，有效确保数字化文书档案的准确性和完整性。其次，为确保数字化文书档案的整体质量，杜绝数字化文书档案出现丢失和破坏等情况，档案管理人员也要及时建立多个存储系统，比如在利用档案信息系统进行档案存储的基础上，选择移动硬盘、传统纸质载体对重要的文书档案进行备份，使文书档案的安全性得到有效保障，为办公室文书档案管理工作的顺利进行提供有利

基础。

2.3 改变传统档案管理方式

在以往的办公室文书档案管理工作中，常常会出现档案登记不明等情况，对办公室文书档案和人事信息的安全性造成较大威胁，导致办公室的职能作用无法得到充分发挥。面对这种情况，就必须要及时对办公室文书档案管理方式进行改变，使办公室文书档案管理工作更具有合理性，使其能够满足办公室工作的各项要求。首先，在进行办公室文书档案管理的时候，要明确相关责任人，准确了解文书档案的流动情况，以此减少档案管理工作中的责任推诿现象。其次，要及时建立科学的分工体系，及时明确各个工作人员的岗位职责，使办公室文书档案管理工作中的职权交叉问题得到有效解决，有效减少档案管理工作中的交叉和重复性工作，使办公室文书档案管理工作的目标得以顺利完成。

2.4 提高档案管理人员的综合素质

作为办公室文書档案管理工作的执行者，档案管理人员的素质水平直接影响着办公室文书档案管理工作的整体效果，做好对档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员的综合素质，不仅能够有效实现办公室文书档案管理工作的改进目的，也能够为办公室文书档案管理工作的进步和发展提供有利基础，有效减少不利于办公室文书档案管理工作的人为因素。首先，在进行档案管理人员的培训工作时，要根据办公室文书档案管理工作的重点和难点确定培训内容，确保档案管理人员能够准确把握工作范围和重点，继而对办公室文书档案进行针对性、有效性的收集和整理，避免在办公室文书档案管理工作中出现档案缺失等不良现象。其次，应积极组织开展技术交流、技术讲座及会议讨论等活动，通过多种渠道为档案管理人员提供更多的学习机会，使档案管理人员能够形成良好的自我强化意识，不断提高自身的业务能力，为办公室文书档案管理工作的顺利进行提供有利支撑。

3 结语

综上所述，为促进办公室文书档案管理工作的进步和发展，使其能够更加适应信息化时代的发展要求，应积极提高对文书档案管理的认识、建立完整的信息化档案管理平台、改变传统档案管理方式、提高档案管理人员的综合素质，从多方面提高办公事文书档案管理工作的水平，使办公室文书档案管理工作更具有实效性，为办公室人事管理提供更可靠的信息支持。

参考文献

[1]高青青.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].人力资源管理，2018（02）：207-208.

[2]蒲明桂.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2017（10）：81.

[3]张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017（02）：108.

[4]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016（03）：57-58.