疾控档案的管理与利用分析

刘美媛

摘 要：疾控中心在处置突发公共卫生事件中扮演着“排头兵”的角色，突发公共卫生事件关系到国家稳定、社会和谐和经济发展，如何有效应对突发公共卫生事件一直是社会各界广泛关注的重大命题。毋庸置疑，随着疾控信息的重要性愈发突出，疾控档案对于突发公共卫生事件的紧急处理和防治具有举足轻重的意义。现阶段，疾控档案朝着档案现代化的方向发展，档案管理理念、管理方式和服务模式发生了变化，疾控档案规范化管理成为疾控事业稳定发展的重要一环。

关键词：管理方式；疾控中心；信息化；疾控档案；利用

疾控中心在研究疾病源头、监测疾病范围和影响、控制疾病蔓延等工作中会产生大量的信息，这些信息能够帮助疾控中心发现疾病规律和解决问题，抑制传染病规模化、蔓延华的趋势。现代化档案管理理念下档案管理更加突出主动性，疾控档案中的疾控信息能够为研究者提供研究素材，帮助研究者更好的应对未来不同疫情的考研。现阶段，疾控中心档案利用率远远低于世界平均水平，管理体制和服务模式上也存在薄弱之处，导致疾控中心档案管理与疾控事业发展脱轨。笔者从疾控事业可持续发展的角度，对疾控中心档案管理进行整体性、系统性探讨，以期能促进疾控事业档案管理健康快速发展。

1 疾控档案概述

疾控档案是我国档案事业的重要组成部分，笔者将疾控档案定义为：疾控中心在开展疾病预防、卫生检测、卫生监测和衛生评价等各项工作时产生的一系列信息资源的集合体。疾控档案主要记录一个地区疾控中心的主要职能，是一个地区疾控中心发展历史的重要体现。现阶段，疾控中心归档范围主要本着综合性、学术性、分析性和总体性的原则进行划分。从大范畴来讲，疾控档案属于医疗档案的范畴，其具有医疗档案的共性，也有其自身特性所在。

1）疾控档案内容范畴具有国际性。随着世界各个国家、民族联系的日益加强，加之疾病疫情具有传染性，疾病和疫情的发生不在局限于某一地域，且这种规律不以人的意志为转移，疾病和疫情往往发生在多个区域。因此，疾控工作也呈现出全球化的发展趋势，疾控信息共享已经成为疾控学界和专家的共识。疾控档案中的内容不仅包括本国关于疾控工作的内容，也包括其他国家疾控工作的信息，具有国际性趋势。

2）疾控档案的科研价值较高。疾控中心的重点工作是疾病防控，这一特性决定了在疾病防控领域，疾控档案相较于一般医疗档案的价值较高。疾控档案能够帮助科研工作者认识传染病的特性，找出预防传染病的措施。例如，科研工作者能够根据某一区域传染病的流行特征，分析不同处置方式的效果，进一步拟定更为科学性、高效性的防治计划。同时，这些科研成果又能为疾控中心所用，帮助疾控中心更好的应对实践工作中的难题，形成良好的循环体系。

3）疾控档案动态性明显。疾控中心的各项工作往往具有长期性和系统性，在这一时期，疾控中心会有不同种类的信息形成，疾控档案中一些信息也需要及时进行更新，这就是疾控档案的动态性。这种动态性特点决定了疾控档案管理工作需要及时和连续，确保存在档案中的信息都是有价值的信息。

2 疾控档案管理和利用存在的问题

2.1 管理方式滞后

一方面，管理人员利用意识薄弱，对疾控档案的利用仍然处于被动，许多疾控中心的服务对象仅限于疾控中心的内部工作人员，人为缩小的疾控档案的利用范围，疾控档案的价值被削弱。例如，很多地区疾控中心没有与其他医疗机构开展“医防合作”项目，不能通过疾控档案信息资源共享来推动疾控工作的发展。另一方面，管理手段滞后，对疾控档案进行管理时缺乏硬性标准，效率低下。部分疾控中心没有根据本中心工作重点和工作薄弱环节，有针对性的制定档案管理制度，导致实践中存在编目不清、整理归档拖延、利用不便甚至档案丢失的现象。同时，没有将信息化技术融入到疾控档案管理工作中，档案管理没有实现网络化，许多疾控中心只能利用计算机进行简单的编目工作，不能将信息技术扩大到档案收发、归类和利用等各个领域，与档案现代化管理目标相差较远。

2.2 软硬件设施不达标

经费短缺一直是制约疾控中心档案管理的重要因素。由于档案发挥价值往往具有隐蔽性和滞后性，档案利用的成效在短期内不显著，难以明确衡量，这就导致疾控档案工作不能得到应有重视，在经费投入上占比较低。疾控档案工作现阶段要实现管理网络化，解决日益增多的档案，必须依赖于信息化软硬件设备，这就需要大量的资金支持。许多疾控中心要么没有引入档案管理自动化系统，要么引入的系统没有进行更新，不能在计算机上一站式实现档案管理和服务。同时，在硬件设施上缺乏高容量硬盘、高速计算机和零边距扫描仪，纸质档案数字化录入效率慢、质量低。

3 疾控档案管理和利用的突破

3.1 发展信息化建设

信息化社会，档案数字化和信息化已成为疾控档案管理工作的中心和突破点，档案数字化建设能够极大程度上提升档案的检索效率和查全率。首先，疾控中心要购置相应的电子档案管理系统，对电子文件进行一站式管理，建立集查询、管理和利用一体化的档案服务中心。同时，疾控中心可以与政府和医院联合建立相应的信息资源数据库，实现疾控档案管理利用主动化，在发生公共性突发事件时能够实现信息的互通有无，在群众心中树立起一个开放的新形象。其次，软硬件设施是信息化管理的基础和依托，因此，有必要加大在软硬件方面的经费投入比重，巩固并升级现有的软硬件设备，使信息化建设落到实处，解决传统管理方式中与疾控工作不相适应的短板。最后，要拟定电子档案管理制度，档案信息化管理与传统档案管理存在很大的不同，有必要根据信息化管理的特性制定相应的管理制度，主要包括岗位责任制、奖惩制度和分级管理机制等三个方面。

3.2 加强管理队伍建设

一方面，要合理配置人力资源，优化队伍结构。要加强培训力度，利用培训来培养应用型、创新型和复合型管理人才。疾控中心要根据本单位实际制定详细的培训计划，有组织的开展系统性的培训，培训主要围绕信息技术、网络系统操作技能和档案管理现代化知识等三个方面。同时，疾控中心要鼓励档案管理人员参加学术交流活动和参与到科研建设当中，通过学习来掌握档案管理的新技术和新方法，运用新思路实现管理模式的创新。另一方面，要以提升人才队伍质量为核心，坚持内训与外引相结合，适当地引入竞争机制。人才队伍的优化能够保障档案管理各项工作有序、高效的开展，实现人力资源利用效率的最大化。

4 结语

随着政府、社会公众愈发重视健康问题，疾控中心在我国医疗体系中的地位愈发重要。疾控档案管理人员要转变思维方式，从信息化和现代化的视角来研究档案管理，根据本中心的疾控工作开展实际来创新档案管理模式。同时，疾控档案的规范化管理有赖于国家档案局、国家卫生计生委的共同发力，只有从宏观上出台相关文件来规范管理标准、细分档案类别，才能使疾控档案管理和利用呈现出新的面貌。由于笔者思维的局限性，本研究还有许多不尽人意的地方，在今后的档案管理中，笔者会继续对档案管理理论的学习，不断发现并解决实践中的难题，更好的服务于疾控档案管理工作。

参考文献

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