国企人事档案电子化管理优势、风险及其防范

张文鑫

摘 要：随着信息化时代的到来，我国国企拥有了新的管理本单位人事档案的模式，即电子化的人事档案管理模式。然而，现有研究并未系统探讨国企人事档案电子化管理模式的优势、风险及其防范措施，本文将以此为题进行研究。文章将其优势归纳为档案资料分类保管简单易行、计算与存储功能强大、查询与阅览信息快捷直观、在降低成本的同时提高工作效率与工作质量四个；将其存在的安全风险归纳为物理网络安全风险、内部网络安全风险、外部网络安全风险三种；针对所归纳的网络安全风险，将其对策归纳为加大对物理网络设施的保护力度、加强内部网络安全的防范意识、加强外部接入网络的安全防范意识三条。研究成果不仅有助于我国国有企业在单位内推广人事档案电子化管理的模式，也为国企人事档案管理部门在防治人事档案管理电子化风险方面提供一定参考。

关键词：国企人事；档案电子化管理；优势；风险；防范

随着科学技术的迅猛发展，信息技术水平逐渐提高，被社会中的各行各业广泛地应用于生产生活当中，国企的档案管理方面也自然不例外，要加强自身与新型信息技术的融合，将信息技术充分应用到国企的人事档案管理当中，注重应用创新手段，完善管理方式，实现人事档案电子化的管理。

1 国企人事档案电子化管理的优势

1.1 人事档案管理更效率

人事档案电子化的优势诸多，其中比较显著的就是方便、高效、快捷。在档案管理中融入信息技术手段，能够大大减轻档案工作人员的工作强度，并且使其对档案的管理效率有显著的提升。

1.2 人事档案利用更便捷

在档案信息的利用率方面，电子档案与传统的纸质档案相比对信息的利用率也有极大的提高。传统的纸质档案将信息都呈现在纸张当中，如果想要查找借阅是十分不便的，需要在庞大的信息量中进行查找，费时费力。而电子化的档案则可以使信息的查找做到方便快捷，它利用互联网信息检索技术，能够在海量的信息中快速找出所要查找的档案，且漏检率极低。因此，电子人事档案能够在现代化的国企中得到广泛的应用。

1.3 人事档案管理成本降低

应用电子档案能够极大地减少单位在档案管理方面的成本，电子化的档案打破了传统纸质档案的纸张限制，都存储于计算机当中，减少了对纸张、档案装具、档案库房的占用，节约了人力物力财力，并且在进行档案传递时，电子档案也更加方便快捷，省时省力。

2 国企人事档案管理存在的问题

2.1 电子化程度不高

人事档案的电子化管理如今已经成为档案管理工作的一个发展趋势，电子化档案管理不仅有助于档案的保存，同时也能够提高档案内容的准确性，减少一些人为因素导致的出现错误的情况，从这一点上来讲，电子档案管理方式的优势是非常明显的；此外，电子档案管理还能够提升档案管理工作的效率。但是，就目前国企人事档案管理工作的发展情况来看，很多国企中人事档案管理的电子化程度比较低，这突出表现在国企人事档案管理中的软件和硬件设施不够完善。

电子化的档案管理工作不仅需要国企对档案管理工作足够重视，从客观因素上来讲，还需要档案管理相关部门对档案管理的工作有足够的软硬件设施的支持，这是电子化档案管理工作实现的最重要的依托。当前，很多国企中对于人事档案的电子化管理的关注度不够，重视程度比较低，在这样的情况下，很多国企忽视了对单位内部的人事档案电子化建设的硬件和软件设施建设的支持。此外，国企对档案电子化建设支持力度不够还表现在，国企没有足够的拨款来支持电子化档案的建设工作，这一点也导致了电子档案建设和管理工作中缺乏足够的资金支持，从而制约了档案电子化建设中的软硬件设施的建设工作，制约了国企档案管理电子化的建设和发展。

2.2 档案资源开发与利用不成熟

档案资源的管理工作方面，随着电子化档案管理工作时代的来临，在档案管理工作中，利用者需要对档案有一定的权限，才能了解到员工的档案中记载的信息，在这种需求的导向下，社会对于档案管理的流动性需求也就加强了。

对于档案资源的开发和利用也需要在电子化档案管理的基础上，破解流动性需求无法满足的难题，对档案资源进行开发和利用。但是，就目前情况来看，电子档案管理工作实现的过程中，还面临着档案管理流动性需求的满足有限，与档案资源的共享性标准还存在一定的距离，此外，档案资源的利用效率不足，利用效益也有限，整体的档案资源开发利用都不够成熟。

2.3 外部网络安全风险

一般说来，国有企业内部都会明文规定该公司的网络不允许外接，以避免企业内部的人事档案信息外泄。但由于企业内部的大多数员工都有自主拨号上网的权利，因而难以保证所有企业员工都严格执行不连外网的规章制度。不仅如此，内部网的操作系统，如WINDOWS系统等都有可能存在系统漏洞。如果没有安全保障或保障力度不够或遇到电脑高手，那么国企选择的网络操作系统就有可能被病毒入侵，导致单位人事档案信息被窃或遗失。再者，如果国企内部网络允许外接，而且又没有设置足够的安全防范与保障措施，那么其人事档案资料所冒的安全风险更大，即包括电子邮件传输等各个环节都有可能直接遭遇黑客或网络病毒攻击。此外，如果单位员工私下违反制度接入随时有可能遭遇安全风险的外网，那么遭受网络病毒入侵及其传染的可能性更大。值得一提的是，如果遭受外网病毒入侵，单位内的人是很难查到源头的。

3 防范国企人事档案电子化管理风险的对策

3.1 加强内部网络安全防范意识

局域网是国有企业员工之间传输与接收有关本单位人事档案资料与数据的常用网络，其受到网络安全危害的频率应该是三者之中最大的，应该需要引起单位内所有工作人员的注意。而且，有可能产生局域网络风险的地方很多，其中有些可能是未能预料的。因此，应该提醒全体员工尽可能关注有可能存在的安全隐患。采取的主要措施包括：一是提醒人事档案管理人员以及进入人事档案管理系统的工作人员要注意配置合理的路由器与正版的防火墙等软硬件设施；二是提醒员工们在传输人事管理档案的过程中要注意保密，尽可能在传输重要的人事档案时注意登记传输者、接收者与传输时间等内容，以便提升工作人员的网络安全保护力度。三是实行电子设备与专网专用制度，定期或时刻提醒国有企业内部工作人员小心谨慎地接入本单位局域网的人事档案管理系统。

3.2 加强立法，确保电子文件的法律效力

通过立法给予电子文件充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。

3.3 加强立法，完善电子人事档案管理制度

目前企业人事档案管理制度多针对纸质档案，缺乏电子人事档案管理相关制度，使电子档案管理工作没有制度可依，電子档案的凭证价值受到争议。公司应在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子档案的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子人事档案管理法规及实施细则，保证电子人事档案的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子档案的法律效力。

3.4 加快建设档案管理电子化人才

档案管理人才的吸纳和培养也是未来国企档案电子化管理工作中需要关注的重点问题。针对当前人才投入力度和人才短缺的情况，未来，单位内部要加强对现有的档案管理人员的培训工作，提升他们的档案管理工作能力，强化技能培训，让他们更好地掌握电子化档案管理的工作技能。此外，还可以吸引一些专业的电子化档案管理工作人才，丰富档案管理工作人才队伍，提升档案管理工作的整体水平。

4 结语

总之，在信息化背景下，电子档案在档案管理工作中将占有越来越重要的地位。档案管理部门应转变观念，改变传统的档案管理模式，不断探索提高电子档案的安全性，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，实现档案信息资源最大程度的利用，更好的为经济建设和社会发展服务。

参考文献

[1]张艳.人事档案信息化管理研究[D].广州：华南理工大学，2018：4-7.

[2]黄芳心.人事档案信息在网络中运行的安全风险与对策[J].开放潮，2017，（5）：46-47.