流域及大型水电建设项目科技档案分类创新研究及应用

周玲

摘 要：科技档案分类大纲是工程档案管理的纲领性文件，为使工程建设项目档案在此分类方案中均能找到合理位置，在原有《分类表》（6～9大类）的基础上，实行四段式档号结构和分类方案，极具创新性和可操作性。

关键词：科技档案；分类大纲；应用

计划经济向市场经济转型后，水电建设项目逐步从政府投资、施工单位建设的管理模式向企业投资管理、施工单位建设，监理监督的管理模式转型，原水电厂《分类表》（6～9大类）类目设置局限性大，类目纵向分类无法满足转型后工程建设管理的需要。必须在科学前提下，创新和完善《分类表》（6～9大类），适应日益成熟的项目精细化管理发展要求，尊重项目档案形成规律，为项目档案由事后集中、突击、抢救性整编模式向与合同结算、工程验收同步分阶段整编移交模式转变提供重要的体系支撑。

1 保持《分类表》（6～9大类）总体框架基本不变，对目录号进行修改

《分类表》（6～9大类）总体框架由目录号、6～9大类类目、案卷号3部分组成，其中，目录号由工期、机组、专业、坝段等代号组成，由于类目设置有局限，满足不了大中型水电站档案分类使用要求，根据对黄河流域水电建设项目档案宏观管理的总体要求，结合流域工程建设实际，将这一号段修改为水电站建设项目目录代号，第一位数为流域号，用1—9标识，其中1为黄河流域；第二位和第三位数为项目顺序号，用01—99标识，表示流域建设项目顺序号；第四位为建设工期序号，用1—9标识，一期工程为1，二期工程为2，以此类推。

2 在《分类表》（6～9大类）类目增加分类号（二），实行四段号分类方案。

目前在建水电站工程划分了若干个合同标段，产生了若干个施工子项，这些项目各自有独立的施工管理体系。在履行合同过程中形成的施工文件，以合同工程为界，具有相对的独立性，工程部位特征明显。如《分类表》（6～9大类）土建施工文件（803）、设备及管线安装施工文件（804）、电气和仪表安装施工文件（805）等，形成案卷文件的数量占水电站科技档案总量的80%左右，根据（6～9大类）分类方法，这类文件按专业特性划分后，再用机组或坝段进行二次分类，这种分类方法只是将文件按形成规律进行了归纳，无部位区分，必须增加另外的分类类目，才能满足不同合同施工文件分类归档的要求。为此，根据工程实际增加工程部位即分类号（二），将在建水电站所有土建施工、机电安装项目按工程部位进行单位、分部及分项划分，解决了803、804和805类目设置过于集中，类目范围狭小的问题。

3 对《分类表》（6～9大类）类目（分类号（一））进行修改和补充完善。

3.1 增加809监理文件和第三方检测文件类目

1997年《中华人民共和国建筑法》以法律制度的形式做出规定，“国家推行建筑工程监理制度”，明确了监理制度的法律地位。黄河水电公司公伯峡水电站执行工程建设监理制后，就形成了监理大纲、工作规划、实施细则；监理工作日记及监理值班（旁站及跟踪监理）记录、安全巡视记录；监理文件及监理通知单、安全文明施工整改通知单；各种监理协调会议纪要、安全文明检查通报等各类监理管理文件等诸多监理文件。

在新的建设管理模式下，黄河流域水电建设项目土建工程的原材料及混凝土检测试验、测量委托第三方质监单位进行检测，主体工程使用的砂石骨料、混凝土委托相关运行单位生产和提供，形成水泥、钢筋、砂石料等原材料材质证明、原材料复试抽检报告；混凝土、砂浆等中间产品抽检报告；测量收方文件和竣工断面图等新的管理类文件。

上述文件是工程建设过程中质量控制、投资控制的重要凭证和依据性文件，具有很大的查考价值，为此，增加了809监理文件和第三方检测文件类目，下设四级类目8090-8098。

具体内容以及档号组合使用形式如下：

8090监理工作规划、监理大纲、实施细则

8091 监理工作日记及监理值班（旁站及跟踪监理）记录

8092 监理文件及监理通知单

8093 各种监理协调会议纪要

8094 专业监理工作报告及监理月报、监理成果分析报告（含试验监理、测量监理、地质监理、监测监理、监造监理、电气及金结监理等。）

8095 工程量复查资料

测量中心工程量测量收方资料入此

8096 环保、水保监理文件

8097 试验中心试验检测文件

8098 探伤報告

3.2 完善了8005的内容

《中华人民共和国招标投标法》于2000年元月颁布，工程项目中产生的诸多招投标文件、评标文件及合同竣工结算书、竣工结算报表在《分类表》（6～9大类）等无法分类归档，因此在《分类表》（6～9大类）8005类目中增加了招投标文件、评标文件、竣工结算及结算报表等类目很有必要。

8005合同、招标、投标、评标文件、竣工结算及结算报表

档号为：项目代号 + 8005 + 年度 + 案卷号（前两位为文件类型，后两位为案卷顺序号）。

3.3 《分类表》（6～9大类）增设了85、86、95类目

根据《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》，水轮发电机组安装竣工图、金属结构安装施工文件、大坝及厂房机电埋件（金属结构）竣工图、施工辅助设备档案均在归档范围，而《分类表》（6～9大类）中无此类目，因此增设了8500水轮发电机组安装竣工图类目；8600大坝、厂房机电埋件竣工图类目； 95施工辅助设备类目；将804类目“设备及管线安装施工文件”扩展为“设备、管线、金属结构安装施工文件”。

3.4 区别对待灵活使用分类号（二）

根据文件材料的形成特点和相关属性，科技档案分类大纲既保证了同一类文件分类方案的统一性和稳定性，又保证了不同类别文件区别使用分类号（二）。8005、803、804、805、809部分文件和竣工图分类时，分类号（一）和分类号（二）配合使用。

单位工程、分部工程、分项工程代号可从分类号（二）查得。分部工程后预留空号，可随工程建设的需要进行添加。

其他类文件使用分类号（一）即可，分类号（二）号段用“0000”虚位标识，既保持了档案号外观格式一致，又方便了各类文件的归类。

4 结束语

经过多年的探索和实践，四段式档号的创新应用完善了水电建设项目档案归档范围，加强对文件的过程控制，减少了后期合同工程整体的归档负担，适应新体制下的水电建设项目管理模式，使项目档案管理更加科学、系统。目前，已有多个国内外水电项目和新能源项目采用了黄河流域四段式档号分类方法，效果良好，体现了四段式档号的创新价值，产生了积极的社会效益。

参考文献

[1]段东升，工程项目档案整理，北京，作家出版社，2011.

[2]水电档案管理手册，北京，国家电力公司电化教育中心.

[3]DA/T1396-2014 《水电建设项目文件收集与档案整理规范》.