对医院档案精细化管理的相关思考

韩振刚

摘 要：医院工作业务繁多，所产生的档案资料也多而复杂，档案是医院日常工作之重要缩影，能够为医院各项科研活动的开展以及发展规划的制定提供依据。在当前医疗卫生改革进一步加大的时代背景下，加强医院档案的精细化管理有助于医院各项工作的有序开展，提高工作效率，对于医院的发展意义重大。对此，本文以医院档案管理为主要研究对象，探讨了精细化管理在医院档案管理中应用的基本要求以及有效策略，以供相关工作者借鉴。

关键词：医院；档案管理；精细化管理；基本要求；有效策略

医院档案资料内容繁多，不仅包括行政档案、人事档案，还包括医护治疗类档案，如病例分析资料、预防保健工作资料、医学科研成果以及各种图片、影像、文字类资料，这些资料信息是对医院发展历史之反映，也能为医院后期各项工作之开展提供参考依据。自2009年国家提出深化医药卫生体制改革以来，医院的各项工作也开展朝着规范化、科学化、标准化、现代化的方向发展，档案管理亦不例外。在深化医疗体制改革的进程中，如何通过精细化管理来破除传统粗放式档案管理的弊端，提高医院档案管理水平，成为了相关工作者亟需研究的课题。因此，本文的研究具有一定的理论价值和实际指导意义。

1 精细化管理概述

精细化管理是社会分工精细化、服务质量精细化后出现的一种现代化管理方式，主要指的是在日常工作中依托科学的管理模式、规范的管理方式使工作的每一环节皆做到精准、高效、规范，提升工作效率，实现工作目标。精细化管理反映的是一种管理文化，一种工作理念，要求工作者严格律己，不断创新，做好本职工作，并能及时发现与解决工作中的问题。

在医院档案管理中，由于医院档案涉及的资料信息众多，更需要引入精细化管理方式，对档案管理做好“加减乘除法”。新产生的档案要及时收集、保管、利用；减少未整理、编目、鉴定的档案资料；利用现代信息技术实现档案的创新管理，丰富其管理形式，增加其利用率，降低管理成本；同时提高档案的查准率、查全率，充分发挥档案的价值。

2 医院档案精细化管理之基本要求

医院档案实施精细化管理需遵循如下基本要求：

1）需保证档案的真实性。医院档案特别是医疗档案资料是医院医疗活动的真实反映，既是患者诊疗的记录，也是医保报销凭证，同时在出现医疗纠纷时亦是重要的法律凭证，因此，需保证医院档案资料的真实性，如实记录，合理保管。

2）需保证档案的完整性。医院档案资料的真实准确还需要档案人员对档案信息进行无差错、无遗漏收集保管，同时也要认识到医院档案资料具有集成性特点，许多资料分散于各部门、各科室，需要进行全面收集整理，才能确保资料的完整性，提高档案利用价值。

3）需保证档案的分类清晰，专业专属。医院业务分工精细，这就需要档案人员对档案资料进行分门别类，科學管理，这也是医院档案精细化管理之重点。如一些医院的档案信息是对某项医疗科研活动的记录，同时还包括各类患者病情转变规律的记录，档案人员需考虑这些资料的专业专属性，进行系统整理，以提升档案管理专业化

水平。

3 医院档案精细化管理的有效策略

3.1 建立科学合理的档案精细化管理体系

精细化管理，其实质是一个细化分解与落实战略目标的过程，是使各项战略规划得以在各环节贯彻落实并发挥作用之策略。而医院的档案管理工作也是一项庞杂且系统化的工程，需要各部门统一协作、共同参与，做到环环相扣，才能有效提高工作效率。因而，在医院档案管理工作中需采取科学合理的措施构建档案精细化管理体系。具体而言，该体系的构建需从两个方面入手：其一，医院需结合实际情况建立档案管理责任体系。医院可选派一位主管副院长担任第一责任人，再由专业档案管理人员组成具体工作责任组，签订岗位责任书，明确各自应负责的任务，如分工明确人事档案、文书档案、病例档案、科研档案等各类档案资料的专职专属，构建完善的档案管理体系。其二，医院需建立完善的档案管理人才体系，负责专业人才的引进与培养。医院可通过制定明确的人才招聘计划来选聘适合医院档案管理工作的专业人才，优化人才队伍结构，同时也可以通过组织精细化管理培训，增强相关工作人员的精细化管理意识，提高管理的专业性与工作水平，进而提高医院档案精细化管理整体质量。

3.2 规范医院档案精细化管理流程与标准

医院档案管理包括档案资料的收集、整理、分类保管、鉴别、开发利用等诸多环节，若某一环节出现错误，则会对整个档案管理工作皆产生不良影响。因此，实现精细化档案管理，需要医院档案管理工作者能够对整个管理流程都能制定统一的管理标准，实现档案的规范化管理。一方面，医院需明确各档案管理人员本职岗位的工作要求，做什么、如何做都需有一定的标准，同时还需明确各岗位什么不能做，要求档案管理人员按照流程与标准开展各项工作，做到工作的开展有据可依，责任落实到人，这是档案精细化管理之首要目标。另一方面，医院需制定清晰的档案建设发展规划方案，包括年度规划、三年规划、五年规划等，并将各发展建设目标进行细化，具体分配至各岗位，使档案管理人员明确工作目标，落实好工作责任，并朝着目标而努力。同时，医院还需对档案的精细化管理建立精细化考核机制，督促所有档案管理人员有序开展工作，提高档案精细化管理水平。

3.3 利于信息技术提高档案精细化管理水平

随着社会经济的发展以及现代信息技术水平的提升，社会已进入大数据时代，而医院的各项工作也与网络密不可分，所产生的网络数据信息也更为丰富多样，这就需要医院档案管理工作能够借助信息技术来开展精细化管理，促进医院更好发展。一方面，医院需结合自身实际建立精细化、分类明细的档案信息数据库，对于各科室、各类型的档案资料进行科学合理的分类管理，储存至数据库中，同时还应实现档案信息的内部共享，将各部门的电子信息进行集成化管理，并根据格式、时间、保密等级的不同进行分区管理，实现电子档案资料的精细化分配管理。同时还应设置管理权限、安全防火墙，对档案信息数据进行精细化防护。另一方面，医院需建立档案数据库管理系统，以及时、准确地为相关人员提供数据信息，保证信息资料的精准性，最大化发挥档案资料的利用价值。精准化数据系统需能够于海量数据库中提取有关信息，并对信息进行深挖和并联，形成一定的信息网，供用户使用。同时还需打破信息孤岛，实现资源的内部共享，进一步提高医院档案的精细化管理水平。

4 结语

总之，实施医院档案资料的精细化管理可进一步提升医院管理工作质量，促进医院实施医疗体制改革，加快医院发展。档案管理人员需积极转变工作理念，加强自我学习，提高专业化水平，科学开展医院档案精细化管理工作，实现档案的更好开发利用，发挥档案资料的最大化价值，以推动医院的持续发展。

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