基于数字信息技术视域下完善财务档案管理的途径分析

吕翠敏

摘 要：随着社会经济与科学技术的发展，传统的财务档案管理模式与手段已经不再适用，在数字信息技术视域下，必须对传统的财务档案管理进行创新与完善，做到与时俱进，跟上时代的脚步，从而使企业在激烈的市场竞争中生存并得以进一步发展。为此本文基于数字信息视域下介绍了当前财务档案管理中存在的问题，并根据实际情况提出了一些完善途径，以供参考。

关键词：数字信息技术；财务档案；档案管理；途径

企业的财务档案管理工作由于受到技术、经验、理念等各种因素的影响，一直存在着很多问题，使得企业的财务档案管理工作的效果不佳，其所起到的作用也无法发挥，对企业的发展造成了影响。数字信息技术的出现与发展，为财务档案管理带来了机遇，通过对当前财务档案管理的问题进行分析与研究，结合实际情况，充分的应用数字信息技术，必然可以完善财务档案管理，从而推动企业的可持续

发展。

1 财务档案管理工作中存在的问题

由于企业的规模、理念、经验等方面的原因，企业的财务档案管理工作中存在着很多的问题，这些问题不仅会制约企业财务档案管理工作，使其无法发挥作用，同时还会对企业的发展造成不利影响，甚至因此导致企业的经济效益受到损失。笔者根据工作经验，对财务档案管理工作中存在的问题进行了总结，具体有以下几方面：一是理念方面的问题，企业由于规模等方面的原因，对于财务档案管理工作不够重视，没有意识到财务档案管理工作的重要性，上行下效，其他工作人员对于财务档案管理工作也有所轻视，导致了财务档案管理人员缺乏积极性，进而出现消极、怠慢的情况发生。二是管理制度方面的问题，财务档案管理中的内容复杂，工作量大，具有一定的管理难度，而部分企业缺乏完善的管理制度，导致了管理工作无章可依，工作人员的行为缺乏约束，使得档案管理工作无序、混乱，无法发挥应用的作用，这种情况在中小规模企业中尤为严重。三是缺乏人才，部分企业的眼界不开阔，更注重经济效益，因此无论是在招聘人才还是培养现有工作人员时，都更加注重相关的生产经营部门，而对于财务档案管理人员则十分忽视，由此导致了档案管理人员的素质不高，无法更加有效的进行管理工作，尤其是部分档案管理人员是从其他部门调任的，其本身不具备相关的专业知识、技能与经验，对档案的管理、分类、储存、备份与日常维护等工作缺乏了解，因此导致了财务档案损坏或者丢失，从而使企业的经济效益遭受损失。

2 完善财务档案管理工作的途径

2.1 完善财务档案归档制度的信息化

归档是财务档案管理工作中最基础的环节，该工作完成的好坏将直接影响到整个财务档案管理工作的效果，若财务档案的归档工作出现漏洞，必然导致档案的缺失、不准确、不完善等情况发生，其后的管理工作建立在这种存在缺陷的档案上必然会导致错误进一步扩大，进而影响到整个企业的决策，使企业的发展受到影响，甚至因此而造成经济效益的亏损，乃至破产[1]。随着数字信息技术的出现、发展与应用，财务档案管理的内容增加，除了传统的财务档案外，还增加了财务系统的管理档案，内容的增加，导致了归档工作的难度与工作量增加。因此为了使财务档案管理工作更加有序的进行，对于基础环节的归档工作必须要根据实际情况制定完善的归档制度的信息化，进而约束且使档案管理人员的行为有制度可依。

2.2 完善财务档案保管制度的信息化

数字信息技术的应用必然使得整个财务档案管理工作发生变化，这其中也就包括了财务档案的保管制度，保管制度的信息化是将传统的纸质档案数字化，使其转变成电子档案进而储存到计算机、云端等网络平台中，随着电子档案的出现，传统的档案保管工作也随之改变，相关的檔案权利人员必须要学会相关的计算机技术，定期对电子档案数据进行整理，若该过程出现数据的损坏，要寻求专业人员的帮助，避免出现电子档案数据丢失的情况，为了避免这种情况的发生，利用公众云或者私有云对电子档案进行备份是很有必要的。另外，虽然电子档案具有很多优势，但这并不意味着纸质档案完全被淘汰，部分单据以纸质的形式存在仍然很有必要，因此除了对对档案保管工作进行信息化管理，传统的手工管理方法仍具有存在的意义，因此档案管理人员要做好纸质档案的管理工作，定期进行除尘、清理、防火等工作[2]。

2.3 完善财务档案借用制度的信息化

财务档案涉及到了企业的财务状况等重要信息，对于整个企业而言至关重要，若出现档案泄露、丢失等情况，必然会使企业的经济利益受到损失，因此而导致企业破产的情况也十分常见，传统的纸质档案是通过人工进行管理的，这种情况使得档案管理工作会受到人为因素的影响，很容易出现无权调阅、私自阅读、私自复制的情况发生，且由于大部分企业缺乏有效的监督，导致即使出现上述的违反规章制度的行为出现，也很难被发现，尤其是在市场竞争日益激烈的当今，竞争对手很容易了利用这些漏洞盗取企业财务信息，使企业遭受巨大的损失。因此必须要建立起严格的档案借阅的规章制度，通过借用制度的信息化，企业内部人员要想借阅相关档案，必须在企业内部的网络登陆后浏览权限范围内的内容，并且需要经过管理人员的批准方可进行。除此之外，在企业工作人员浏览财务档案时，需派遣专人进行监督，避免出现私自复制等情况的发生。

2.4 完善财务档案备份制度的信息化

传统的档案因其为纸质很容易因为各种因素出现破损、丢失等情况的发生，因此必须要对档案进行备份，以在档案出现破损、丢失的情况时可以避免或减少损失。在数字信息技术的条件下，财务档案的备份工作发生了很大的变化，通过云端等方式对档案进行备份是很多企业都使用的手段，另外为了避免企业内部的网络受到非法侵害，从而导致企业的原始数据与备份同时丢失的情况发生，可以采用异地备份的方法，并定期派遣专门的工作人员进行检查与更新。

2.5 完善财务档案保密制度的信息化

随着数字信息技术的应用，档案管理工作的效率与质量得到了很大的提高，但与此同时也带来了安全问题，随着网络信息技术的普及与发展，网络安全问题随处可见，企业的财务档案也很容易受到非法入侵，进而出现丢失或者破坏的情况，因此必须要建立严格档案管理制度的信息化，对于非机密档案，可以在企业内部的网络中共享，而对于机密档案则只有有权限的人员才可以浏览，若无权限的工作人员需要浏览时，必须通过相关管理人员的批准，在专人监督的情况下方可阅读。除此之外，一些极为重要的档案要保存到没有联网的计算机中，避免黑客通过网络进行非法入侵与破坏。

2.6 培养高素质的档案管理人才

无论是传统财务档案管理还是数字信息技术条件下的财务档案管理，档案管理人员的素质高低都是影响到档案管理质量与效率的重要因素，因此必须要培养高素质的档案管理人才。由于纸质档案还将存在很长的一段时间，所以档案管理人员必须要具备管理纸质档案的技术与经验。除此之外，在数字信息技术条件下的电子档案管理工作也十分重要，因此档案管理人员必须要熟练的掌握计算机技术，可以对相关的软件、管理系统进行操作与维护[3]。另外，为了避免档案管理人员监守自盗，其还需具备良好的职业道德。只有具备上述条件的档案管理人员才可以称之为高素质的人才，也只有这种高素质的档案管理人才才可以更好的提高财务档案管理工作的质量与效率，并且在日常工作中发现并及时解决问题，同时还可以根据工作经验对企业的财务档案管理制度、手段、方法、模式等进行创新，从而使档案管理工作充分的发挥作用，推动企业的发展。为了培养高素质的档案管理人才，企业必须详细的了解自身的实际情况与档案管理人员的水平和能力，定期组织相关内容的培训，财务档案管理人员只有在培训后通过考核方可重新回到工作岗位，没有通过考核的财务档案管理人员需要重新进行培训。为了提高财务档案管理人员参加培训的积极性与效果，可以建立合适的奖惩机制，根据培训后的考核结果给予其适当的奖励或惩罚，以此激發财务档案管理人员的热情，使其更加专注的投入到培训中。

3 结束语

综上所述，要想充分应用数字信息技术完善企业的财务档案管理，进而使其发挥作用，推动企业的发展，企业的管理人员与相关的工作人员必须要改变思想观念，对其给予充分的重视，在人力、资金等方面予以适当的倾斜，从而使财务档案管理工作进一步完善与创新。基于数字信息视域下的财务档案管理工作的完善过程必然是一个长期的工作，因此必须要有足够的耐心，并在日常工作中不断实践，望本文有所帮助。

参考文献

[1]谭丽明.财务档案管理现状及改善对策[J].中国市场，2018（17）：113-114.

[2]刘冶.事业单位财务档案管理信息化特点与发展趋势[J].科技经济导刊，2018，26（09）：141+143.

[3]孙战芳.财务档案管理中的问题及优化方式研究论述[J].科技资讯，2018，16（01）：128-129.