办公自动化环境下医院档案管理研究

张艳

摘 要：本文首先分析了办公自动化环境下医院档案管理特点，包括效率高、便利性以及存儲安全性，接着提出了提升档案管理人员的综合素养，增强医院档案现代化管理意识，建立完善的医院档案管理制度等措施。

关键词：办公自动化；档案管理；应用

医院运营过程中涉及到的内容比较多，也相对比较复杂，会产生很多的档案资料，包括病人病例、治疗方案以及医疗器械等等，这些档案资料有文字、视频、图片等，是医院管理的重要组成部分。随着信息技术的发展，办公自动化成为档案管理的有力工具，运用先进的信息化技术能够实现档案管理的科学化、高效化，提升了医院档案管理成效。

1 办公自动化环境下医院档案管理特点

1.1 办公自动化概述

所谓办公自动化，主要就是建立在计算机技术的基础上，运用先进的网络平台来优化办公模式，以此来收集、整理、分析医院档案信息数据，运用先进的电子平台来进行档案资料存储，通过信息技术对这些档案进行处理，从而为医疗卫生发展提供基础性保障。办公自动化软件的应用，能够让信息进行自动化传输与发送，提升了信息流通的速度。在办公自动化环境下，医院档案管理的特点如下：

1）效率高。随着办公自动化被企事业单位的大幅度应用，相应的提升了医院档案管理的成效。传统的医院档案管理基本都是手工操作，对纸质档案进行收集、整理、分类与归档，工作量很大，影响了档案管理成效。医院的科室比较多，每个部门的功能都是不一样的，档案资料内容比较繁杂，呈现出明显的多元化特点。而在互联网时代，办公自动化环境下进行档案资料整理，用预先设定好的路径，管理人员通过互联网进入信息系统入口就可以完成数据的记录与传递，大大提升了档案的整理与归档成效。

2）便利性。病人在医院就医期间的一些信息资料，医院要作为档案长期保存下来。此外还有医务工作者的人事档案、医疗机械采购档案等等，基于长期保存需求需要把档案信息转为数字化的形式，在办公自动化环境下，通过计算机网络进行联结，组成系统化的档案信息库，具有复制性、便利性以及稳定性的特点，也减少了传统档案管理中漏记、误记等现象，实现精确查询的目标，增强档案信息查询的便利性，实现了档案信息共享与在线服务。

3）存储安全性。在传统的档案管理中，纸质档案经过长时间的存放，会对其质量产生很大的影响，那些纸质会因为受潮而变得字迹模糊，部分影像资料也会不再清晰，降低了档案存储的质量。毕竟纸质档案受温度、湿度等外界因素的影响比较大。但是，随着办公自动化的深入，档案存储工作变得简洁、高效。原始的纸质档案通过计算机技术转化为电子版本，促使信息化管理成为现实，节省了档案管理的时间和存储空间，一个芯片就能存储全部的档案资料，管理起来也相对比较容易，提升了存储的安全性。

2 提升办公自动化环境下医院档案管理措施

在传统医院档案信息资源管理中，档案部门也比较重视相关资料的收集与整理、存储等，但是，在思想意识上会觉得只要档案资料能够不丢失、安全存放到位、能够提供借阅、查看等服务就是完成任务。而且因为受到传统管理理念的制约，工作方式也相对比较固定。要进一步提升医院档案管理工作成效，运用办公自动化软件把当前的档案信息资源进一步开发利用，成为当前医院档案管理工作的一项重要内容。

2.1 提升档案管理人员的综合素养

在办公自动化背景下，要明确办公自动化的具体要求，不断提升档案管理人员的综合素质。医院档案管理工作比较复杂，档案管理人员要能够意识到档案管理工作开展所面临的问题，具备档案管理的专业素质，能够熟练操作计算机系统，能够运用办公自动化软件进行档案管理。医院管理者也要重视档案管理工作的开展，不能让其他人员兼任档案管理人员，也不能有轮流值班的现象发生，要结合自身实际打造专业化的档案管理团队，这样才能更好的应对办公自动化对档案管理的要求。要确保自动化环境下各种档案资料的完整与准确，工作人员可以采取“四同步”的管理工作模式，包括下达任务计划书跟档案资料整理同步；医疗工作与文件资料形成同步；综合整理与材料归档要求同步，质量控制与报告验收同步。完善人才队伍配备模式，及时提升专业素质，严格筛选专业知识与计算机知识都过关的档案管理员，定期进行专业化的知识培训，也可以聘请专家来开展讲座，组织培训工作考核，把档案管理人员的考核跟福利待遇挂钩，这样才能提升档案管理人员的综合素养。

2.2 增强医院档案现代化管理意识

在办公自动化环境下提升档案工作开展的成效，一个首要前提和基础就是争取医院管理部门领导的重视和支持，假如没有领导的重视那么档案办公自动化工作开展就不会很顺利。随着医院各项工作的开展，档案资料也在增多。包括档案管理人员安排、基础设施建设等都需要征得领导的同意。因为物质的投入是重要的前提和基础。要有计算机以及打印机、扫描仪等，这些现代化的管理设备是必备的设施，当然还有灭火器、湿度测试仪器等，这是提高医院档案信息资源建设与开发利用的基础。做好档案管理的宣传与汇报工作，增加知识检索、知识服务、知识创造和知识组织等，以便得到上级领导的支持与重视。只有领导重视，才能激发档案工作人员的热情，提升医院档案管理成效，进而实现其在服务医院发展方面的重要作用。

2.3 建立完善的医院档案管理制度

制度是管理的根本与关键，这点在医院档案管理中的表现也非常明显，在办公自动化环境下，医院档案管理也离不开管理制度的约束。伴随着时代的发展变化，办公自动化软件的应用，医院档案管理制度也在发生着变化，不断规划管理方式，对思路尽心改革与调整，围绕着档案管理的自动化、规范化与制度化建设做文章。在档案信息采集的时候，为了确保信息资料的真实有效性、确保数据的严谨性，要严格按照地质档案信息采集制度进行完整信息的采集和整理。在日常管理过程中，要按照制度要求实施规范化管理，避免出现档案资料的有效性，要注重业务流程的规范性，对档案进行编目与归档，运用自动化软件建立统一的格式与标准，一旦发现档案信息资料混乱及时追究相关责任人的责任。

2.4 强化档案信息化设备体系建设

档案信息化建设是新时代的发展的必然要求，在档案管理中运用现代化的办公自动化技术也是必然选择。要发挥办公自动化软件的优势，就要打造一体化管理系统，现代化管理要跟办公自动化融合为一体，把归档工作纳入到档案信息化系统中去，进行统一管理，避免形成环节与归档环节之间产生脱节行为。办公文件通过输入可以直接进入档案管理系统中，这样就避免了档案文件的遗漏问题，通过自动化软件还能够识别重要的文件档案，并把这些信息资料及时共享到档案管理部分，让专人接收、整理。此外，运用办公自动化设备，还需要注重其安全性。要聘请专业的人员进行办公自动化设备的日常维护与管理，从而强化信息系统的安全性能。

3 结论

综上所述，医院档案管理主要是历年来医院各项具有保存价值资料的收集和管理，从而提供相应的查阅参考依据。在办公自动化环境下，档案管理工作的效率得到了很大的提升。在新时期，要明确办公自动化环境下医院档案管理特点，提升档案管理人员的综合素养，增强医院档案现代化管理意识，建立完善的医院档案管理制度，强化档案信息化设备体系建设。

参考文献

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