国有企业合同全生命周期管理模式研究

位洁 刘亮杰 徐云松 王云胜

[摘 要] 本文根据实践经验，研究国有企业如何推行合同全生命周期管理，从防范法律风险、合规运行、财务管理等角度，分析了合同全生命周期管理重要作用，研究如何划分合同全生命周期的起点与终点，并就如何推行这一全新的管理模式，提出强化制度流程、信息平台、考核监督、队伍建设四项支撑，确保合同全生命周期管理落地执行。

[关键词] 国有企业；合同；周期管理

合同是企业从事民商事行为的书面凭证，直接影响到企业权利义务的承担，决定了企业在其可控范围内能否有效保障其自身合法权益。合同管理作为企业的一项重要基础管理工作，对企业持续健康发展有着关键作用。近年来，越来越多的企业开始改变只注重合同签订审查的管理方式，逐步探索对合同准备、起草、审查、签订、履行、归档整个生命周期的管理。但由于每个企业采取的措施不同，管控效果也千差万别。笔者根据所在企业的实践情况，认为推行合同全生命周期管理，关键要做到以下几点。

1 充分认识合同全生命周期管理的重要作用

合同全生命周期管理对企业风险防控、内控管理和财务管理等多方面有着重要作用。

1.1 防范企业法律风险的重要手段

多数企业将合同管理的重点放在了签订审查环节，对于之后合同履行等情况常常缺少过程管控。事实上，诸多合同纠纷都是产生在合同履行环节，如对方提供货物不符合采购合同，承办部门拒绝付款；承办部门没按合同约定返还工程质量保证金等。如果对合同履行过程加强管控，及早发现合同履行异常，法务部门及其他相关职能部门可及时给予指导意见，比如，如何保留对方不履行合同义务的有效证据，提醒承办部门按时返还质量保证金等，有效预防合同纠纷败诉发生。

1.2 促使企业合规运行的重要保障

在企业实际运行管理中，容易出现合同倒签、补签，即先履行权利义务再签合同或者履行权力义务过程中补签合同。虽然从法律层面来说，可能不会影响合同本身法律效力。但从企业内控角度来说是存在合规风险的。特别是对于国有企业，采购、投资、国有资产处置等合同都需要经过特定流程。比如采购类合同，必须要经过招标、询价或其他类型的采购程序，而对于一些电梯维保、物业保安等不能间断的服务类项目，如果到期后无法及时确认服务商并签订合同，可能会影响企业日常经营。如果为保证服务不断档，则势必要倒签、补签合同，存在内控合规风险，甚至可能产生法律风险。如果采取合同全生命周期管理，及时发现梳理临近到期合同，提醒督促承办部门按照流程办理新合同签订，可有效提升企业合规运营水平。

1.3 为财务资金管理提供重要支撑

笔者所在企业的主营业务模式较为特殊，卷烟销售合同不存在资金回收风险。但对于国有资产处置类的合同，比如自有闲置房产出租，可能会面临资金回收不及时的风险。因此，我们通过开展全生命周期管理，督促承办部门及时催收租金，避免因为经办人更换、管理疏忽等原因造成国有资产的流失，同时加强临近到期合同的提醒，督促承办部门续签合同，缩短新旧合同间隔，保证国有资产的处置收益。

在推行合同全生命周期的过程中，我们必须要结合日常工作的实际案例，将上述重要意义向管理层、职能部门和全体员工充分阐述，从上到下得到充分的重视和认可，才能为此项工作的全面推行落地凝聚思想共识，从而激发全员参与的主动性和积极性。

2 准确把握合同全生命周期的“起点”与“终点”

合同全生命周期管理的核心在于合同过程化管理的完整性，关键看是否覆盖了合同从孕育到结束的整个过程。因此，管理起点与终点的划定至关重要，直接决定了生命周期是否完整，管理是否能取得预期效果。

2.1 合同全生命周期管理的“起点”

过早地介入合同管理，会加大企业的管理成本；过晚的介入，会增大企业风险，甚至直接导致企业的重大损失。很多企业往往将项目的谈判作为合同管理介入的起点，对于国有企业来说，特别是采购合同，起始点应划定在合同起草、谈判之前的采购需求文件起草阶段。比如招投标项目的招标文件，法务、财务、审计等相关职能部门需要严格把。因为招标文件具有一定法律效力，而且根据《招标投标法》等法律法规，招标文件的主要条款必须与合同文本一致，所以，要将招标文件审核作为合同文本的预审，对其严格把关。即使没有选择公开招标的方式，采用询价、单一来源的方式，内控管理严格的国有企业也会要求采购文件的主要内容与合同文本一致，因此在采购文件审查环节，法务及相关职能部门必须严格把关，为合同文本的起草奠定坚实基础。

2.2 合同全生命周期管理的“终点”

我们往往将合同履行完毕相关材料的归档作为合同管理的终结点。但在实践中，常出现两类问题：一是承办部门对终结点的界定有误差。有的采购类合同标的物交付和价款收支已结束，承办部门认为该合同已经履行完结，但是合同约定标的物免费维修服务没到期，这种情况下，应将该合同作为履行中的合同继续跟踪管理。二是对于维保、物业等连续性的服务类合同和租赁类合同，履行结束后如果没有及时验证新合同的续签，容易出现断档。因此履行完毕后还应追加一步验证工作，判断是否需要续签、需要续签的是否已办理续签，确有遗漏尽快办理，尽可能保证服务和租期的延续。

3 强化“四项支撑”，确保合同全生命周期管理落地

推动合同全生命周期管理落地执行会遇到诸多困难，比如如何梳理流程、厘清职责；如何准确掌握合同履行进度；承办部门作为合同的具体执行者能否尽到管理职责等。笔者认为解决管理中的难题，关键要强化以下四项支撑：

3.1 制度流程的支撑

制度流程是企业运行的内部法则。要实现合同全生命周期管理，那工作流程就必须覆盖整个周期。制度文件要应厘清法务等职能部门职责，明确承办部门作为具体执行者的主要责任，对合同的整个周期负责。梳理流程时，应重点关注合同履行环节，建立合同履行信息上报收集机制，全面了解合同履行状态；建立合同定期检查评估的机制，及时发现合同履行存在的问题；建立合同档案的整理和交接机制，保证合同档案的妥善保管。

3.2 信息平台的支撑

合同的一个完整生命周期涉及诸多流程环节，产生大量文件及信息流，如通过单纯手工的归档整理，势必会影响效率提升，且易产生档案丢失等风险。因此信息化平台建设显得尤为重要。应搭建合同信息化管理模块，实现合同起草、合同审查、合同扫描上传、履行信息记录、合同结项等整个过程的信息化流转，设计到期自动提醒、风险预警信息发送等功能，实施过程化管控。通过合同管理基础数据的积累沉淀，还可整理分析数据，为企业经营决策提供参考依据。

3.3 考核监督的支撑

没有考核监督难以检验和保证工作效果。对于合同全生命周期管理而言，考核和监督应当是覆盖审查、签订、履行、归档全过程的。在制定考核标准时，应针对各环节的重要程度，分类分级设置考核标准，对于关键环节，比如合同履行信息是否及时上报、合同价款是否及时收付等问题，建立明确的考核标准和机制，督促承办部门履行合同管理职责。定期开展合同管理检查，检验评价承办部门的合同管理情况，通过评先树优、鞭策后进，促使整体水平的提升。

3.4 强化队伍建设的支撑

合同管理最终要落实到每个承办人。应建立企业合同管理员队伍，确保每个承办部门有具体人员负责合同管理，组织协调本部门合同承办人开展具体工作。不断加强队伍建设，通过培训、会议、现场检查指导等方式，讲解合同全生命周期管理常见问题，提升合同法律风险防范能力，使全体干部职工成为合同全生命周期管理的執行者和推动者，促使这一管理模式全面落地，促使企业整体合同管理水平提升。

参考文献：

[1] 蔡世军.企业合同审查法律实务 [M]. 2版.北京：中国法制出版社，2014.

[2] 杨俊伟，邹熙，袁强，等.合同全过程管理分析 [J].经济视角，2012（4）.