档案数字化与高素质人才队伍建设研究

魏婷

摘要：档案是企业维持日常业务工作的重要工具，它记录了企业的业务信息，是企业商务运作的重要资产和得力助手。随着网络技术的不断发展，企业档案不断向数字化转变，各种不同形式的档案资源全部转化为了数字化的档案信息。良好的人才队伍是企业发展的主要动力，各大企业都致力于高素质人才队伍的建设，以巩固企业长久稳步发展。数字化形式存储的档案与企业高素质人才队伍建设之间是否存在着某种关联？如果存在，这样的关联又是何种关系？本文将针对档案数字化和高素质人才队伍建设的问题进行深入研究，旨在帮助各大企业确定二者关系，高层人员能够更好地管理和发展企业。

关键词：档案数字化 高素质人才 关系研究

中图分类号：G627 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）17-0218-02

随着科学技术的发展，档案数字化是目前我国企业档案管理的必然趋势。利用网络多媒体的存储技术的数字化档案相较于传统的文字档案有着诸多的优势，例如，数字化的形式存储，通过网络连接的形式使得档案不易丢失，且方便管理，可以随时提取利用，各部门之间可以共同利用档案，实现信息互助，资源共享。这样的档案形式方便企业建设以及各部门管理，可以提升各部门人力资源工作效率，对高素质人才建设显然有所助益。同时这种全新的档案形式也决定了它对高素质人才的需求很高。基于这样的角度，两者联系一目了然。

一、档案数字化与高素质人才队伍建设的关联性

企业档案中记录了企业文化和所有业务活动的重要信息，企业档案对于企业管理员工有着不可或缺的重要作用。尤其是对于集团企业来说，分公司较多且分散各地，仅靠人员监督管理是不够的，必须实现集中制的统一管理。传统文字档案在这类公司就显得捉襟见肘，力不从心了。数字化档案对公司自身与分公司管理的助益很大。数字化档案结构有序，利用网络统一管理，方便公司各部门及时使用企业业务资料，及时作出相应的工作规划。各部门之间也可以实现资源共享，更加利于各部門相互沟通，增加部门协调性。同时减少了管理成本，提升了办公效率，还减少了档案保存的风险性，对于企业的高素质人才队伍建设有着极大的助益，是各大企业建设高素质人才团队的重要方式。

二、目前档案数字化存在的问题

（1）高素质档案管理人员的缺失。企业现有的档案管理人员多为传统的文字档案管理人员，档案管理能力具有局限性，档案管理人员的团队普遍知识面过窄，专业知识单一，面向范围小且掌握程度不足，对于数字化的档案管理业务不熟练，流程不清晰。甚至是没有数字化档案的分档管理能力，工作往往力不从心，由此引发的工作态度消极懈怠，有的管理人员自行其是，按照自己的意愿随意分配，致使档案管理不规范，数字档案系统较为混乱，无法体现数字化档案的优势，甚至不如传统文字档案的作用。面对这样的现状，档案管理人员并没有意识到自身问题所在，没有顺应时代发展，在工作工程中主动了解数字档案的特点，学习数字档案的管理知识。另一方面，现有的档案管理人员没有足够的专业知识，细节领悟力不足，知识的运用实践能力不强，且缺乏档案部门服务大众的工作意识和态度，档案管理方式单一，技术不过硬，不了解计算机技术，或是会使用网络却不明白数字化的档案管理技术，无法做好数字化的档案管理工作。

（2）企业档案管理制度存在缺陷。传统的档案管理人员不具备现代化档案管理技能，很多无法胜任现有的数字化档案管理员。同时存在着另一个问题，民众对于档案管理的工作的看法还停留在过去阶段，档案管理的工作性质缺乏主观能动性，没有施展自身才能、抱负的平台，高素质人才缺乏对档案管理工作的兴趣，传统的档案管理员又无法满足现如今的数字化需求。数字化档案管理一时之间遇到了瓶颈。另一个方面，企业对于档案管理工作也缺乏足够的重视程度，档案管理人员资金不高，待遇一般，也没有什么特殊的福利项目，这样的工作待遇，难以吸引高素质人才。而且，现如今的网络普及广泛，互联网技术发达，信息量日益增多。在人事分配改革的背景下，各部门工作量也日益增多，这样繁杂又丰富的工作量，使得档案管理员的工作量变多，压力变大。企业对于档案管理的工作制度并不明确，档案管理没有明确的部门，也没有明确的领导人员，工作难以实现部门对接，没有专业的档案团队管理。这样多种多样的矛盾使得企业无法获得专业素质高的数字化档案管理人员。

三、通过档案管理实现高素质人才建设的途径

（1）转变观念，培养现有员工。企业档案从传统文字档案转变成电子的数字化档案的过程，跨度太大，发展太快，企业档案管理的员工一时之间难以适应，且现有管理人员过于被动，主动学习的意识不足。因此，企业需要主动转变员工观念，培养适应现代数字化的档案管理人才。首先，让现有员工意识到时代在变化，只有数字化的档案管理才能满足公司的业务需求，让档案管理员认识到数字档案对企业的重要性。培养专业素质优秀、个人素质突出的数字化档案管理团队，安排所有的员工进行进修培训，分派或是聘请专业人员教学，让现有员工掌握数字化的档案管理的专业知识和技术，熟练使用网络进行信息分类和存档，在各个部门有需求的时候能够快速熟练地找出相应档案，将档案信息传递给需求部门。让档案管理员主动为各部门服务，进行档案工作的重新定位，加强自身学习，提高业务水平和素质。

（2）公司制度的改变。通过数字化的档案管理去实现高素质人才建设，仅靠员工自我意识的觉醒是远远不够的，公司应当改变现有的档案管理制度，以一个合理的档案管理制度迎合员工。首先应当改变民众对于档案管理工作的误解，让民众意识到数字化档案管理是一项高素质人才才能胜任的工作，提升潜在员工的积极性，让高素质人才纷纷跃跃欲试，想参与到数字化档案管理工作中。一方面是企业提高对于数字化档案管理的重视程度，进行公司内部和面向大众的广泛宣传，更重要的是提升数字档案管理人员的薪资待遇，根据数字化管理人员的专业素质和工作态度发放奖金，给予管理人员展示自我实力的平台和机会，提升员工积极性，鼓舞员工认真工作，主动服务。另一方面，企业需要进行现有制度的创新，改善现有的工作环境。档案管理不能像以前一样无组织无领导，数字化档案管理要求有一个专门的档案部门，与公司其他部门重要程度一致，其他部门取档案被归为部门之间的相互信息对接。且档案管理部门的负责人不能使其他部门人员的兼职，必须是专业的数字化档案的管理人才，完善档案管理的组织性，增添档案管理人员的归属感，建立高素质人才团队。

四、结语

数字化档案管理与高素质人才团队建设之间的关系是互相的，档案管理的数字化作用于高素质团队建设，起着正面促进作用；高素质人才团队的建设反作用于数字化档案管理，弥补了档案管理的诸多不足，起着侧面推进作用。企业的发展离不开员工的努力，企业的进步需要高素质人才团队建设，高素质人才团队建设离不开良好的档案管理方式。建立数字化档案对于企业整体是绝对有所助益的。

参考文献：

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责任编辑：刘健