高校档案信息化建设探析

文/周琴

高校档案信息化建设探析

文/周琴

长江大学工程技术学院

高校档案信息化建设是高校档案管理适应时代的发展、创新高校服务工作的重要举措，同时发挥好高校档案信息化建设的服务性能。

信息化建设；档案价值

现代化的信息技术已渗透到人们生活的方方面面，从开始的无纸化办公走进人们的视野开始, 高校档案管理也必将向档案数字化管理转变。因此,加强高校档案信息化建设, 充分发挥高校档案信息资源的重要价值和作用, 是新形势下高校档案部门所面临的重要课题。所谓的档案信息化建设,《纲要》给出的定义为:“档案信息化就是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为中心的转变过程。”

1 高校档案信息化的内涵和内容

1.1 高校档案信息化的内涵

信息化管理是利用(以计算机为主的)智能化工具来计划、组织、协调和指挥工作的是一种高效、新型生产力的代表。而信息化管理平台则是由计算机软硬件、互联网和其它支持设备构成,专业人员使用多媒体、网络、通信等新技术,实现信息程序化处理和数字化传递,为用户提供规范化、标准化服务的一种计算机管理系统。个人认为,高校档案信息化管理平台就是将高校档案利用计算机信息处理技术进行采集并以数字化形式分类存贮后,利用校园内局域网和计算机联机服务设备进行传递,在保证数据的完整性和安全性的前提下,使用户能以智能检索为手段同步访问同一个档案数据库,从而实现档案资源共享的这样一个系统集成。简而言之,高校档案信息化管理平台就是学校档案信息资源与学校公共信息传递系统结合而成的一个计算机服务平台。

1.2 高校档案信息化建设的内容

为了加快高校信息化建设的进程，首先就要改变现有档案管理设备落后的局面，增加资金和设备的投入，尤其是要加强档案信息化的硬件建设，包括扫描仪、光学仪器（OCR）、服务器等，以满足电子化档案信息管理的需要。采用现代信息技术，建立电子化档案信息管理，是加快高校档案管理信息化建设的提供物质保证。

2 高校档案信息化建设的必要性

2.1高校档案信息化建设符合档案事业发展的要求。为了适应国家信息化建设和档案事业发展的要求, 高等学校必须把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局, 以档案网络建设为基础, 以档案信息资源建设为核心, 以扩大档案信息资源开发利用为目标, 加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程, 促进档案事业续快速健康发展, 为改革开放和现代化建设服务。

2.2高校档案信息化建设是档案事业发展的必经之路。作为传播文化、传承文明的文化事业机构,高等学校的文化积淀和文化理念是学校办学和发展的重要内涵和支撑。高校档案部门作为收集、保管和研究校史的部门,在学校文化底蕴与文化积累的形成与挖掘中,有着举足轻重的作用。随着高校体制改革的进一步深入,对外交往活动急剧增加,档案门类不断增多,如新出现的个人业绩档案、信用档案、职称档案等,内容复杂多样,数量急剧增长;另一方面,电子政务的实施使办公自动化程度得到提高和普及,档案载体类型已由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案,载体信息容量加大,不稳定因素增加。

2.3高校档案信息化建设使工档案工作变得更方便、快捷、高效。随着数字化校园的建设与实施, 档案管理网络软件基本可以实现网上归档。各归档单位只需在网上收发文件, 并将处理完毕的文件材料输入或上传到档案管理网络软件中, 可根据自己的权限浏览相关的文件, 并注上处理意见。到年终时点击组卷归档,数据就会通过网络转到档案管理系统数据库中, 档案馆工作人员进入系统的数据库对转库的数据进行检查验收, 符合标准的就直接提交入库, 反之写上意见, 将数据退回原单位进行整改后提交,减少了档案馆工作人员的数据录入工作量。

3 高校档案信息化建设的途径

3.1高校档案信息化建设是高校档案馆( 室) 进行的深层次改革,是传统管理模式的转变, 是提高综合服务能力的内在要求。高校档案管理者必须转变观念, 传统的“重藏轻用”的管理方式要舍去, 要依靠现代化信息技术, 来实现信息资源共享, 提高服务水平和工作质量。在工作重心上作相应的转移, 为创建新的档案管理模式做好充分的思想准备。将服务方式由原来“你求我供”的被动方式向网上主动提供模式转移。在网络环境下, 真正实现档案业务工作及管理的自动化。

3.2高校档案馆要加强档案信息化建设的宣传力度, 主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作, 将应归档的电子文件的具体归档范围公布在校园网上, 扩大宣传面, 提高人们对档案信息化的认识主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作, 将应归档的电子文件的具体归档范围公布在校园网上, 扩大宣传面, 提高人们对档案信息化的认识。高校档案馆的工作人员要深入到各归档部门进行调研, 广泛听取各部门对电子文件形成与归档情况的意见, 制定出适合自己学校的电子文件归档范围, 以及切实有效的档案信息化建设的法规、政策。

3.3档案的真正价值在于利用,档案信息化管理的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。高校档案信息化建设的重要途径是利用校园网建立档案信息网站, 将档案信息通过校园网向广大师生公布, 并在网页上设置机构简介、业务规范、政策法规、目录查询等栏目, 指导兼职档案员的业务工作, 帮助利用者提高对档案的利用能力。同时开展档案信息服务, 利用者通过校园网进入网站浏览档案信息, 实现档案信息资源共享, 这是高校档案馆摆脱自我封闭、面向社会、贴近用户、建立高校档案信息服务新模式、树立新形象的有效途径。

3.4高校档案管理人员的队伍建设是信息化建设的重要环节。人的建设是实现信息化的关键所在，再好的设备和科学管理办法都需要具有一定高素质的人来掌握，因此，还必须加强档案专业人员队伍建设的问题。高校要重视电子档案管理的专业人员队伍建设，积极培养复合型人才，这是建立电子档案管理队伍的关键。

综上所述, 高等学校档案信息化建设的实施是一项复杂的系统工程, 需要档案工作者认清形势, 转变传统的档案管理思想, 树立新观念, 提高档案工作者的自身素质, 优化档案队伍整体结构,为创建高校档案工作新模式提供有力的技术保证。