城建档案管理的难点问题及解决对策

2018-12-08袁雪连

新商务周刊 2018年12期

文/袁雪连

城建档案管理的难点问题及解决对策

文/袁雪连

中山市民众镇人民政府办公室

现如今，我国的经济在不断的发展，社会在不断的进步，档案管理工作将逐渐成为城市建设工程管理的一项至关重要的领域。城建档案管理工作就其性质来说，是通过管理、利用档案信息资源直接为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化提供有效服务的工作。基于此，本文就城建档案管理中存在的难点问题进行了分析，并提出了解决对策。

城建档案；管理；难点问题；对策

1 城建档案管理工作存在的难点问题

1.1 相关部门缺乏重视

作为城建档案管理部门应该有责任与义务时刻监督与负责城建档案的收集、整理、归档、保存、完善工作，需要相关管理部门能够始终坚持做好管理工作。但这仅仅依靠城建档案管理部门本身是远远不够的，还需要相关部门的配合和合作才能够顺利完成工作。但在实际工作中往往存在相关人员只是简单地进行档案收集，并且可能敷衍了事，并没有按照国家相关部门的管理规定完善城建档案的情况。

1.2 城建档案工作人员业务水平不高

在城市建设中，档案管理工作者一般都是没有经过特殊训练或培训的，在岗位匹配上存在很大的问题，一些人员对于档案管理工作没有任何的相关基础知识，与此工作是格格不入的，但是仍然在做着相关的工作。而且随着城建档案管理工作的发展，一些人员的相关技能和知识比较落后，又没有及时的进行知识补充，导致了城建档案管理工作队伍的素质低下，从而制约了城建档案管理工作的发展。

1.3 管理方式、技术陈旧落后，缺乏系统性

现在许多城市的城建档案管理部门还都是一些陈旧的管理模式，虽然也开始使用计算机管理胆管理的模式依然还是传统的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。本来就没有系统的管理模式，再加上技术的落后导致在城建档案管理十分混乱。

1.4 档案监管机制不健全

城建档案管理期间，因缺乏健全的监管机制，使得管理期间各个单位各自为政，无法形成一个系统的监管体制。此外，由于监管信息无法统一，也造成了管理模式无法规范和统一的现状，阻碍了档案信息资源整体优势的发挥，并增加了档案信息统一的难度。

1.5 城市建设档案管理人员的工作难度大

随着城市化建设的快速发展，城市建设档案管理的工作量也越来越大，而且由于城建档案管理工作比较琐碎，这就导致城建档案管理人员的工作难度加大。城建档案管理工作主要就是收集相关数据信息，并将这些信息进行记录形成档案进行保存，因而这就需要大量的工作人员来进行相关工作。在形成档案时需要从各处收集信息，并且要从大量的消息中筛选真正所需要的信息，这就会使工作人员的工作难度加大。

2 城市建设档案管理问题产生的原因

2.1 内部原因

由于城市建设档案管理部门需要对城建档案进行信息收集及其整理归档，因而需要大量的工作人员，但是由于人手不足以及工作人员缺乏专业技术，将会导致档案管理工作只能应付门面而不能真正起到档案管理的作用。

2.2 外部原因

目前，许多的建设单位、施工单位并没有认识到档案管理的重要性，因而没有将档案管理列入日常工作中，这将会导致不能形成有效的城建档案信息。而且这种现象的存在是非常普遍的，严重影响着城市建设档案管理工作的进行。

3 完善城市档案管理工作的具体措施

3.1 强化城建档案管理意识

随着城市化建设的快速发展，必须认识到城市建设档案管理工作的重要性。因而就必须要强化城建档案管理意识，并且还要向工作人员宣传城建档案管理工作的重要性，只有让他们真正了解档案管理的重要性，才能有助于促进他们积极认真的工作。此外，还要加大城建档案管理的宣传力度，使人们了解这项工作，而且在城建档案管理工作中必须紧跟时代发展的步伐，唯有如此才能够切实做好城建档案管理工作。

3.2 全面应用新技术，实现管理工作的创新

信息时代已经来临，因而在城建档案管理工作中可以应用一些信息技术，这样将可以大大提高档案管理工作的效率以及档案信息的准确性。城建档案管理工作可以进行一定的创新，改变传统的档案管理方式，应用新技术来进行城建档案管理工作，以提升档案管理工作效率。

3.3 推进城建档案管理队伍建设，提升团队技能

城建档案管理工作不仅要让个人加强对档案管理重要性的认识，还要提高档案管理的团队技能。通过提升档案管理队伍建设，可以提升整个团队的技能，有助于推动城建档案管理工作。在推进档案管理队伍建设时，可以制定相应的培训方案，并且要聘请具有专业技术的档案管理人员来教授知识，这样可以使团队在较短的时间内得到很大的提升。

3.4 定期维护更新，积极开发利用

随着城市化建设的发展，城建档案管理在城市建设中的地位越来越重要，因而建设单位或施工单位都要积极配合以完成档案管理工作。在城建档案管理完成后，还要定期维护更新，避免因为误差而使档案内容出现错误或者是档案内容未能更新而不能适应社会的变化。在进行城建档案管理工作时，各个单位都要积极响应，将资料共享以帮助快速获得档案信息，使城建档案资源可以积极地开发利用。