增强社区档案管理　促进和谐社区建设

2018-12-08吴嘉莹

新商务周刊 2018年12期

文/吴嘉莹

增强社区档案管理促进和谐社区建设

文/吴嘉莹

中山市港口镇人民政府办公室

社区是我国城市中最基层的群众组织,它直接面对广大人民群众,与我国市场经济发展相伴,是社会发展的产物,自1999年在原居民委员会的基础上建立社区组织以来,社区的规模不断扩大,社区的功能越来越完善,社区的作用越来越强,社区档案管理作为社区的一项基础性工作必将发挥越来越重要的作用。本文浅析增强社区档案管理的措施，以此来促进促进和谐社区建设。

城市社区；档案管理；对策

在社区建设进程中，如何规范城市社区档案管理以促进社区建设，服务民生，成为社区工作者和档案工作者共同研究的课题。

1 加强社区档案管理的紧迫性

1.1 加强社区档案管理是体制改革的需要

原来的居委会面向社区转变,转变后的社区工作不仅要面向居民,更要面向社会,社区活动的开展,形成了大量的文字、图表、声像等原始记录,其记载的内容反映了社会基层管理体制变革的进程及社会各项活动的真实情况。社区成立后,由于建制交替、人员变动等原因,不但要清理接收原居委会的文件材料,而且随着社区工作的开始,必然产生新的文件材料,为了真实地记录社会发展的历史过程和百姓生活的变迁,并更好地为社区管理工作服务,开创社区档案工作新局面已是当务之急。

1.2 加强社区档案管理是做好社区服务与管理的需要

社区在日常管理工作中,必然形成大量的档案记录,这些材料在服务工作中都有着重要的参考价值,社区内居民不再任何事情都依赖单位,而是依赖居住的社区,社区只有全面、系统地将这些材料收集、整理、归档,才能充分发挥社区的管理职能。

1.3 加强社区档案管理是社区工作连续性和延伸档案管理的需要

社区是城市居民选举出来的自治组织,社区每三年举行一次换届选举,选举后社区干部就要变动一次,如果不建立社区档案,没有以前的材料作参考,新一任社区干部很难顺利适应工作。

2 加强社区档案规范管理的对策

2.1 加强档案法制宣传，增强档案意识

思想是行动的先导，影响行为及其效果。加强社区档案的规范管理，首要的是从思想入手，加强《档案法》等法律法规的宣传，增强从上级领导、居委会工作人员到居民的档案意识，使上级领导和居委会工作人员认识到档案管理工作的地位和作用，获得经费、办公条件的支持，建立领导和相关工作人员的岗位责任制、档案管理制度和奖惩制度，实现档案管理的物质和制度的保障。同时，使居民认识到档案的价值，认识到档案与自身利益密切相关，从而获得居民的理解和信任，以推动社区档案管理的规范化发展。

2.2 增强社区工作人员的档案意识,并把档案工作纳入社区工作计划

社区在从事管理活动中,需要回顾过去、了解情况、借鉴经验、核对事实,这样就产生利用档案的需要,在直接使用档案中获益,从而增强社区人员的档案意识。将档案工作列入社区工作计划和考核之中,保证档案工作与社区各项工作同步发展,区档案学会应吸收社区加入,这样可以更好地发挥档案学会的作用,更好地解决社区档案工作存在的问题。

2.3 加强业务指导，实现档案管理规范化

档案管理部门要跟上社区建设的步伐，及时为社区档案工作提供业务指导，实现社区档案的规范管理，推动社区档案管理工作随着社区的发展而发展。一是及时按照社区建设要求和档案管理要求，制定相应的社区档案管理的指导性文件，为社区档案的规范管理提供依据；二是对社区档案进行定期指导和检查，针对社区档案收集、整理、保管等环节存在的不规范的问题，及时要求整改并督促落实；其三，指导社区档案管理信息化建设，在传统的纸质档案的基础上，加强电子档案的归档指导，积极推进社区引进档案管理系统，以实现社区档案管理的信息化、数字化。

2.4 加强专业培训，提高档案管理人员素质

加强社区档案的规范管理，档案管理人员发挥着关键作用，因此必须通过各种途径提高档案管理人员的素质。首先，无论是专职档案管理人员，还是兼职档案管理人员，必须按照档案管理要求参加档案专业资格培训，获得档案人员上岗资格证书，才能长期从事社区档案管理；其次，由于居委会工作人员来自不同岗位、不同专业，文化层次也不一样，档案管理部门应充分考虑社区的这一特点，专门针对社区档案工作开办包括档案专业知识和技能的培训，以提升档案管理人员的档案管理业务素质；第三，社区应该支持档案管理人员外出考察、学习和交流，尤其支持到社区档案工作做得好的社区去参观学习，以增长见识，吸取经验。

2.5 抓住机遇,开创档案管理新局面

现在人们对社区的重视程度不断提高,社区的工作取得了一定的成绩,进入了提高、推广和发展阶段,档案部门要抓住这一机遇,使档案工作与创建和谐社区同步进行,让社区真正了解档案工作,把社区档案工作全面推开。

2.6 加强档案利用服务，为居民提供档案信息

档案利用是社区档案规范管理的重要环节，也是实现社区服务民生的重要内容之一，社区档案管理工作应为社区建设和居民提供及时有效的档案利用服务。社区应根据本地的特点，围绕社区建设和居民需求，找准档案工作为社区服务的结合点，构建新形势下社区档案服务体系，从而切实为居民排忧解难，为社区建设做出贡献。一方面，在收集档案材料过程中，重点收集下岗职工、空巢老人、低保户、残疾人等文件材料并形成档案，随时跟踪；另一方面，加强对民政救助、劳动保障、计生、老龄、残疾、治保调解、就业创业等民生文件资料的收集保存，以便及时为上述这些居民提供信息，更好地为他们排忧解难。另外，社区应该编制案卷目录、归档文件目录等检索工具，还要加强档案信息化建设，以便为居民提供快捷的档案信息服务。