新时期高校人事档案管理创新分析

苑伊彬

（河南艺术职业学院，郑州 450000）

0 引 言

高校人事档案管理是一项基础性的管理工作，不仅涉及对学生档案的整合和保管，同时也涉及高校教职人员人事资料的保管，在一定程度上高校人事档案管理能够有效反映学生的成长情况，也能见证教师员工的工作和成长经历，为人才的针对性培养和教师的管理提供了依据。传统意义上的高校人事档案管理相对复杂，也比较随意，档案管理人员和学校都没有认识到档案管理工作的重要性，导致现阶段档案管理工作存在诸多管理漏洞。随着新形势下高校改革的不断深入，逐渐将高校人事档案管理创新纳入改革的领域中。高校有必要运用现代化的技术手段和管理理念等，优化人事档案管理工作，以此顺应时代的发展，在整体上提升了高校的实际管理水平。

1 现阶段高校人事档案管理创新的重要性

1.1 有利于提升高校人事档案的安全性

就档案本身的性质来说具有一定的法律价值，同时其也是学生和教职人员成长过程中的重要资料见证，具有唯一性的特点。传统意义上的高校人事档案管理大多都是采用人工管理方式，通过设置档案资料室进行档案的保管。这在一定程度上很难保障档案的安全性和科学性，例如：火灾、虫咬等这种不可控的因素，加大了档案资料的风险。而新时期，借助互联网和信息技术的支持，通过用电脑等数字化设备进行高校人事档案管理，能有效提升高校人事档案的安全性。

1.2 提升档案管理工作的效率和水平

随着现代化科学技术和信息技术等媒体的兴起，利用全新的技术社会和管理理念实现高校档案管理工作的创新和管理，可以彻底摆脱传统人工管理方式的滞后性，从而能够提高档案管理工作的效率和水平。不仅如此，高校通过运用计算机等信息技术手段对档案资料进行记录和保存，可以进一步实现高校档案管理工作的精细化发展，从而能够有效提升档案管理水平。

2 新时期高校人事档案管理创新的原则

新时期高校档案管理工作由于涉及高校管理的诸多方面，因此其改革和创新也是一项复杂的工作内容，所以新时期高校人事档案管理的创新还要积极树立一定的发展目标，遵循一定的发展原则，为人事档案管理创新实践提供方向性指导，具体包括以下几点。

2.1 系统管理原则

人事档案的管理工作是高校一项重要的基础性管理工作，涉及高校管理的诸多方面，因此在其改革和创新的过程中还要积极遵循一定的系统管理原则。这种系统性包括根据国家的档案管理改革目标和领导方针进行统一的管理和改革，不仅要符合我国人事档案管理的总体要求，同时也要在一定程度上切实满足高校的管理需求，在相关部门领导下进行改革和创新工作。除此之外，这种系统性也体现在对于高校人事档案的整合和梳理，对其重新规划和管理，以此进一步优化高校人事档案管理的内容。

2.2 实时性原则

人事档案管理工作最重要的工作原则就是实时性原则，因此，高校人事档案的管理创新和改革中也要积极遵守这一原则。实时性原则具体体现为以下几点：首先，对高校学生和教职人员信息和资料进行实时更新，随着学生和教师的成长，很多人事资料都会有所变动和完善，以此为了保证人员信息的完整性，还要坚持人事档案管理的实时性原则，其次，面对高速发展的市场经济环境下，很多技术因素以及外界环境因素等都会发生变化。因此，为了保证人事档案管理工作的完整和科学，还要实时地更新自身的管理理念和技术水平。以此实现管理效益的最大化。

3 现阶段我国高校人事档案管理的现状

随着生源数量的不断增多，为高校的人事档案管理工作带来很大压力，使当下高校人事档案管理存在很多漏洞和不足。笔者通过对相关数据和文献进行调查，从以下几方面阐述了高校人事档案管理的现状。

3.1 管理意识淡薄，高校缺乏对人事档案管理的重视

一直以来，我国高校的教学和管理都是侧重于对学生的培养和高校的日常管理，高校领导者和人事档案管理人员尚未关注人事档案管理的重要性。对于其改革和创新工作也缺乏应有的重视，例如：一方面，没有为人事档案管理部门配备先进的技术设备和高素质的管理人员，管理人员在素质和年龄上的结构都不合理，导致整体的管理效率比较低。另一方面，没有为人事档案管理工作制定完善的管理机制和标准，资料管理要求也不高，导致当下高校的人事档案管理工作秩序比较混乱。经常出现档案损坏和丢失的现象，给教师和学生都带来很大的消极影响。

3.2 管理理念和管理手段滞后，技术应用水平低

相关数据的调查显示，很多高校的人事档案管理工作依旧使用传统的人力手工管理方式，档案管理也都是停留在纸质管理层面上，导致档案管理的理念和管理手段都相对滞后，不仅加大了档案收集与管理的工作量。同时也大大减低了人事档案管理工作的效率。对于档案使用人员来说，查阅档案也比较困难，不仅如此，传统的档案管理方式也需要一定的场地进行存储和管理，进一步增加了档案管理的成本。尤其随着现代化计算机技术和信息技术等的发展，高校的人事档案管理工作也缺乏一定的创新性，对于现代化的技术应用水平比较低，无法满足现阶段日益提升的档案管理需求，同时也不能有效顺应时代的技术性发展。

3.3 缺乏系统、完善的档案管理制度

高校的档案管理工作和其他管理工作一样，都需要完善的管理制度进行约束，但是从现阶段高校档案管理工作的现状来看，其整体的管理工作都相对随意，缺乏统一的管理标准和制度规范。例如：缺乏科学的人事管理制度，对于档案管理者的聘用和管理上缺乏科学性，人员结构不合理，也没有统一的岗位职业规范。其次，对于高校人事档案的收集、保管以及借阅都缺乏有效的制度依据，不仅导致档案管理人员收集档案的积极性不高，同时在保管过程中也存在诸多漏洞，导致现阶段高校的人事档案材料失真严重，其整体的完整性也不高。大大降低了高校人事档案的管理水平。

4 新形势下我国高校人事档案管理创新的对策

面对日益发展的市场经济和高校管理，对于人事档案管理工作，高校也要积极顺应时代的发展步伐对其进行创新和改革，进一步提升高校人事档案管理的效率和水平。笔者通过结合现阶段我国高校人事档案管理的现状和不足，对于人事档案管理创新提出了针对性的改革建议，具体从以下几方面阐述。

4.1 提升高校管理层对于人事档案管理的认知和管理力度

新时期，高校在提升自身教学和管理水平的同时，积极加强对高校人事档案管理创新工作的关注，进一步强化高校管理层对于人事档案管理的科学认知，首先，基层政府和档案管理部门要对高校传达人事档案管理的先进思想和技术水平。在宏观档案管理办法的指导下，辅助高校进行档案管理工作的改革和创新，从而帮助高校汲取科学的人事档案管理手段，其次，高校也要积极跟随着时代的创新，进一步优化人事档案管理，进一步提高档案管理员的科学管理意识，将档案管理的效率与岗位薪酬统筹考核，通过优化档案管理员的薪资待遇以及人员结构等，打造一支现代化、高素质的人事档案管理团队，同时也要进一步增加人事档案管理部门的资金和技术的投入，为新时期人事档案管理创新奠定物质基础。

4.2 加强对全新技术的引进和应用，提升档案管理技术化水平

21世纪是技术发展的时代，面对多元化的技术发展模式，高校也要将现代化的技术应用到档案管理工作的创新中，首先，加强对档案管理员的技术培训，传统的档案管理员无论是技术上还是文化素质上层次都比较低，为了促进高校档案管理的技术化发展，要积极帮助档案管理员掌握现代化的信息技术和网络技术等，通过定期的岗位和技能培训，帮助其能够灵活运用表格和计算机等。其次，在档案的收集和管理上，也要整合有利的技术资源，例如：通过扫描档案的方式进行收集和归档，大规模地推广电子档案，这样不仅可以有效地提升档案的收集和管理效率，同时也能进一步提升档案管理过程中的安全性，这对于日后的档案的调阅和查询也都提供了很大的帮助。

4.3 建立完善的档案管理制度和管理标准

高校庞大的档案管理工作量，需要完善的制度体系和管理标准指导档案管理工作，因此，在高校档案管理工作的创新过程中，也要进一步建立和完善的档案管理制度和管理标准。首先，要针对高校的档案管理工作特点，制定统一的档案管理标准，以此衡量档案管理工作的有效性和科学性。其次，高校也要针对档案管理的不足，建立完善的人员引进和培训机制，以此提升档案管理队伍的综合素质。除此之外，在档案管理过程中，高校要针对档案采集、档案管理和档案管理借阅等制定系统化的岗位和部门规范，细化岗位和部门分工，以此优化高校档案管理工作，也进一步实现了档案管理的安全性和保密性。

5 结 语

高校的人事档案管理工作作为高校管理的基础，其管理效果在一定程度上直接影响着高校的整体管理效率。笔者通过有效梳理高校人事档案管理工作的现状和不足，为了更好地顺应时代的发展趋势，对于高校档案管理工作的改革提出了方向性的指导。高校在技术和人员结构上进行整合和优化，以此不断提升高校人事档案管理的水平，对于高校的发展来说，具有积极的现实促进作用。

主要参考文献

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［2］张锐.关于高校人事档案管理数字化平台建设的思考［J］.成都大学学报：教育学版,2008(9).

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