高职院校干部人事档案管理信息化的现实意义与实现途径分析

李 琳

（武汉交通职业学院，武汉 430065）

1 高职院校干部人事档案管理信息化的现实意义

档案管理信息化建设应当以信息化共享、数字化、网络化发展为主要内容，在网络支持下完成对各类档案信息资料的整理、利用、归档和移交等一系列工作。在高职院校干部人事档案管理中，信息化建设的现实意义主要包括以下几个方面。

1.1 节约档案管理人员的时间

在信息化建设的背景下，工作人员仅需要完成档案资料数据的第一次录入，审核其真实无误后，后续可以反复多次进行修改与调用，从而可以大量节约人力资源。并且，档案信息在检索时可以利用所搭载的干部人事档案信息库进行自动化检索，省略了传统模式下手工翻找的耗时问题。除此以外，其他部门还可以通过与档案管理部门协作的方式，在联网条件下根据自身权限查找相应的档案资料，这对于节约档案管理人员的工作时间、降低工作强度具有重要的意义。

1.2 提高档案管理效率

高职院校在干部人事档案管理工作中可以通过信息化建设的方式形成一套完整的档案管理信息系统，建立全面检索工具，并支持对干部档案资料的比较与查询。同时，档案管理信息化还可以对职称、学历以及职务等档案信息的变化情况进行及时调整与修改，从而能够提高档案信息的查找速度，拓展高职院校干部人事档案的服务范围，对于提高档案管理效率具有重要的意义。

1.3 提高档案管理人员的综合素质

档案管理信息化省去了大量的人工操作过程，从而节省了大量的时间。这样档案管理员可以节省出大量的时间用于学习，特别是在计算机的学习和探索上，可以学习更多的档案管理方面的专业知识，从而有利于提高档案管理人员的综合素质，进一步推动高职院校的档案管理工作实现可持续发展。

1.4 延长纸质档案的保存时间

过去，高职院校干部人事变动信息多以纸质为介质，不但保存质量不够理想，并且由于高职院校内部人才流动比较频繁，干部信息变动较大，因此在产生信息变动时工作人员往往需要费很大的劲来调取相应资料，这一过程不但会增加工作难度，还可能导致原始档案受损。而在信息化技术建设的背景下，这些工作可以直接通过计算机检索与修改的方式完成，在提高档案利用效率的同时大大延长了档案的保存时间。

2 高职院校干部人事档案管理现状

目前，高职院校在开展干部人事档案管理工作的过程中，信息化建设已成为必然发展的趋势与方向之一，但受到领导不重视、设备更新不及时、管理理念不到位等因素的影响，档案管理信息化建设工作的开展仍然举步维艰，直接对档案管理工作产生了不良影响。

2.1 领导不重视

高职院校领导班子对档案管理工作不重视，是长期存在于高职院校中的一大问题。一些领导错误地认为档案是对一个人主要工作经历、品德作风、政治面貌的记录，对教学以及科研活动并没有太多的作用。由于领导不重视，一些高职院校甚至没有配备专门的人事档案管理人员，直接由图书馆馆员兼任，导致干部人事档案管理处于一种“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬局面。

2.2 基础设施不完善

对于我国而言，多数高职院校兴办运行的时间相对较短，缺乏相关的管理经验，在档案管理方面没有更多经验可以借鉴，也没有形成一套规范性的规章制度。在这一背景下，多数高职院校档案管理缺乏基础设施投入，甚至直接将普通办公用房作为档案管理用房，尤其不利于纸质档案保管。

2.3 管理理念不同

针对多数高职院校，这种问题主要出现在合并后的高职院校中，校方会对档案管理部门进行了重新整合，但由于管理理念不同导致档案管理工作难以开展，主要表现在以下两个方面。第一，高职院校在合并前，档案管理工作部门的管理方式与管理内容有所不同，导致合并后进行归档面临着较大难度，加之在档案管理制度与要求方面存在较大差异，还会导致档案材料收集与利用难度大等一系列问题。第二，在高职院校合并的过程中，部分原始档案资料出现了遗漏或丢失，但由于管理理念不同，导致档案收集难度明显增加。

3 高职院校干部人事档案管理信息化实现途径

当前，信息技术已经广泛应用在各个行业领域，高职院校必须顺应时代发展潮流，以信息化为手段加快档案资源信息化建设。在高职院校人事资源管理中会产生各种类型的档案信息，如学历学位、职务变动、职工变动、岗位变动和薪酬变动等，只有利用信息化技术对上述资源进行整合、开发与利用，才能有效发挥档案管理的综合价值，以实现信息资源合理开发与应用的目的。具体而言，高职院校干部人事档案管理在实现信息化转型的过程中，应着重关注以下几个方面的内容。

3.1 提高领导重视

高职院校领导在档案管理信息化建设的过程中发挥着重要的作用，只有提高领导层的重视，才能够明确档案管理信息化建设各个方面与环节的具体要求，以协调各个岗位的责任与义务，保证档案管理信息化建设的质量与进度。高职院校领导应当充分肯定干部人事档案在高职院校的价值与地位，同时认识到信息化建设在提高档案管理质量水平方面的重要性，加强各个岗位人员的通力协作，积极改进信息化管理系统，以实现档案管理信息化系统功能与优势的最大化。

3.2 加强资源整合

高职院校干部人事档案管理信息化建设是一项复杂且系统的工程，在信息化建设方面不但需要各个部门积极配合，还需要在人力、资金、物力等方面提供支持与配合。同时，高职院校干部人事档案管理信息化安全建设可以与高校网络安全系统进行合并，以节约人力与物力开支。此外，高职院校可组织业内网络技术专家共同制定与干部人事档案有关的业务工作、技术方法以及硬件设备的统一原则与规范，形成可适应干部人事档案管理工作的电子档案管理数据库，以促进档案信息资源的全面整合与共享。

3.3 完善硬件配置

高职院校干部人事档案信息具有可变动性与动态性的特点，且档案管理信息化系统建设仅仅是信息管理工程的开端，关键仍然在于构建一套科学有效的档案管理运行系统，以实现对档案数据信息的及时更新。为保障信息系统的有效运行，高职院校应完善硬件配置，将档案部门的经费列入学校预算。第一，设立专门的综合档案室，添购档案管理硬件设施设备，分类存放，编档管理，做好防火、防盗、防潮、防水、防光、防磁、防虫、防高温、防尘和防鼠“十防”措施。第二，高职院校要为库房配备温度计、湿度计、灭火器、空调机和去湿机等设施，确保档案材料管理规范、保管安全、利用方便，向档案管理现代化迈进。

3.4 提高人员素质

档案管理工作人员为了适应档案管理信息化建设的发展趋势，必须全面了解干部人事档案管理的基本流程与主要内容，应形成全局观念与整体意识，积极挖掘档案管理工作实践中的迫切需求，为档案管理信息化系统的建设与完善提供依据。高职院校也应当积极引进档案管理以及信息化建设专业的优秀人才，使人才结构更为合理，从而不断提高档案管理工作队伍的素质。除此以外，校方还应当为档案管理岗位工作人员创造各种机会，与其他高校以及档案部门取得联系，相互进行业务学习与交流，以提高档案管理工作人员的业务能力，最终培养出一支适应高职院校干部人事档案管理信息化发展趋势的、有较强责任心、有过硬技术的档案管理人才队伍。

4 结 语

高职院校干部人事档案管理工作关系着无数高科技优秀人才的命运。在信息化的背景下，高职院校干部人事档案管理工作也应积极探索信息化转型方法，以信息化管理模式与途径提升档案管理的质量与效率。只有加强信息化工作，才能将高职院校内部大量优秀人才在科研活动、管理、教学等方面所取得的优秀成绩与出色表现，准确反映在人事档案材料中，从而为高职院校开展职称评定以及干部选拔等工作提供重要依据。

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