关于新形式下档案管理的创新服务探讨

文/陈娴，岳阳市风景园林中心

我国社会经济建设的发展对于档案管理工作要求越来越严格，保证档案数据信息的完整性和安全性有利于企业自身发展和经济建设。但目前来看，我国档案管理制度还不健全，有许多地方还存在疏忽，应该进一步改进。要在保证档案管理过程的质量和效率的同时，将新型档案管理观念与方法引入进来，使档案充分发挥其应有的作业。此文将对档案管理过程中存在的问题与解决办法两个角度进行阐述说明。

1 目前档案管理过程中的问题

1.1 管理手段落后、力量弱、水平低

档案管理人员自身水平有限使档案在管理过程中存在诸多问题。主要由于只有少数档案管理人员是全职状态，大多数属于兼职，辅助全职人员对档案进行整理[1]。这些兼职人员投入精力有限，导致管理过程管理力度弱，使档案真实性和有效性存在问题。人多且未经过专业培训，大多数都是临时被指挥做一些分配下来的任务，导致管理易出现问题且管理手段落后，不能使档案管理职能被充分发挥。

1.2 档案室软硬件不全

计算机的存在使档案管理更加便捷，但因档案室配备计算机数量有限或设备配置较低，以及档案管理人员计算机技能有限，不能充分发挥计算机的性能。也将影响档案管理工作的质量和效率。

2 新形势档案管理创新服务

信息化时代的降临，为保证档案资源被有效开发与利用。使档案管理仅仅是传统的档案收录与保管，还应对已有档案进行合理开发，促进信息化平台建设，保证档案被合理应用[2]。只有这样，才能保证档案在社会信息化发展的过程中，起到较高的应用价值。

2.1 革新服务理念

以市场经济体制为基础，对档案管理进行市场化管理，促进档案管理服务理念的革新。在进行档案管理时，要分析档案在市场之间发挥的作用，制定合适的档案共享方案，对档案进行适当分类，促进档案的共享与合理利用，从而对档案资源进行有效开发，服务于大众。明确档案在市场中应用现状，将档案按照重要程度进行合理划分，明确档案事业发展路径，为保证该行业健康发展提供基础。

2.2 革新服务领域

在新形势下，对档案管理领域的服务也要加以革新。具体方面如下：扩大档案服务主体。因为档案管理已经开始进行信息化，档案部门服务的个人及集体范围将加大，无论是党政机关、事业单位、各类企业这些组织机构还是个人，都可能在社会活动中使用到档案。此外，某些特殊情况也需要涉及到档案的特定利用，要有配套的特定服务才能保证档案完整性和合理利用。因而档案管理工作要在信心服务方面扩大服务范围。为保证档案的合理利用和有效使用，保证其使用效率，要对档案资源进行适当开发。最重要的还是在开发档案资源时，要有针对性，促进信息化平台建设，保证档案资源可以被良好的共享使用[3]。目前档案的共享程度较低，一方面是因为过去的纸质化档案管理，一方面是为了保证档案资源安全性，大多数部门不愿将此部分资源进行共享。为打消这种不利于档案利用的壁垒，应加强档案数据平台建设，各部门加强沟通，在保证档案安全的同时，方便个人或部分进行检索，查看或者下载后打印使用。

2.3 革新服务手段

为保证创新档案管理工作的服务能够真正起到该有的作用，能够满足社会和个人需求，达到真正能服务于社会与个人的目的，服务手段也应该加以改革与创新。如，建立具有大量档案资源的在线档案管理网站，为在线使用档案提供便利。人们在需要查询或使用档案时，可以不到处去找调个人档案，只需使用手边的计算机注册并登录在互联网上搭建的信息化档案网站，就能检索并找到自己所需的档案证明。还应搭建存储归档为电子文件的电子档案数据管理中心。使非保密性文件能够被机构人员或个人查到，对于机密档案，则需要获取相应的权限后才能在电子档案数据库中调取使用。保证电子档案能够被充分合理地利用，做到对 电子文件资源进行合理共享。对电子资源的有效监管，将极大方便个人或部门调用文件的过程，节约时间和精力，提高办事效率。为适应当今社会的发展，对档案管理服务领域做到合理扩展，保证档案管理综合性得到提升，方便大众。

2.4 革新管理配置与团队建设

为保证信息化建设，齐全的软硬件设施是必不可少的。在档案建设过程中，要舍得投资进行基础设施建设，如配备高性能的电脑及系统，高端的服务器配置，合适的带宽等，保证在信息化建设的过程中，通信能够畅通，提高档案管理效率。缩短不重要的环节，避免时间和精力的浪费，提高管理人员的工作效率，促进档案管理高效建设。为保证档案信息安全性与合理性，要对不同人员的权限加以限制，只能查阅个人权限范围内的信息。对不同管理人员进行不同的职业化和专业化培训，如职业道德规范，计算机与信息技术培训，现代化管理方法培训。为保证管理人员能够适应信息化档案管理的工作，要定期对其所需的业务知识进行培训。档案管理人员应有极高的思想觉悟，有正确的工作态度，要保证档案资料信息保密性，明确法律法规，能够保证集体利益不受到影响。

3 结束语

随着信息化时代的到来，在新形势下进行合理的档案建设并对档案在合法的范围内加以利用是一种趋势，也是时代进一步发展所需。这将能为公共服务提供便利，方便人们的工作与生活。因此，即便新形势对于传统档案管理有较大冲击，但也是机遇。即便信息化档案管理面临的问题有很多，但为了满足机构和个人需要，乃至促进整个社会的发展，应树立正确的新思维观念，积极采取合适的方法与手段进行档案管理工作的创新。