研究信息化在高校人事管理工作中的运用

文/王若斐，四川外国语大学成都学院

1 人事管理信息化带来管理观念的变化

管理信息化从根本上是要为管理提供服务。在人事管理信息化的过程中，管理的服务职能凸显，更加强调人本管理。

1.1 人事管理信息化提高了人本管理的可能性。人事管理信息系统大体上由人事档案管理、学院部门管理、合同管理、薪酬管理、社保管理、绩效管理、考勤管理、培训管理、招聘管理以及系统管理这十大功能组成。目前已经有比较多的高校开发了自己的人事管理系统。在人事管理系统中，教职工可以选择性地看到自己的基本信息，可以在线提交业务并随时关注业务的流程动态，可以看到考核以及绩效评价的结果，相关的通知公告也可以在人事信息系统中一站式获得。这种沟通与交流的直接性以及获得信息的便利性大大提高了教职工参与管理的幅度。在教职工参与管理的过程中，用价值观来培育和强化教职工的归属感、满意感、成就感和责任感，让他们感觉到自己是值得信赖和尊重的，激发了教职工的进取心和创造性，为文化管理的最高层次开辟了通道。

1.2 人事管理信息化提高了人本管理的必要性。人事管理不只是人事部门的管理，而是一个实现学校整体发展蓝图的工具。通过有效的人事管理，可以实现学校的总体发展目标与规划，体现各学院、各部门的发展方向与重点，实现教职工个人的职业生涯规划。因此人事管理要创造条件支持学校各学院、部门以及学校教职员工的积极参与，提供信息沟通与交流的平台，发展以教职工为中心的激励、创新和参与的人事管理环境。

信息化使得人力资源管理从简单的重复劳动中解放出来，从单一的、自上而下的管理模式向互动、多方位、专业化的方向发展，促进了全员参与管理，形成了新的互动管理的局面，人本理念逐步提升，在管理过程中更强调“关心人、理解人、尊重人、保障人”。

2 人事管理信息化带来管理机构的重组

在一个组织机构中，根据机构的特点以及人员的具体情况，以提高效率为准则，对于管理层次和管理幅度的划分应该有一定的比例。一个组织机构成功的关键问题就是处理好管理层次与管理幅度之间的关系。传统组织的特点表现为层级结构，当组织的规模扩大时，提高效率的有效办法是增加管理层次。但是在信息化社会中，由于信息技术的应用，信息处理渠道的增多，信息沟通与交流加强，也可以通过增加管理幅度来提高效率。当一个机构不是通过增加管理层次而是通过增加管理幅度来提高效率时，其组织形式就会趋于扁平化。这一改变使得组织结构紧凑、干练，反应迅速，各层级之间的沟通快速顺畅，合作协调关系加强。

从根本上来看，信息化也是一个过程，是一个技术+管理变革+人员素质+业务流程整合和优化的过程，其目标是给相关的组织和人员提供便利，提高效率与管理功效。在信息化的过程中，需要对管理流程、工作方法进一步梳理，优化管理流程，这一过程带来人事组织机构的进一步重组。

3 人事管理信息化带来管理水平的提高

随着信息技术的发展，高校的人力资源管理也进入了资源整合阶段，其表现为：人事管理不再仅仅是人事管理，而应该以高校的战略发展目标为依托，以人事管理信息化为契机，实现人事、财务、教学、科研等管理系统的一体化，实现总体管理水平的提高。这个具体体现在以下两个方面。

3.1 实现了各部门的资源共享，各个系统的管理都必须以基本的数据为依据，人事管理信息化的过程也是基本数据信息化的过程。通过对基本数据的有效管理，学校各部门都可以对这些数据加以利用，实现了各部门的资源共享。人事信息系统使原本独立的管理模块有了互相沟通的纽带，加强了各部门之间的沟通和协作。

3.2 提升了人事部门的服务水平 ，人事部门作为服务部门，在组织中具有承上启下的作用，教职工、各级领导以及主管部门都会对人事管理工作提出更多、更高的要求。人事管理信息化使人事部门由简单地提供人力资源信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案，其强大的统计和分析报表功能使管理者能够在第一时间了解和掌握教职工的详细信息，经过研究、分析，使决策者更加准确、高效地进行管理。

4 人事管理信息化给高校人事管理带来的启示

要抓住信息化的机遇，实现业务流程的优化 在信息化的过程中，不能把办公自动化简单地等同于信息化，要抓住信息化的机遇，对业务流程进行梳理和改革。人事管理信息化从根本上说， 就是从流程、指标、职责、权限等各个方面深刻规范高校人事管理过程，把高校人事管理的全部流程、标准、制度等重新深入细化，对原来的管理业务流程做重新思考和彻底的重新设计，用计算机语言进行深层次的规范，把标准固化到管理细节中去。流程优化的过程堵住了粗放式人事管理的漏洞，降低了管理成本，提高了工作效率。业务流程优化可以按照以下四个步骤来进行：第一，改变思维习惯，树立业务工作的流程观。第二，分析关键成功要素，确定关键流程，对问题严重、机能失调的流程以及举足轻重、影响巨大的流程制定切实可行的流程方案。第三，对现行流程重新设计。第四，实施新流程并获得反馈。

5 结束语

人事信息系统的作用不仅仅是减少工作量，更大的作用是规范人事管理工作，以适应各管理信息系统的信息对接；同时要协调好职能部门与集成的管理需求之间的矛盾，建立合理的工作流程。高校人事管理信息化给人事管理带来了巨大的变革，学校在寻求进一步发展的过程中，要抓住信息化的机遇，科学理解，慎重实施，循序渐进，全面落实，积极进行机构变革以及管理观念的革新，使信息化的过程和管理的过程相互促进，为高校事业又好又快发展提供助力。