信息化环境下单位财务会计档案管理的创新分析

文/任雷，山东省鄄城县红船镇人民政府财所

1 引言

在信息技术飞速发展的背景下，单位财务会计档案的信息化管理已经成为必然。在技术不断升级的条件下，如何对单位财务会计档案进行信息化管理，提高档案管理的有效性，成为新时期很多单位面对的共同课题。随着新《会计档案管理办法》的出台，创新管理方法和模式已经成为会计档案管理工作的主要发展趋势，因此，相关单位要结合信息化时代背景，转变档案管理观念，对档案管理工作进行革新，提供会计档案管理效率。

2 单位财务会计档案管理的信息化模式探析

对于单位财务会计档案管理工作，2016年新修订的《会计档案管理办法》结合新时期的特点，对保管纸质会计档案的内容进行了删除，对单位设置电子会计档案进行了明确要求，并指出，对于一些不合规定的会计凭证和账簿，可以不打印纸质档案。显然，这一要求的提出，为单位财务会计档案实现信息化管理提供了政策支持。

对于单位财务会计档案管理工作来说，实现信息化管理具有以下优势。其一，对会计档案进行信息化管理，可以使得档案存储方式更加丰富，有助于及时对文件进行打印和保存；其二，对会计档案进行信息化管理，可以为相关文件的调整和复制工作创造便利，可以及时纠正文件错误，并实时传递；其三，在信息化环境下，相关会计办公软件的出现也给档案管理工作提供了便利，应用软件，对相关数据进行自动化的处理和分析，不但能够节约数据处理时间，还能减轻工作人员的压力，从而大大的提高了工作效率。[1]

随着信息技术的普及和《会计档案管理办法》的实施，当前单位会计档案的信息化管理主要体现在以下几个方面：

其一，很多单位已将信息化会计档案管理工作纳入到会计档案管理的整体范畴中，并明确指出单位会计档案需要在计算机和相关软件的操作下进行管理。其二，在电子档案的移交上，要在文件格式合乎法律规定的前提下，不但要移交档案本身，还要移交原文件。其三，对于电子档案资料，不管是来自外部的，还是单位内容部生成的，都要以电子形式进行统一存档管理。

3 信息化背景下，创新单位财务会计档案管理工作的主要策略

3.1 切实提高档案管理人员的技术操作能力

无论是传统的会计档案管理办法，还是会计档案的信息化管理办法，工作人员的能力在档案管理质量中发挥着决定性作用。因此，要想提高单位财务会计档案管理效率，就需要提高档案管理人员的专业素养。针对信息化会计档案管理模式，需要相关单位开展有效的档案管理人员专业化操作能力培训工作。首先要对管理流程和管理模式进行理论与实践相结合的教育，通过进行实践模拟，让管理人员熟悉信息化档案管理的各个步骤，为有效开展工作提供保障。要想进一步提高培训的导向性，单位还可以邀请专业人士到单位对管理人员进行一对一训练，保证每一位员工的操作都能符合要求。[2]其次，还要对管理人员的信息化操作能力进行培训，不但要进行计算机知识的教学，还要结合相关会计系统软件，对档案管理人员开展针对性的培训，提高软件操作能力。最后，还要对档案管理人员的职业素养进行培训，保证档案管理工作的安全性和可靠性。

3.2 完善单位财务会计档案信息化管理的基础设施建设

与其他基础设施相比，会计档案管理信息化对基础设施要求比较高，不但要保证它们能够平稳运行，还要满足安全性和保密性的要求。因此，对于会计档案管理信息化的基础设施建设，不但要提高硬件设施的现代化水平，还要从信息化角度对软件设置进行考虑。具体要求单位财务部门和会计档案管理部门要加强沟通和协作，在实际工作中，财务部门需要按照实际需求，安排档案管理部门对相关资料进行管理，从全局进行考虑，保证档案的严密性和安全性。另外，还要在此基础上应用信息技术对相关软件和硬件进行测试，提高这些基础设施的可靠程度。

3.3 依托网络技术，做好信息备份工作

尽管在信息化环境下，单位财务会计档案管理工作实效性更高，但是数据遗失的现象还时有发生，一旦相关事件发生，就会给整个档案管理工作带来困难，严重时，还会给整个单位造成不利影响。因此，为了尽可能避免这类现象的发生，单位就要更加完善数据备份工作。要在信息化背景下，将已有数据和新生成的数据进行备份，并且把文件名称、备份时间和存储地点等信息完整登记在备份簿上，以备相关人员及时查阅，提高数据的可靠性，保证信息的完整性。

4 结语

综上所述，信息技术和国家经济的飞速发展给单位财务会计档案管理工作提出了新的要求。因此，相关单位要在信息化环境下，结合《会计档案管理办法》的要求，逐渐更新财务会计档案管理理念，对管理方式和方法进行创新。不但要主动应用信息化档案管理模式，还要在此基础上加大专业人才的培养力度，提高工作人员的操作能力，完善会计档案管理制度，保证档案管理工作的稳定性和安全性，提高单位会计档案管理的信息化水平。