高校档案管理工作创新浅议

文/王丽娟，承德广播电视大学

随着高等教育事业的蓬勃发展和高等教育改革的不断深化，高校档案工作在高校管理中的地位越来越突出，开展档案工作创新与发展研究，不断提高高校档案管理工作质量和水平，是高校档案工作人员当前面临的重要课题。

1 高校档案管理工作现状

高校档案管理水平与高校教育发展有着密不可分的关系，高校档案管理如何实现科学化、民主化是教育关注的话题之一，众多档案管理人士也为此作出不懈的努力。中国高校在档案管理方面取得了突破性的进展，甚至有个别高校还建立了专门管理档案的部门或者机构来完善这个管理工作，以便为高校档案管理工作带来便捷和保障；有的高校还使用了信息化电子档案办公模式，为建档、归档工作提供了便利。可是，哪怕高校档案管理水平比起过往的工作模式来说有所提高。但还是缺乏一个科学化的管理体系，不能满足时代发展对高校档案管理的要求，有部分高校在工作体系中凸显很多问题，严重阻碍高校的事业发展进程。

1.1 建档部门较多，档案材料容易搞混，书写不统一，信息不完善。如今，由于高校管理档案的部门不统一，比如学生档案，有些高校是学生处管理，有些高校是招生就业处管理，有些高校是下放到二级学院管理。缺乏一个统一的管理机制。在整理档案方面，有一些学校还是在学生临近毕业才开始整理档案，这种草草寥寥的工作下，很多档案材料是不齐全的，还有错装的现象，为师生带来很大的工作阻碍；每一个高效的档案信息记录要求都不一样，格式也不一样，没有一个标准的档案信息登记表，使得市一级或者省一级汇总档案工作效率不高；还会为信息使用者提供不完整的信息，使得档案起不到真实全面信息记录的作用。

1.2 师生档案意识不强。校内师生的对于档案的重视度不是很高，问到档案的存储处的时候，师生都是懵懂的状态；还有问到档案包含的内容时候，很多师生是回答不来的；诸如此类的现象比比皆是。高校对学生档案使用的普及较低，临近学生毕业后才开始急急忙忙的找自己的档案，学生对档案递交的部门、流程认识不足，还有一些学生还会把档案放在手中，缺乏了有效的管理；在教师是科研档案也是有出现毁坏、涂改、缺失的现象。殊不知，这些档案里面的信息的重要性，它有可能会影响到一个人的一生，还有记录高校的种种给予后人借鉴的作用。

1.3 部门间档案交接中对高校档案重视度不高。有些高校接收到建筑资料后会交由当地的档案局保管，档案局会按照管辖地区的不同又把档案分类存储到每个分点，这些档案高校不做专门的备存，等到需要规划的时候，才突击性的寻找档案，还要按照政府流程一级一级的申请，再一级一级的审批，为高校工作带来很大的不便，也为政府带来很大的麻烦。

2 高校档案管理工作优化性建议

高校档案是记录高校校内发生的种种，是一份证明，也是一份记事本。记载着整个高校的发展轨迹，档案就是人们用经验积累下的财富，档案管理无小事，这要求高校档案管理各个阶层、各个相关人员重视，齐抓共管，各尽其责，真正的做好档案管理工作。

2.1 切实提高高校档案管理的重视度

这要求管理人员提高对各个阶段的管理制度的熟知度，切实履行自己的工作岗位职责，各界高校领导以及人力资源管理部门也要强化对档案管理宣传的力度，让师生以及相关人士深刻了解档案的作用，以及档案管理基本流程，要在新时代下提供高质量的档案信息服务。提醒档案受用者和管理者要及时更新档案，并做好纸质档案的存储。

2.2 规范档案管理工作体系

档案管理其实涉及的部门不较多，我们必须梳理档案整理、传递、查询中的细节以及有可能发生的工作问题，拟出相关工作规定，以防出现人员管理漏洞；同时提升档案管理工作者的职业素养，加大人才培训力度，以及场地、设备、技术的管理力度，这样才能切实做到档案管理工作体系规范化的根本。

2.3 严谨执事流程，杜绝档案管理中的陋习

有好的工作体系还要严格遵守。因此高校档案若在专人管理下，必须专人对接，书面申请表格、书面记录是不可或缺的。严禁他人在没有领导审批的情况下，私自带走、查阅、收录档案。要做到岗位职责明确，分工清晰，责任落实到个人的情况。这些规定要从“第一人”开始抓起，杜绝源头的失误，层层把关，才能 确保高校档案制度的有效实施。

2.4 人才资源的创新

要树立人才资源是第一资源的思想，针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、工作实、纪律严的专业人员。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推陈出新。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

3 总结

高校档案管理工作存在很多不足，这些不足严重影响到高校档案作用的有效性，我们只有对高校档案管理工作中的各种问题进行分析、研究，才能提出具体切实的解决方案，可想而知高校档案管理工作创新的重要性。高校领导要有远见，要从源头开始抓起，加强各部门各个员工的档案管理工作，以及部门间的协同性，大家一起创新档案管理思路，找出一个高效的档案管理工作方案。为其他高校的日后档案管理发展提供参考经验。