谈谈高职院校学生档案管理存在的问题及其对策

何艳红

摘 要：高职院校学生档案是指学生在招生录取、教学活动、学籍管理、毕业就业等过程中，形成的具有保存价值的记录学生基本情况的文字、图表、声像等材料，是高职院校学生就业及今后各级组织选择、任用、考核的主要依据，是高职毕业生就业工作的一项重要凭证，起着非常重要的作用，本文就高职院校学生档案管理的存在的问题及其对策进行研究。

关键词：高职；学生档案；问题；对策

高职院校学生档案是人事档案的组成部分，是高职学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真是历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，也是大学生就业及今后各种组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下，高职院校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。当前的高职院校学生档案管理存在较多的问题，高校、学生以及社会各界的认识水平和重视程度不一，其原因也是多方面的。

一、存在问题

（一）档案内容陈旧、单一。从档案本身看，收集整理不规范，内容陈旧，信息不足，学生档案内容千篇一律、无个性体现。目前大部分高职院校毕业的学生档案中都装有毕业生登记表、体检表、成绩单、报到证等几项材料。如此单调的材料无法全面地反映学生个人的德智体美等方面的能力与表现，缺乏素质教育的内容。学生在校期间的整个记录应是丰富多彩，不应是呆板、枯燥的几张“纸”，社会对人才的要求，不单单是成绩数字而是需要一批具有扎实的专业知识、富有创新精神、合作协调能力、具备健康的心理等综合素质型人才。社会了解毕业生的情况，不可能通过洽谈会“一见就知”，只能先从学生档案中作初步了解。然后，目前的学生档案未能展示真实全面的“我”，无法充分展示学生的个性、特点、优势，能够提供给用人单位选拔人才的信息不多。

（二）档案管理不严格，没有监督机制。高校学生档案管理缺少明确的法律和制度依据。制度的缺位是制约高职院校学生档案管理水平提高的主要原因。虽然国家颁布过《高等学校档案管理办法》，但总体来说比较笼统，对具体操作的指导性不强，缺少标准化、规范化的知道体系。在管理操作层面，学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，但是，高校旺旺只重视教学和其他管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，没有将学生档案管理的好坏何档案管理部门的业绩挂钩，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。另外由于缺乏一定的协调机制，容易出现各自为战和临时突击的混乱现象。而且场地、设施、经费等往往难以得到保障，使工作无法深入开展。随着社会竞争的日渐激烈，档案造假、履历造假、学历造假等不道德的事件时有发生，使学生档案的严肃性受到影响。

（三）学生自身不重视档案。相对于本科高校，高职院校毕业生很大一部分学生都在民营企业就业，很多民营企业不过问学生的档案，以劳动合作关系完全取代人事关系，这也是很多高职院校毕业生成为“弃档户”的原因。

二、高职院校档案管理的对策

（一）完善网络招生机制，落实招生工作档案负责制。为了及时、准确、全面地收集学生档案，一是由校招生办收集各省市高招办邮寄的档案。二是在新生开学报到当天，各系在新生報到处设点收集档案。先由学籍科进行核对，并在档案袋上填好每个学生的专业、班级、姓名、学号，再将新生档案移交到学校学生档案室。充分利用数字化、网络化等现代科技手段，实现档案管理信息化。当前很多高职院校招生、学籍、就业等都已基本实现信息化和网络化管理，这为学生电子档案的建设创造了条件。学校可以将档案管理信息化纳入“数字校园”建设的重要范畴，尝试实行档案的“双档制”管理模式，纸质文档归档的同时，要将其内容以电子文档形式加以归档管理，形成两种介质、两套内容同一档案，电子、纸质文档相结合。同时学校通过整合各方面信息资源，逐步开发一套完整的学生大干管理信息系统和电子档案库，依托互联网建设学生档案管理与服务网站，为学生和社会提供便捷、准确的咨询、查询、检索、认证和档案转接投递管理等服务，从而大大提高工作效率和质量。

（二）制定规章制度，实行规范化管理。要建立一套完善的学生档案管理制度，实行规范化管理。要坚持标准，严格执行，使学生档案管理逐步走向科学化、规范化的管理轨道上。要紧跟时代节拍，在管理工作中不断探索，不断创新，努力适应新形势对学生档案管理的要求。

（三）加强档案形成者的档案意识。学生档案的内容，较大一部分由学生本人填写。所以说，学生档案的形成者主要是学生本人。其次，各系、处室领导、任课老师、班主任、教务人员等也在填写学生档案。他们也是学生档案的形成者。他们对学生档案的认识与重视程度，就是档案意识的深度。档案形成者档案意识的深度，决定着档案内在和外在的质量-案卷内容的真实可靠性、载体纸张的质量、规格、书写字迹的标准等。

高职院校学生档案管理工作改革是一项系统工程，需要国家、社会、高校等各方面的广泛关注和支持，必须要根据社会形势的发展变化和学生成才的需要进行不断的探索与创新。

参考文献：

[1]高等学校档案管理办法，中华人民共和国教育部令第27号发布，2008年9月1日施行.

[2]王德欣.高校学生档案管理的新思路[j].兰台世界，2005（8）.