小议如何确保工程档案的齐全完整

摘 要：工程文件是指一个工程从立项、可行性研究、初步设计、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。工程文件经鉴定、整理、归档后形成的即为工程档案。那么工程档案的重要性也就不言而喻了，文章中笔者就如何保证工程档案的齐全、完整、准确提出了自己的见解，具有一定的参考价值。

关键词：工程档案；齐全完整

工程档案即建设工程档案，是由工程文件经鉴定、整理、归档后形成的。工程文件是指从工程立项、可行性研究、初步设计、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。

齐全、完整、准确是档案最重要，也是最基本的要求，工程檔案也不例外。如何保证工程档案的齐全、完整、准确，笔者就此作以探讨。

一、明确工程档案的来源和责任者，追根溯源，确保工程档案的齐全完整

在工程开工之前，首先应根据国家及行业标准制定出适合本单位的工程档案归档范围一览表，然后搞清楚哪些是由工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时向工程建设单位移交的，哪些是由建设单位内部基建部门向档案部门移交的。既然工程档案是由工程文件经鉴定、整理、归档后形成的，而工程文件又是由工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件三大部分组成，因此，要抓住这三大块来逐一分析。

其一，分析工程前期文件。工程前期文件是指工程开工以前在立项、可行性研究、初步设计、谈判、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件，它是工程核准及开工的必备条件，这一部分主要是由建设单位内部基建部门收集齐全向档案部门移交的。

其二，工程竣工文件。工程竣工文件是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括建筑、安装及调试、监理等）过程和工程真实面貌的文件。它主要是由工程施工文件、工程竣工图和工程质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及主要主、辅设备安全性能检验报告、配套设备技术文件组成。这一部分涵盖面比较广，其中工程施工文件是指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件，它是反映工程建设的历史面貌、体现工程质量的重要历史纪录，也是今后机组安全运行维护的重要依据，是工程档案的主体。工程竣工图是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸。工程竣工文件是由施工单位负责编制，监理单位负责审核，最终向建设单位移交。

其三，工程竣工验收文件，它是指工程竣工后试运行（试生产）中以及竣工验收时形成的文件。它主要是由对工程进行全面考核、检查和验收的有关主管部门产生和移交。

只有搞清楚了这些工程文件的来源和责任者，才能根据本单位的具体情况制定出相应的方案和措施来保障工程文件收集齐全。

二、建立健全约束机制，保障工程档案齐全、完整、准确

（1）贯彻统一领导与管理的原则。建设单位应设立综合档案室，对档案实行集中统一管理，综合档案室要承担基建单位和生产单位档案集中统一管理的双重职能；工程各参建单位要建立各自的工程档案管理组织网络，由一位厂级或公司级负责人挂帅，基建办公室统一协调工程、质量、材料、设备等各有关部门的档案工作。

（2）工程档案管理工作要重视工程过程管理，贯彻工程档案管理与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。把工程档案管理工作纳入工程基建目标管理程序及工作计划中，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门管理人员的职责范围、工作规范中，并有相应的检查、控制及考核措施。

（3）为保证工程档案的完整性、准确性、系统性，执行档案保证金制度，并在招标文件和合同文件中明确档案管理职责。也就是说建设单位在工程招标、投标和签订合同协议时，应设立档案资料移交情况的有关条款，明确规定工程参建各方在文件收集、整理、归档等方面的责任，明确施工、设计、调试、质监、监理等单位移交档案的内容、数量、费用、时间、质量等要求和违约责任。档案保证金为合同项目结算价的1%，档案保证金的提留和支付由建设单位计划部门、财务部门、工程部门和档案室负责实施。对不按本规定移交档案的合同项目，视为合同违约，不返还档案保证金。

（4）建立工程档案管理网络，一是档案工作人员网络：按照建设项目的布局和档案工作自身特点，布网建点设人，以点联线，以线联网；二是重要档案资料的流向网络，对重要的档案资料的情况及流向进行追踪管理。

除了以上谈到的几点之外，还有很重要的一条，就是配备与工程规模相适应的档案人员，未经档案专业业务培训，没有档案上岗资格证书的人员不能上岗，档案人员应具备档案专业知识和相关行业的生产知识，并要不断提高综合文化素质和业务素质，这样才能为工程建设提供有效的服务。

作者简介：王慧，女，档案馆员，大唐彬长发电有限责任公司档案主管，从事档案工作11年，曾主持并参与了百万机组火力发电厂工程文件的收集、整理、归档工作，并通过了国家重大建设项目档案专项验收。