试论社会保险业中档案管理模式的创新

2018-12-06孟丽义煤集团孟津煤矿有限责任公司

新商务周刊 2018年19期

文/孟丽，义煤集团孟津煤矿有限责任公司

1 社会保险档案管理工作的重要性

1.1 社会保险档案是维护参保人员合法权益的重要凭证。社会保险是一项全民关注的民生大事,它涉及面广,专业性强,工作环节多,业务管理繁杂,办理过程中产生的业务档案的数量也很庞大。社会保险档案是参保单位和参保人员参保缴费记录、社保关系转移、待遇享受情况等基本信息记录的重要材料,是核定参保人员享受社会保险待遇资格的重要依据,也是维护参保人合法权益的重要凭证。

1.2 社会保险档案管理工作的好坏影响到社会的和谐稳定。社会保险档案是民生档案的重要组成部分,涉及千家万户。社会保险档案管理工作的好坏,直接关系到成千上万参保群众的切身利益,如果经办机构对这些重要的档案保管不慎,势必会影响到参保人员的利益,进而影响整个社会的和谐稳定。面对新形势,我们要不断提高社会保险档案管理水平,为政府和广大参保人员提供优质的档案利用服务,使档案管理服务与各项经办管理服务整体推进、协调发展。

2 社会保险档案管理中存在的主要问题

2.1 意识淡薄,对社保档案管理不够重视。有些工作人员对社会保险档案的重要性认识程度不够,在工作中,仅考虑个人或科室平时工作的方便,经常将一些重要的档案资料随意存放在科室里,导致日常许多有价值的档案丢失或者损坏。随着我国社会保险覆盖范围越来越大,相应的社会保险档案数量急剧增加,而社会保险档案管理工作却未得到足够的重视,管理档案的硬件投入不足,使得社会保险档案管理工作处于无序状态,其作用无法得到充分发挥。有的地方部门由于档案归档不及时,档案保存工作不到位,甚至出现丢失的现象。

2.2 专业人员难落实,整体业务水平不高。目前,社会保险部门档案机构现有的档案管理人员,一方面是知识结构单一,尤其是计算机网络技术的应用能力较低;另一方面社会保险档案专职人员难落实,缺少专职的档案管理人员,即使有,大多也是临时抽调,对档案管理工作知之甚少,业务不精通,严重影响社会保险档案的质量。现有档案管理人员出去交流学习的机会不多,致使档案管理工作许多的新的做法和经验得不到及时的学习和借鉴,许多档案管理人员的管理水平仍停留在经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展。目前,社会保险档案管理人员普遍存在着技能单一、知识老化、专业知识缺乏的现象,大部分档案管理人员专业理论水平和业务工作能力较弱,主动性和创新性不够,不适合现代化的档案管理要求。

2.3 档案管理不健全,资料收集不规范。由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准,造成归档范围不明确,社会保险文件材料收集不齐全,档案管理方法不健全等现象时有发生,严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。失业、托管人员档案以及破产、关停并转企业退休人员档案管理不规范、不齐全,档案时刻面临着流失、失控现象。

3 新时期社会保险档案管理模式创新的设想

3.1 强化档案意识,培养档案管理专业人才。社保档案是社会保障工作活动中形成的真实记录,是维护人民群众合法权益的客观依据,也是社会保障工作可持续发展的内在需要。要通过会议、参观学习、典型事例等各种形式来加强档案业务的培训,使全体干部职工都能充分认识到社保档案与自己日常工作和生活密切相关,建立全员档案意识。要加强对档案管理人员的管理和考核,落实关于档案管理工作的法规、文件的学习,使档案管理员充分认识档案的重要性,增强做好档案工作的自觉性和责任感。同时,要加大对档案管理人员的培训力度,定期对档案管理人员进行业务培训,尤其是近年来随着信息技术、网络技术在档案管理中的应用,对档案管理人员提出了更高的要求。

3.2 完善档案管理制度,规范档案管理工作。每一类档案都应该有相应的管理制度和一个完整的制度体系,做到有章可循,照章办事,依法建档。各社会保险经办机构要根据社保工作的实际,制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。按着制度和明确的工作程序,对档案进行收集、分类、整理、保管、移交、存档等,实现各种门类、不同载体的档案及有关资料统一管理,集中保管,避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费,实现社会保险档案的集中管理。

3.3 加强档案信息化管理,充分发挥社保档案的服务功能。信息技术的不断发展为创新档案管理方式,实现智能、人性化管理提供了先决条件。社保纸质档案的查阅费时费力,非常不便,且在翻阅过程中容易造成破损、缺失等问题。为更好的保护纸质档案原件,方便参保人员和业务人员查询,提高工作效率和档案资料管理的安全性,应尽快加大了对社保档案管理的资金投入,完善各项软硬件设施,在专业人员的指导下,聘请专业的电子化扫描公司,对社保档案进行电子化扫描,将纸质档案转化成电子档案永久保存,实现传统的纸质文件向电子文件的转变。