浅谈事业单位档案的科学化管理

2018-12-06肖迪山东省鄄城县事业单位监督管理局

新商务周刊 2018年19期

文/肖迪，山东省鄄城县事业单位监督管理局

1 档案管理科学化的必要性及紧迫性

1.1 档案管理是机关单位管理的基础环节

档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，导致管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，导致无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。

1.2 档案是机关单位信用管理的重要保证

档案是公认的构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。可见档案纳入社会信用系统是必不可少的因素。

2 当前事业单位档案管理工作存在的问题

2.1 事业单位重视档案管理工作程度低。重视程度一直是困扰事业单位档案管理的重要问题，一些事业单位的管理和领导人员对于档案管理没有一个清晰而全面地认知，片面地将档案管理看做资料的整理和信息的堆砌，导致没有给予事业单位档案管理充足的资金支持和足够的重视，出现了对事业单位档案管理的漠视。此外，一些事业单位档案管理人员对自身的工作没有一个重视的态度，他们抱着应付和混日子的态度进行工作，没有看到事业单位档案管理的真正价值，导致档案管理工作出现各种问题，造成事业单位档案管理质量不高或下降。

2.2 事业单位档案管理者业务素质不高。实事求是地讲，当前一些在事业单位从事档案管理的人员存在专业技能不熟悉，关键环节有盲区等实际问题，这会导致他们在从事档案管理工作中经常出现遗漏和缺失，甚至出现档案资料丢失或泄密等问题，这会直接对事业单位档案管理工作造成较大影响，进而产生事业单位的基本职能和服务社会功能的障碍，不利于事业单位改革的持续深化和发展。

2.3 事业单位档案管理更新不到位。事业单位档案管理过程中对于工作目标的更新存在两个问题，一是，对于事业单位传统的信息和资料更新速度慢，特别是对于重要的档案资料没有一个及时整理和全面收集的管理方法。二是，对事业单位新式的数据档案没有及时加入数据库，这两种方式都有可能给事业单位档案信息造成整理和管理周期过长，容易出现死档的现象。

3 档案管理科学化的对策

3.1 政府政策层面

3.1.1 积极完善和宣传档案法律法规档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。并加强与相关部门沟通协调，共同督促，积极营造建档氛围，让更多单位认识到建立健全档案的重要性，增强机关单位做好档案工作的自觉性。

3.1.2 积极塑造典型，发挥以点带面功效精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点，进行重点指导、培养，树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位，以老手带动新手，先推出部分示范单位，使其成为“领头羊”，让后来者有榜样可学习，有先例可借鉴。

3.1.3 积极开展业务培训和指导

档案行政管理部门要采取切实措施：一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案工作者的专业素质，使档案工作能够更快，更好地独立完成。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门应主动帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。

3.2 机关单位自身层面

3.2.1 构建科学化档案管理机制

只要符合国家档案规范，实行集中统一管理的原则，就可以促进档案的发展，一切都可以从现实出发。建立档案管理机制的关键是确保档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时代发展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。

3.2.2 科学利用信息化手段

在机关单位信息化建设中，档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。有条件的单位，逐步推进数字档案馆(室)建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。