办公室工作精细化管理难点分析

文/吴茵茜，浙江交通职业技术学院

一般来说，办公室工作特别复杂，责任重大。如果管理不当，会影响管理工作的顺利进行。精细管理的办公室工作是企业基本管理工作的重要构成部分；管理工作的顺利进行，不仅能提高企业管理的效率，也能保证提升企业的竞争力。然而，在办公室工作的精细管理中存在着一些问题，会导致管理效率低下，还会使得精细管理的特点和意义丧失。所以，本文对办公室工作的精细化管理的难点及对策进行了深入的分析，可供参考。

1 办公室工作精细化管理的重要性

办公室作为一项复杂且系统性的部门，在实际过程中有着承上启下的作用，如办公室工作出现问题，则就会给企业造成重大的损失。由于办公室具有工序多、规模大等特征，因此在进行办公室的工作中，应当明确规定各个办公室管理人员的权限以及义务，加强各个管理人员的相互配合性。只有通过高质量的办公室工作管理，才能够有效地提升办公室工作的整体效率。通过对办公室工作进行管理控制，可以有效的将这些影响因素对办公室工作的不利影响压到最小，从而提高办公室工作效率，带来更高的经济效益和社会效益，提高办公室工作的使用价值，从而为社会创造出了更高的应用价值。应当积极改革办公室工作管理方式，提升办公室工作管理效率与质量，从而为建设高质量的办公室工作奠定基础。在进行办公室工作管理的过程中，管理人员应当树立明确的管理目标，即在确保办公室工作的基础上最大幅度地减少各类不必要的消耗，从而提高办公室工作成本经济效益。

2 办公室工作精细化管理中的难点问题

2.1 办公室管理制度不健全

体制上的不健全直接就影响着整个办公室管理工作。有一些办公室的建设和管理部门对管理机制的建设过于随便，没有依据自身的实际情况进行体制的建设，导致办公室管理体制设计不科学、实用性低等问题的产生；没有一个健全科学的管理体制，办公室的管理工作也没有一个可以遵循和依据的管理制度，从而无法进行规范的管理工作，导致办公室管理工作效率低下；另外很多管理部门缺乏管理机制的约束，在责权划分上也不清晰明确，所以健全管理体制是非常重要的。

2.2 办公室工作人员整体素质不高

办公室管理工作主要就是由管理人员进行的，所以管理人员的综合素质和管理水平直接就影响着办公室管理的效果和质量。办公室管理人员综合素质和技能低下是很多办公室普遍存在的问题，因为办公室管理人员缺乏专业的管理技能，直接的管理工作效率低下，在办公室管理出现问题时，也无法提供有效的管理措施，导致很多的施工问题和管理问题无法得到及时有效的解决和处理。除此之外，还有很多的管理人员自身的管理意识不强，不重视管理工作，不积极的进行管理工作，这也是办公室管理效率低下的重要原因，所以想办法去提高办公室管理人员的综合素质和管理意识是非常重要的。

3 办公室工作精细化管理的对策

3.1 建立健全的管理制度

办公室是一个工作较为复杂的部门，需要建立起一整套科学合理的办公室管理体系，合理科学的规章制度能够很大程度的保障项目施工的有序进行，排除很多不必要的错误的发生。管理机制的建立要符合企业的实际管理情况和管理水平，要在管理机制中明确管理人员的职责和管理权限，通过管理机制来不断规范管理人员的管理工作；要健全责任机制，将管理中出现的问题落实到人，这样也可以提高管理人员对自身管理工作的重视度和责任感，从而更好的进行办公室的管理工作。为了确保办公室工作的顺利进行，要明确办公室每个人员的工作职责，减少办公室员工偷懒，推脱责任的现象。建立一个相对完善的办公室考评体系，使得办公室工作人员的各项工作、职责、素质等结合在一起，与其绩效成绩结合在一起，给予相应奖励，来提高办公室工作人员的积极性。

3.2 提高办公室工作人员的素质

办公室工作人员的素质是影响办公室工作和管理的重要因素，如果办公室工作人员的素质不强，直接就会导致工作的积极性降低，进而导致各种管理问题的出现，所以要对办公室管理策略进行研究，首先就要对办公室工作人员的素质进行分析，要树立并提高办公室工作人员的素质。定期的对办公室工作人员进行管理的教育培训，尤其是对如拥有相关职权的办公室管理人员，以提高他们的办公室工作人员的素质，进而发挥出其监督管理的作用。需要他们认真的学习，熟记工作规范，能够科学合理的运用监督管理效能，严格按照工作条例进行监督管理工作。只有提高了办公室人员的整体素质，才能够在办公室工作过程中，将各个职位效能发挥到最大。办公室高层管理人员要提高对办公室工作人员素质的重视度，不能因为管理工作无法带来直接的利益而轻视管理工作，要加大对办公室素质提高工作方面的支出，从而为办公室管理水平的提高提供思想基础。

3.3 引进相关法律法规，加大监管力度

国家应当进行适当的宏观调控，引进相关的法律法规，加大监管力度。同时，国家还要进一步加强对企业的监管，为了进一步确保企业办公的整体质量，建立了专门的监督机构，它在一定程度上代表了政府对规定的企业工作进行质量监督。对企业所进行的各项工作加大检查力度，重复检查，确保是在合格的情况下发放使用，能达到我国要求的标准，不会发生问题。

4 结束语

新时期，企业要加强对各个部门管理的重视，尤其是对办公室工作的管理，将办公室管理工作作为企业管理工作的关键点。如今我国的各个企业面临着国外市场的冲击与挑战，只有不断加强自身实力才能够立足于国际市场求得发展与生存。只有贯穿企业管理的理念，同时聘用有才能、有胆量和交际能力好的办公室领导人员,并且在实践中不断学习和改进办公室管理方法,做到科学性、高效性。