办公室综合管理工作的模式与优化措施

文/罗涛，四川川交路桥有限责任公司

办公室作为企业运营过程中的综合性部门，直接影响着企业内部组织结构的优化，对企业的长远、持续发展具有重要意义,其兼具党群事务、报道宣传与人事管理等工作，具有服务性、广泛性、综合性等特征。但受到市场经济体制、企业管理理念等因素的影响，领导人员偏重关注企业的经营效益与生产效益，在一定忽略了办公室这一部门，因此，当前企业办公室工作的开展中仍存在多种问题，制约着办公室综合管理职能的发挥，降低了办公室工作水平与效率，需要领导人员及时转变自身观念，加强对办公室综合管理的重视，从而优化办公室职能，激发员工工作积极性。

1 办公室综合管理职能

办公室能够为企业其他部门提供针对性管理服务，是一个综合性的部门，在企业运营过程中，发挥着传达上级指令、协调管理其他部门的“枢纽”作用[1]。因此，办公室的职能较为复杂，分为日常管理、沟通其他部门、辅助决策三个方面，具体如下所示。

1.1 日常管理工作

企业综合办公室须负责运营过程的常规性工作，如处理企业公文、整理收集公司文书档案、开展会议工作等，办公室需要通过日常工作来建立起与其他各个部门的联系，并实时把控不同工作的进度，充分发挥办公室的监督作用，保障企业日常工作的顺利落实。

1.2 沟通交流各个部门工作

综合办公室应及时了解企业的运营情况、不同部门承担的职能，充分发挥自身“枢纽”作用，与各个部门沟通联系，加强部门工作人员对于企业长远发展战略、企业持续发展的认识，实现不同部门的顺利合作，从而达到企业的生产目标。同时，对外而言，办公室作为组织窗口[2]，需要负责接待，从而树立公司对外良好的形象，以更好地提升企业工作水平。

1.3 提升公司决策的科学性

企业决策直接影响着公司未来发展情况，在企业进行决策时，办公室发挥着辅助决策的职能，办公室工作人员需要收集企业运营过程的问题、员工意见，整理之后上交给领导，让领导及时作出正确决策。动态收集市场中有价值的信息，了解竞争对手的动向，提前制定多个参考方案，让领导能够综合比对，选择最合适的方案，提升公司重要决策的科学性。

2 办公室综合管理过程存在的问题

受到传统经营管理理念、公司发展经营战略等因素的影响，办公室综合管理工作未受到应有的重视，存在工作效率较低等问题，制约着企业经济效益的增加，不利于企业的持续稳定发展。

2.1 办公室员工工作效率有待提升

多数综合办公室员工的年龄偏小，很多是刚毕业的大学生，其工作经验较少，在开展党群工作时缺乏相应的方式，必须重视提升其综合管理能力，最大程度上激发员工工作积极性与主动性。

2.2 办公室缺乏先进管理模式

从企业的运营情况来看，其办公室管理模式仍未更新，企业在引进管理模式时没有立足于自身实际需求，大多照搬或者仿照其他企业，导致办公室管理人员在工作过程中未能贯彻落实相关制度[3]，降低了制度对管理工作的约束作用。同时，企业办公室管理人员的规范意识仍然较低，缺乏专业素养与工作技能，其整体工作水平、质量有待提升。

3 优化办公室综合管理工作的创新策略

优化办公室综合管理工作职能，需要企业办公室管理人员、领导人员的努力，其应立足于企业实际情况，根据企业生产经济发展战略，引进先进的办公室综合管理模式，凸显办公室在企业运营过程的辅助、枢纽、服务等作用，充分发挥办公室党群管理职能，从而增强企业生产活力，实现企业的稳定发展。

3.1 合理转变服务理念，提升工作效率

接待服务作为企业综合办公室的重要职能，直接影响着企业的内外部形象，因此，在办公室工作中应根据工作人员的身份、领导等级进行针对性接待。负责接待的工作人员应及时转变自身理念，树立良好的服务意识，在服从领导安排的同时，提升基层服务水平。在实际工作过程中，办公室人员应自主学习相关服务知识，积极学习相关服务的技能，全面了解在人际交往过程中不同人群的情感变化情况、心理状态，让被接待人感受到来自企业的温暖，树立企业良好形象。

办公室管理人员应积极研究上级决策、政策，收集与公司运营有关的信息，充分发挥自身辅助决策的职能，根据市场的变化形式，不断完善企业内部相关体系。引入先进的办公室管理方式，规范办公室各项服务工作，提升其整体工作效率。此外，在服务过程中，办公室应处理好企业内部的两个关系：（1）事物、政务两者的关系，前者主要是指行政后勤工作，如安全卫生、应酬等，而政务工作是指决策参谋，如监督检查、政务信息等，在服务工作中不可轻事物、重政务；（2）局部、全局两者的关系，办公室工作应坚持“服务大局”的原则，最大程度上做好局部工作，从而提升企业办公室的服务水平。

3.2 完善办公室管理制度，明确相关职责

为规范办公室的各项工作，工作人员、领导人员应根据企业的运行情况，构建完善的办公室管理制度，明确办公室不同岗位的职责，根据岗位来规定好工作环节、步骤，特别是党群工作与人事管理工作，充分发挥办公室的桥梁作用。同时，在制定制度的过程中，应全面听取公司其他员工的建议，提升制度的可行性，让工作人员自觉遵守。从某种程度上而言，办公室的基本职能是传递消息，通过先进的科学设备，实现不同部门之间的及时沟通交流。因此，在制度中应特别规定信息传递系统的管理方式，保障信息传递的有效性。

3.3 优化办公室职能，增强整体职能力量

企业办公室工作较为繁琐、复杂，工作任务量较大，涉及多个部门，因此，在实际工作过程中，应不断优化办公室职能，增强其整体职能力量。领导人员应根据工作人员的潜能与优势，合理安排其工作岗位，充分激发工作人员的积极性与主动性。企业应致力于打造一支高素质的办公室员工队伍，通过合理的激励方式，挖掘其潜能，让员工能够顺利完成各项任务。需要注意的是，工作人员应树立全局意识，从全局角度提高工作效率，围绕办公室重点开展工作，提升办公室参与决策能力，从而促进企业持续稳定发展。

3.4 开展有吸引力的党建活动，发挥党员榜样作用

企业可以在各个党支部、生产一线设立“党员责任区”，要求办公室成员进行综合管理，切实落实责任人与责任目标，激发党员工作积极性，充分发挥党群在企业运行过程的政治核心作用，提升工作人员的思想政治觉悟。积极开展党建活动与文体活动，丰富企业员工的文化生活，密切干部员工的关系，从而实现企业的最佳经济效益。

4 结束语

综上所述，随着我国市场经济体系的不断完善，不同企业之间的竞争日趋激烈，为增强企业竞争实力，必须加大对办公室管理的重视程度，充分发挥办公室的“枢纽”作用，协调好不同部门之间的关系，完善企业办公室综合管理制度，明确办公室人员的相关职责，树立工作人员良好的服务理念，提升办公室整体工作效率与质量，为企业的持续、稳定发展创造更好条件。