浅析档案管理工作的现状与对策

吴岚

南京建设发展集团有限公司 江苏南京 211000

档案管理是记录一个单位发展历程、人力资源使用情况以及战略发展方向等信息的管理活动，档案管理融合多种数据信息来进行决策支撑，是事业单位后续发展的一种宝贵财富[1]。事业单位要进行人才选拔、人才考核，档案管理在其中也发挥了应有的价值，因此，本文对当前事业单位档案管理过程中存在的问题做出分析，从问题出发，找到解决问题的办法与途径，争取更好地增强档案管理的有效性。

1 档案管理工作的现状

1.1 缺乏完善的制度

当前，很多档案人员工作不够认真，思想懈怠，对档案的收集、整理、归档和利用等业务不够了解，尤其是在制度不健全的情况下，操作不够规范。这样将造成档案资料出现遗漏、丢失等问题，为档案的利用带来了不利影响。对于档案管理部门而言，相关职责未明确下来，造成档案管理工作容易出现错位、越位和缺位的情况。因为缺乏足够的人员，导致档案的分类、归档及管理不规范，从而影响了档案资料的准确性和完整性。

1.2 档案材料管理不规范

不同时期档案管理的要求不同，因此存在姓名日期签字等不规范的问题。第四，档案管理人员的素质普遍较低。现阶段，档案管理人员普遍存在学历低专业水平不高的现象，并且没有经过系统的档案专业知识学习培训，自身业务能力不够，现代化的技术和知识普遍不会应用也不重视现代化技术的应用。严重影响和制约了档案资源的有效开发和利用。第五，档案管理的现代信息化程度不高，没有树立先进的科学化信息管理理念，不够重视档案管理工作，没有及时投入足够的资金将现代化的设备技术投入和应用到档案管理中，导致档案管理理念和技术均比较落后。

1.3 对档案管理重视不足

长期以来，人们在头脑中产生一种概念误区，认为档案管理就是抄写资料，保管档案等事物，因此在整个工作体系中可有可无，可轻可重，这种思想上认识的缺失导致事业单位档案管理工作的效果一直非常低，若是真的要运用档案去完成某种工作不仅耗费时间、人力、物力，也缺少有效的档案信息供应，因此导致出现信息杂乱，材料繁琐的局面产生。因此，需要事业单位做好档案管理工作。

1.4 档案管理人员素质有待提高

重点体现在：档案管理方式过于落后、缺乏创新，思想上不够重视，没有安排专门的档案管理人员进行管理，很难将全部精力都投入到工作中去。档案管理工作的激励、监督以及竞争机制未得到进一步的完善。目前，档案管理人员整体素质还需要进一步提高。大多数档案管理人员没有经过相应的培训，不能胜任档案管理工作，给档案管理工作带来了一定影响，严重影响了档案信息的收集和查询，档案信息工作遗漏问题严重，非常不利于单位自身的发展和进步。

2 档案管理工作的对策

2.1 完善档案管理制度

档案管理工作涉及事项众多，工作任务重，专业性较强，需要按照《档案法》中的相关规定，与实际情况结合起来，尽快制定科学、合理的档案管理制度，并严格监督落实，确保档案管理工作能够有章可循。需要建立的制度包括归档、保管、借阅等内容，将具体的要求明确下来，这样档案管理人员的操作才更加规范，不仅能够保证档案资料的完整性与安全性，同时也提升了工作效率，为今后资料的查阅与使用提供方便，将档案的作用最大限度地发挥出来。还要做好档案管理检查工作，对资料收集及时、制度落实到位的部门或个人，应给予一定奖励，而对疏忽大意，不履行自身职责的部门或个人，应给予严厉的批评，并要求其尽快整改，避免对档案管理工作造成影响。对档案管理人员而言，也要提起重视，正确认识做好档案管理工作的意义，而单位要规范档案管理体制，并把这项工作纳入议事日程，并制定相关规定，加大对相关工作人员的监管力度，督促他们履职尽责，能够不断规范自己的行为。

2.2 加强档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的整体素质

目前，办公自动化是事业单位办公的整体要求，作为档案管理人员要熟练掌握计算机知识，这就要求档案管理人员要多方面提高业务素质和业务管理水平。明确档案管理人员的工作职责，使档案管理人员及时转变思想观念，建立合理完善的档案资料管理机制。增加各类档案的业务培训，确保档案资料管理工作顺利完成。对档案管理人员进行业务知识、职业道德、计算机技能等理论培训，确保档案管理工作顺利开展。增强对档案管理的责任意识，主动完成档案的管理工作，避免重要资料损坏、丢失等现象发生。

2.3 推进档案管理信息化建设

在社会发展与变革的过程中，档案管理工作出现了翻天覆地的变化，这需要抓住历史机遇，逐步提升档案管理信息化水平。档案管理人员要充分发挥计算机的优势，真正做好档案的整理、编目、保管、鉴定以及检索等工作，从而更加科学合理地配置档案信息资源。此外，还要将各种先进设备用好，发挥出其作用，这样一来，不仅能够有效提升档案管理工作的效率，还确保了档案资料的完整性，无论是之后的检索、查阅还是利用，都可以高效进行。还要将自动化办公系统利用起来，在档案管理工作中，能够实现自动检索，确保利用者可以准确、快速查找到所需信息，让档案信息有更高的利用率。

2.4 提高档案管理意识

思想上的进步是最关键的进步。档案管理人员一定要真正认识到档案管理工作的重要性和其独特的性质，不能简单地认为档案管理工作是一项机械无脑的资料保管工作，要从思想上、制度上、体系上彻底做出全新认识，提升自身工作的使命感、荣誉感，不断加强工作主动性，为提高档案管理水平、提升档案管理效率出谋划策。

3 结语

档案良好的服务于工作，奠定了健康、持续、稳定的发展基础，作为档案管理人员，应该强化自身服务意识，不断更新和树立档案管理的新理念。进一步做好档案管理工作，更有益于调动企业内部人员的工作积极性和主动性，充分发挥其创造能力，为企业带来更好的前景和经济利益。