中职学校档案管理信息化建设存在的问题及对策

2018-12-06

商品与质量 2018年39期

济宁市技师学院山东济宁 272000

1 中职学校档案管理信息化建设存在的问题

1.1 档案意识薄弱，管理理念相对落后

随着中职学校档案管理事业的发展，中职学校档案管理工作已经步入规范化轨道，档案管理人员的档案意识进一步加强，档案管理在高校教学和科学研究中的重要作用逐步显现。但在现实工作中，人们对于中职学校档案管理信息化建设还缺乏系统的认识和理性的思考，对档案管理工作依然停留在传统工作理念之上，缺乏创新意识，档案管理工作的宏观考虑存在不足，仅仅能够满足校内各单位使用者的需求，而忽略了更为广大的校内职能部门之外的学校教职、学生及校外相关部门的潜在需求，因此档案管理信息化仅仅是实现了初级最低纲领要求。

1.2 档案资料信息的利用程度化不高

随着科学信息化的不断发展和应用，中职学校在日常的管理工作中已基本实现信息化管理，在档案管理工作中也已经普及了先进的电脑设备，相关的档案管理应用软件也应用非常广泛。然而在中职学校档案管理的实际工作当中，相关的档案管理信息在查阅以及检索的应用中，相应的功能并没充分地发挥出来，特别是一些比较重要方面依然还处于空白状态，这样就大大地降低了档案的使用效率，导致中职学校档案不能及时有效地促进学校工作的发展[1]。

1.3 档案管理机制不健全

一是职责划分不明确。各中职学校并未形成规范的学生档案管理工作制度，缺少专门、明确、统一的档案管理机构，致使有的学生档案由团委学生处负责，有的由学院招生处负责，容易造成信息材料的重复采集，浪费大量的时间。二是缺少有效的管理方式。大多数高校先将学生个人档案移送到各二级学院进行分散管理，再等到学生毕业时由相关部门统一移交和转递。而关于学生档案的归档工作基本上由兼职工作人员临时突击整理，使档案整理工作质量大打折扣，学生档案遗失、错乱、残缺等情况屡见不鲜。

2 对策

2.1 加强对中职学校档案信息化管理的认识

档案信息的管理，一定程度上在学校的教学、科研、信息交流中发挥着不可替代的作用。要真正明确档案信息化建设的任务和所遇到的问题，就要从档案的各个阶段和环节出发，针对在这其中所遇到的问题和难题，就一些重难点进行讨论和研究，先找出问题所在，研究问题，总结经验，这样子反反复复形成了新的认识。同时，学校可以开展相关的活动，比如论文写作和档案管理等。增大档案管理的宣传力度，营造档案管理信息化工作重要性的氛围。

2.2 实施严格的日常监督管理机制

对中职学校档案管理进行严格的监察管理，是保证档案管理工作有序进行的必要基础。作为档案管理的工作人员，对中职学校的档案应该实行严格的管理，尤其是在教师日常考核方面应该制定出一套切实可行的考核评价机制，遵循谁损坏谁负责，对于由于个人的过失造成的档案流失、毁坏等行为，应该从严查处，并进行必要的惩罚。只有通过严格的监督考察机制，才能从根本上保证档案工作的有序进行。为了中职学校档案工作有效地发展和管理，能让档案信息内容发挥出它应有的价值，高校在档案管理上很有必要在队伍管理上提升档案工作人员的从业素养。一是下力气强化中职学校档案管理工作人员的从业素养和专业技术管理能力，因为档案管理不仅仅是简单地对材料、文稿进行归纳总结和分门别类，更多是需要管理工作人员较高的专业水平，因为档案管理所涉及的信息要素非常广泛，尤其要随时把握档案管理的动态。

2.3 完善档案基础设施建设

中职学校要基于校园信息网络开发出适用于学校进行档案信息管理的系统，这就要求中职学校结合现有的技术开发型人才和网络应用技术等方面的优势，建立起规范统一的中职学校档案管理系统。而技术人员在开发应用系统时，要保证系统具有较强的实用性和可操作性，提供准确而有效的数据，在数据采集、档案整理、标识、传输管理、信息安全管理等方面进行标准的统一，将分散独立的学生档案管理系统与学校教务处、学院管理机构等信息系统进行无缝对接，确保信息资源的实时共享。同时，中职学校要加强档案信息化管理队伍建设，引进与档案相关的专职管理人才，对兼职档案工作人员加强岗前指导，并定期对档案管理人员进行档案管理技能和数字化信息技术培训。管理人员要转变传统思想，掌握科学化的管理方法，运用现代化的信息技术，切实提高档案管理信息化工作水平，促使中职学校档案管理长远发展[2]。

2.4 完善信息化安保体系

由于档案内容具有一定的保密需求，且涉及到使用权限的问题，所以在建设工作上，要对档案信息的安全管理体制进行逐步的完善。在实际的安保体系建设中，首先，可以按照国家颁布的信息安全管理法律进行严格执行。其次，在对档案信息资源和网络系统进行开发的过程中，工作人员应该增强安全意识，杜绝泄密事件的发生。最后，要应用已有的防护措施，像防火墙、杀毒软件、网络安全监测和数据加密技术，可以结合实际情况，进行综合化的应用，确保网络系统具备一个正常的运营环境。

2.5 提高档案信息化程度

中职学校应提高学校档案信息化的程度，首先，加强对于档案信息化的相关配套设施的投入，采购能够全面满足学校档案信息化数量的打印机、电脑、扫描仪等相关电子设备，确保电子设备能够全面满足学校档案信息化的需求。其次，加强对于学校相关人员的投入，对于学校相关档案部门人员进行集中培训，提高其对于档案信息化的相关专业技能的掌握，适应学校档案信息化的专业要求。最后，增加档案信息化初期的档案整理人数，加快将档案信息化提上议程，不断推进档案信息化工作的全面展开。