高职院校自主采购与监督管理探析

2018-12-06何远方吴益峰

经济研究导刊 2018年30期

何远方，吴益峰，郭勇

（盐城工业职业技术学院物资设备处/招标办，江苏盐城 224005）

根据教育部以及采购法等的相关法律和规定，除采购额达到一定额度，需要政府集中采购外，高校内部也可以通过制定科学、合理的流程，自主采购高校发展过程中需要的教学仪器设备、工程基建、服务等。目前，高职院校在设备、工程及服务的采购方面，主要是由高校或者代理机构通过规范的招标流程，确定供货商或者承包商。高职院校内部自主采购，已经成为高校政府采购的重要组成部分。在采购管理制度及市场经济调节下，自主采购对优化高职院校采购资金使用起到了积极作用，并且实践下来，高校的自主采购工作也得到了高校主管部门、社会各行各业以及高校师生的高度认可。

一、高职院校自主规范采购的必然性

1.有效预防腐败，推进廉政建设的需要。根据我国教育厅或教育部、财政部等主管部门的相关文件要求，高职院校内部需要设立教学仪器、工程基建、服务等的采购机构，完善对院校的图书资料、教学设备、工程基建、药品、教学耗材、服务等的采购工作，实现阳光采购、公开透明。加强对公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价等采购方式的管理，规范采购程序，强化监督，完善内控机制，预防出现利益输送或者暗箱操作等违法行为，杜绝出现各种隐性或者显性腐败现象。

2.优化高校内部布局，提升高校办学效益的需要。在我国普及高等教育的背景下，高职院校于20世纪90年代后期掀起合并以及中职升格为大专院校浪潮，高校持续扩招，相应的高职院校规模持续扩大，每年高职院校的采购预算额持续上升，每年高校的实际采购额少则几千万，多则几个亿。如此大量的采购额，对采购管理的要求也就相应提高了许多。在采购工作中，只有引入招投标等竞争机制，加强采购信息公开，规范采购管理工作，才有可能进一步优化高校预算的合理使用，进而优化院校自身管理。

3.相关政策法规给予高职院校自主采购权是实现院校内部采购工作的前提。根据相关法规政策的规定，对于50万以下的项目，高职院校具有自主采购权，超过50万元的项目，必须通过政府采购中心进行采购。当前，我国高职院校每年的采购额都是几千万到几个亿的数量级，其采购活动对高校自身、社会、企业的影响越来越大，分解到具体项目时，很大一部分项目没能超过50万元，只能是高校自主采购或者高职院校委托代理机构进行自主采购。因此，高校主管部门对高校采购资金具有自主权，是实现高职院校内部采购工作的重要前提。

二、高职院校内部自主采购工作的管理模式

高职院校采购工作主要有两种管理模式：一种是根据项目用途，不同的职能部门进行分散扎口的分散管理模式；另一种是全校的采购工作安排给一个职能部门进行扎口管理的集中管理模式。

1.分散采购管理模式。采用此管理模式的高职院校没有设立专职采购管理部门，当然也就不是由某一个职能部门全权负责学校的采购工作，而是根据采购项目的需要，由相关的职能部门分别负责本职能部门的采购工作，例如采购教学仪器设备主要由教务部门负责、采购图书软件主要由图文信息中心负责、采购专利服务等主要由科技处负责、采购后勤物资及基建维修改造主要由后勤部门负责、采购医药用品主要由校医务室负责等等。分散采购管理模式的优点主要有：采购机制灵活，需求部门只需要对职能部门提出需求就可以进行采购了，职能部门对采购的项目比较专业，了解的情况也比较深入。缺点是由于全校没有统一，过度分散，有一种各自为政的嫌疑，容易滋生山头主义，不利于统一标准，不利于搜集全校的采购档案，导致不利于监督管理，容易滋生腐败。

2.集中采购管理模式。当前，我国高职院校大部分都采用了集中采购管理模式，组建了独立的采购职能部门，专职负责全校的采购工作，有些学校取名招标办，有些学校取名采购中心，有些学校把这个部门和资产处或者财务处合署办公。同时，高职院校一般还制定了科学的采购管理办法、招投标管理办法，成立采购领导小组，筹建评审专家库，开设招标采购网，公开、预告相关采购信息、公示相关采购中标结果。在这种集中采购管理模式下，其管理重点主要集中于信息的发布、开标评标的管理，其管理的优势主要表现为：（1）采购需求与采购管理相分离，采购需求部门提交完需求后，采购管理部门全权负责招投标管理工作，招进来的供应商再与需求部门进行对接。（2）采购过程中纪检监督、招标办、评委专家三分离，各司其职；采购流程实现采购预算、招标文件制订、评标以及履约验收相分离；最终实现每个部门只负责整个采购环节的一部分。（3）采购信息、中标单位第一时间网上向社会发布，监督部门随时可以对采购过程进行检查。这种采购模式拥有独立的职能部门，有专门场所和工作人员，其管理比较规范，可以有效避免各种可能的腐败情况，有利于实现阳光采购。缺点也是有的，比如增加了职能部门，办学成本相应也就有增加。

三、改善高职院校内部采购管理工作的建议

高职院校自主采购要收到预防腐败、促进廉政建设、高效使用经费预算的实效，确保采购工作的公开、公平、公正。那么必须实行统一领导，建立专门机构，配备专业人员，实现对外统一协调，对内统一规范。

1.成立独立运行的采购管理职能部门。高职院校采购的货物、工程以及服务种类繁多、名目复杂、各行各业都可能有。因此，建立职能管理部门专门负责采购工作是基础的基础，分散采购管理模式目前来看是不合适的。在采购管理职能岗位设置上，需设置专职的科室或者岗位，比如根据采购流程可以设置采购档案室或者综合办公室、开标评标室等。这样设置有利于互相制约，实际工作中也有利于工作的推进，实现材料的流转，而不是教师在跑材料，最终实现职能管理、确保采购工作的有序推进。

2.落实采购管理办法、招投标管理制度等规章制度。为了确保采购工作的有序、合法、合规开展，除了国家、教育主管部门制定的法律法规外，高职院校自身也需要制定科学、严谨、可行的管理制度，实现职权分离。首先，制定科学的采购管理办法、招投标管理制度，规定采购管理的范围，明确采购领导小组的职责，明确采购职能部门以及各相关部门的职责和具体分工，明确招投标过程的具体要求；其次，制定采购工作流程图，主要包括采购申请流程图、招标文件会签流程、合同会签流程、审计验收、售后服务等；最后，组织专家论证会以及投标开标会，接受并回应各种质疑，明确各个环节的具体操作。

3.选择合适的采购方式。由于高职院校采购的货物、工程或者服务种类繁多、特点各异，因此，采购方式一定要按照项目的特点和金额的大小，在合理、合规、合法、可行的程序下选择公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商、邀请招标、单一来源、询价、协议询价、网上商城、市场采购等其中一种方式。因此，高校要根据项目的具体情况合理选择采购方式，保证内部采购工作既要符合程序、法规，又能既快且好地完成采购工作。

4.商定科学可行的评标办法。采购工作要在公平、公正、公开以及诚实信用的环境下开展，则需要明确操作程序和规则，公布采购公告及招标文件等详细的采购信息在采购网页上，并且严格按照制定的规则进行操作，比如资格审查、保证金的缴纳方式等都严格执行，防止评标公示后有供应商提出质疑，评委专家评标时，要严格按照评标办法进行打分，防止被人质疑评委有乱打分，以防出现腐败的现象。因此，制定科学、详细、严谨的评标办法是确保廉洁的关键。首先，要制定完整且规范的招标文件，其主要内容必须涵盖合同样本、交货地点日期、付款方式、评标办法、售后服务、项目说明以及投标须知等部分，并且招标文件需要进行相关职能部门会签，以防招标文件有瑕疵。其次，要抽取专家组建评标专家组，通过在政府评审专家库中，随机抽取专家，抽取专家时，需要注意技术专家和经济专家的人数以及总人数占比，根据要求技术专家和经济专家不能少于评标专家组人数的3/4，同时，评标专家组成员情况要严格保密，在开标前不允许外泄，一般只有评标前的半小时，抽取人员才能知道具体的评标专家人员。在这半个小时内，抽取人员要严格保密专家情况。评标时，评标专家如果与投标商有关联，还需要主动提出并退出本次评标工作，差额的评委重新在政府专家库中随机抽取替补。最后，按照相关规定以及采购项目的特征，为了避免评标专家成员评标时用主观个人意愿随意打分，进而影响结果的公平性和客观性，评标办法分数构成基本上必须是客观打分，确实需要有主观分时，需尽可能的占比较小。在评标之前，职能部门最好先举办预备会，并且组织评标专家成员讨论统一评分细则和标准，减少随意打分，确保公平。

5.监督采购活动全过程。《教育部政府采购管理暂行办法》第32条规定：“政府采购监督管理部门应加强对政府采购活动的监督、检查，建立健全经常性的政府采购工作监督管理及检查制度。”高职院校在顶层设计内控机制时，需要制定严密的监督制衡制度，确保纪委监察、审计以及财务等职能部门行使监督权。监督部门不仅要事后监督，更要对内部采购的过程实行事前监督、过程监督，其中主要包括对采购预算的监督；对招标公告和招标文件的监督；对开标评标过程进行监督；对评标专家的选择和抽取进行监督；对评标专家成员的保密性进行监督；对合同履行的具体情况进行监督审计，对合同金额支付情况进行监督等等。

6.搜集采购过程全程档案。采购项目从预算的申请、采购申请、招标文件、开标评标记录、投标文件、合同、验收付款等过程中，会产生大量的文字材料，采购管理部门需要全程跟踪，对采购过程产生的档案材料进行备案，以供后期查阅。