关于加强办公室档案管理的创新思路构架研究

2018-12-06廖雅莉

商品与质量 2018年34期

廖雅莉

福建省漳州市园林管理局福建漳州 363000

办公室档案管理水平的高低直接影响单位各项管理工作的协调开展，也是决单位发展的重点因素。因此，在当前的时代背景下，办公室应加强对自身档案管理工作的创新与研究，在不断的发展过程中，积极对现有的工作进行创新，优化其自身的工作理念与工作模式，改变传统工作存在的不足，创新管理平台，为单位的稳定发展奠定良好的基础。

1 现阶段办公室档案管理工作的原则

1.1 权益与职责兼顾

对于档案管理工作来说，受其自身的性质影响，在开展过程中，工作人员应积极对其实际的工作范围与工作职责进行确认，在不断的发展过程中，促使当前的管理工作效率得到提升，满足实际的需求。与此同时，工作人员在进行管理过程中，应以档案管理工作自身的性质为基础，深化其管理的目标，并明确自身的工作任务，通过定期或者不定期的检查，保证其工作有效的开展，实现权益与职责兼顾。

1.2 灵活与规范统一

对于办公室来说，在开展工作过程中，受其自身的工作性质影响，应保证自身的工作严格按照其规章制度进行执行，因此，应保证其具有良好的标准化与规范化，在发展过程中，促使档案管理工作有效的开展，提升其工作效率，为单位与企业的发展奠定良好的基础[1]。

2 现阶段办公室档案管理工作存在的不足之处

2.1 办公室对档案管理工作重视力度不足

当前，部分办公室工作人员在工作开展过程中，缺乏对档案管理工作的认知，未能明确其工作自身的重要作用，影响其工作效率。同时，由于重视力度不足，直接导致其工作开展的监管力度与支持力度不高，难以发挥出工作自身的作用。

2.2 档案管理工作人员自身素养不高

工作人员自身的素养是影响档案管理工作效率的重要因素，并且受档案管理工作自身的性质影响，其涉及的范围较广，内容较多，对于管理工作人员自身的素养要求较高，但当前大部分档案管理工作人员综合素养不高，甚至部分人员未经过正规培训，存在岗位兼职情况，影响工作效率。

2.3 管理体系不完善管理技术落后

管理体系不完善是影响档案管理工作效率的主要因素，尤其是现阶段档案管理条件有限，在开展过程中未能建立完善的管理体系，应用管理技术与管理理念较为传统，管理效率不高，甚至存在档案丢失情况。

3 加强办公室档案管理的创新思路构架

3.1 加强对档案管理工作的重视力度

现阶段，工作人员应加强对当前档案管理工作的重视力度，在不断的优化发展过程中，促使单位认识到管理档案的重要性，积极开展工作，为工作的有效开展奠定良好的基础，满足实际的需求。从思想的角度进行创新提升，才能促使档案管理工作得到重视，保证其工作开展得到最大化的效果，为后续的办公室工作开展提供保障，提升工作效率。同时，办公室领导还应积极强化自身的责任感，不断提升自身的服务意识，保证当前的档案管理工作高效开展[2]。

3.2 积极提升管理工作人员综合水平

提升当前档案管理工作，应首先建立高素质人才队伍，提升队伍综合水平，在不断的优化发展过程中，促使档案管理工作合理落实与执行，满足当前的需求。例如，可以定期举办相关的培训工作，合理提升工作人员自身的管理水平与专业能力，利用自身具备的专业基础，高效开展档案管理工作，提升工作效率与效果。同时，工作人员还应积极及进行有效的交流，互相学习借鉴，提升自身的经验，积极学习当前先进的管理理念与管理技术，迎合当前时代的发展。

3.3 建立完善的管理体系创新应用信息技术

完善的管理体系是保证档案管理工作有效开展的基础，因此，工作人员应结合实际的需求，建立完善的管理体系，并制定与实施全新的档案管理制度，在优化过程中，保证其自身的管理运行机制稳定的运行。相对来说，办公室档案管理是当前办公室工作效率提升的重点因素，只有保证其管理工作有效的开展，才能满足实际的需求。例如，建立完善的档案信息监督机制，促使其管理水平科学化提升，并监督工作人员的日常工作，促使其积极落实自身的责任，激发出自身的积极性与主动性，提升工作效率。与此同时，灵活应用当前的多媒体技术，积极进行办公室档案管理信息化建设，迎合时代的需求，从整体上提升工作效率。例如，合理应用当前的先进设备，为档案管理提供充足的物资保障，并利用信息技术，建立完善的网络管理系统，增强信息技术的应用，实现现代化技术管理，充分发挥出网络技术优势，为人们提供便捷的网络服务，从根本上提升档案管理工作效率[3]。